Les bonnes pratiques Slack pour rester productif en télétravail
En ces temps de télétravail imposé, on a tous envie de maintenir un contact constant avec son équipe, à la fois pour avancer efficacement sur son travail et être au clair avec chacun, à la fois également ne serait-ce que pour maintenir nos relations humaines.
Nous vient alors la problématique : comment maintenir un contact régulier avec son équipe, sans pour autant passer sa journée sur Slack et être noyé sous les notifications, au détriment de sa productivité.
Voici mes quelques bonnes pratiques pour répondre à cette problématique.
🔔 1. Paramétrer ses notifications
Généralement sur Slack on fait partie de plusieurs groupes de discussions (channels), et il peut vite y avoir des discussions qui se créent en parallèle dans plusieurs d’entre eux.
👉🏼 Bonne pratique : afin d’éviter le flux constant de notifications, vous pouvez choisir les notifications que vous acceptez de recevoir.
En effet, dans les préférences de Slack vous pouvez sélectionner si vous recevez les notifications de tous les nouveaux messages, quelque soit le channel ou le sujet du message, ou uniquement les messages directs et lorsque l’on vous mentionne, ou si vous souhaitez carrément ne recevoir aucune notification.
Vous pouvez également être alerté par une notification selon des mots clés précis si vous ne souhaitez pas passer à côté d’une information concernant tel ou tel sujet, plutôt pratique.
📝 2. Une information = un message
Vu que l’écrit est désormais notre moyen de communication principal, on a tendance à en abuser. Il est important de maintenir la communication entre tout le monde, mais il est également important de maintenir le bien-être de chacun, et cela passe également par quelques règles de savoir-être.
Avant de vous précipiter sur votre clavier à la moindre question ou information que vous souhaitez partager, il peut être utile de prendre 30 secondes pour réfléchir à son message et sa formulation.
👉🏼 Bonne pratique : synthétiser ses messages et préparer ce que l’on veut dire avant d’envoyer, afin d’envoyer un seul message contenant toutes les informations, et éviter d’en envoyer 6 à la suite pour des choses qui auraient pu être dites en 1 seul message clair et synthétique. Déjà, c’est plus agréable à lire et facilite la compréhension, mais aussi, nos notifications vous remercieront.
💬 3. Les threads (fils de discussion)
Au fil de la journée, il se peut que 2 conversions se croisent dans un même channel ou tout simplement qu’une conversation ne concerne pas forcément tout le monde et ça devient vite très compliqué (voire impossible) de suivre.
👉🏼 Bonne pratique : pour éviter d’inonder un channel et spammer vos collègues de notifications inutiles : utilisez les threads (fils de discussions).
De manière générale, si vous répondez à quelqu’un dans un channel et que cela engendre plusieurs réponses et/ou une discussion → soit vous allez en message privé pour être en 1:1, soit vous créez un fil de discussion sous le message initial, vous faciliterez ainsi la communication et respectez le travail de votre équipe.
🕰 4. S’accorder des moments Slack
Le meilleur moyen pour maintenir une bonne communication avec ses collègues sans pour autant empiéter sur sa productivité est de bien répartir son temps. Si vous avez suivi le premier point et paramétré vos notifications de manière à ne recevoir que celles des messages directs et/ou mentions, cela vous permet de ne pas recevoir toutes les notifications des channels où vous vous trouvez et donc de pouvoir rester focus sur ce que vous faites, sans être spammé par des choses non urgentes. Vous pouvez alors vous dire que vous prenez 5 minutes par heure pour faire une “pause” Slack dans votre travail et aller voir ce qu’il se passe dans les différents channel et interagir avec vos collègues sur des choses diverses. Si vous faites ça, n’oubliez pas d’en informer vos collègues afin que chacun soit au courant et qu’il n’y ait pas de mauvaise surprise !
👉🏼 Bonne pratique : utilisez les statuts pour indiquer à vos collègues les moments où vous serez plus enclin à être actif sur Slack et ceux où au contraire vous êtes focus dans votre travail et souhaitez ne pas forcément être dérangé, sauf en cas d’urgence.
🗃 5. Ordonner ses channels
Si vous avez la nouvelle version de Slack, vous pouvez désormais classer et ordonner vos channels selon vos préférences.
👉🏼 Bonne pratique : vous pouvez classer vos channels par teams / projets / random … ou même par “urgent / moins urgent” si vous savez qu’il y en a qui doivent requérir votre attention au moindre message, et d’autres non.
👨🏼💻 6. Les moments détentes par visio
Outre le fait d’avoir une communication écrite saine et bienveillante avec ses collègues, il est important également, surtout en ce moment, de savoir s’accorder des moments informels pour se détendre un peu, pouvoir discuter d’autre chose que travail, et peut-être également briser la solitude quotidienne du télétravail. Exactement ce que l’on ferait lors d’une pause café au bureau typiquement, mais à distance.
👉🏼 Bonne pratique : proposer des pauses cafés par visio, que ce soit en 1:1 ou à plusieurs. C’est un petit moment qui peut faire un grand bien à chacun, et c’est également beaucoup plus agréable qu’à l’écrit !
Chez Simundia, nous avons instauré plusieurs points comme ça par semaine, histoire que toute l’équipe puisse se retrouver en visio pour discuter de choses diverses et variées, de la dernière série Netflix, faire des jeux à distance (Alex vous a très bien détaillé tout ça dans cet article : https://medium.com/simundia/a-quoi-on-joue-chef-a5f5a14a0e3b), etc… Cela permet de maintenir le lien social et la bonne cohésion de groupe, ça peut faire du bien et donner un petit coup de boost quotidien à la productivité personnelle ! 😊
