Mengenal Scrum untuk Implementasi Bisnis dan Inovasi yang Adaptif Terhadap Perubahan
Dunia bisnis di era digital saat ini bergerak serba cepat, persaingan global pun jadi hal yang tak bisa dihindarkan lagi. Karenanya, memahami pelanggan dan segera meluncurkan produk bernilai bagi pengguna secepat mungkin, menjadi faktor penting kesuksesan perusahaan dan agar tak tersisih dari persaingan bisnisnya.
Setelah melakukan proses design thinking (yang sudah dibahas di artikel sebelumnya), maka anda akan sampai pada tahap penerapan atau implementasi. Di tahap inilah anda akan menghadapi tantangan bagaimana mengimplementasikan produk dengan cepat dan efisien, atau yang biasa disebut dengan teknik agile.
Satu hal yang menarik dari agile ialah anda tetap bisa mengubah inovasi sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan pasar. Hal ini tentu menguntungkan bagi perusahaan yang ingin terus bersaing dalam ketatnya kompetisi bisnis yang ada. Selain itu, pendekatan agile terbukti lebih efisien dibanding metode konvensional atau waterfall (metode air terjun).
Berikut ini sekilas tentang perbandingan agile dan waterfall.
Di artikel ini kita akan membahas metode implementasi produk yang menggunakan prinsip-prinsip pendekatan agile yang saat ini paling sering digunakan untuk kompleks project . Metode itu dikenal dengan istilah scrum dan cukup populer di kalangan perusahaan besar seluruh dunia. Beberapa perusahaan yang menggunakan metode scrum di antaranya Amazon, Google, dan Facebook.
Scrum umumnya digunakan dalam proyek pengembangan perangkat lunak, tapi kerangka kerja scrum bisa juga diterapkan juga di proyek lain. Lantas, apa itu scrum?
Di dunia teknologi informasi, scrum dikenal sebagai kerangka kerja yang memungkinkan perusahaan mengawal pembuatan product /service yang kompleks yang adaptif dengan perubahan pasar sehingga melahirkan produk bernilai tinggi bagi pelanggan.untuk kita ketahui bersama diera yang serba cepat ini tidak ada yang produk atau service yang langsung sempurna , sehingga yang bisa dilakukan adalah meluncurkan minimum produk yang biasa disebut dengan MVP tetapi yang sdh bisa memecahkan masalah terbesar dari pengguna sehingga bisa memberikan nilai yang bermanfaat yang kemudian terus Melakukan iterasi/perubahan secara bertahap dari waktu ke waktu agar terus bisa mengikuti kemauan pasar yang bergerak dengan cepat
Contoh Implementasi scrum bisa kita lihat dari kiprah Gojek di Indonesia. Perusahaan yang awalnya hanya menyediakan layanan ojek online ini sekarang sudah punya banyak fitur menarik bagi penggunanya. Misalnya GooFood, GoCar, GoPlay, GoPay, dan masih banyak lagi. Dari satu fitur (ojek online),
Scrum adalah kerangka kerja yang telah digunakan sejak tahun 1990an untuk mengelola pengembangan produk yang kompleks. Scrum bukanlah sebuah proses, teknik, atau pun metodologi. Ia adalah kerangka kerja di mana anda dapat menggunakan bermacam proses dan teknik di dalamnya.. Selain itu, ada banyak tujuan yang bisa tim anda capai dengan scrum. Misalnya:
- Meneliti dan menggali potensi pasar, teknologi, dan kemampuan produk;
- Mengembangkan produk dan peningkatan-peningkatannya;
- Merilis produk dan peningkatan-peningkatannya dengan rutin
- Mengembangkan dan memelihara operasional sistem komputasi awan dan lingkungan operasional lain untuk penggunaan produk;
- Mengelola dan memperbarui sebuah produk.
Sekarang pertanyaannya, mengapa harus scrum? Sementara ada banyak metode lain untuk mengawali implementasi proyek perusahaan seperti kanban, waterfall, dan sebagainya.jawabannya tergantung dari kompleksitas pekerjaan atau project yang dijalankan , kerangka kerja scrum lebih banyak digunakan untuk project yang kompleks dengan perubahan pasar yang cepat karena sifatnya yang adaptif dengan perubahan sehingga bisa menyesuaikan apabila ada requirement yang perlu ditambahkan
Sebagai gambaran, apabila suatu perusahaan membuat aplikasi yang kompleks seperti super apps , maka akan sulit mendapatkan tidak ada syarat atau requirements yang pasti Tetapi itu bukan karena pengembang atau pencipta produk tidak mampu membuatnya, melainkan karena kebutuhan pasar yang berubah-ubah. Manajemen proyek yang menggunakan sistem waterfall tentu lebih kesulitan melakukan perubahan inovasi karena requirements-nya sudah dikunci di awal perancangan.
Sampai sini anda sudah mengetahui apa yang dimaksud dengan scrum, kegunaannya, dan perbandingannya dengan waterfall. Sekarang saatnya saya mengajak anda menyelami konsep serta proses kerja dalam scrum.
1. Nilai Penting dalam Scrum
Scrum value
Dalam kerangka kerja scrum, komitmen, keberanian, fokus, keterbukaan, dan respect adalah serangkaian nilai yang harus dijunjung tinggi tim scrum. Dengan begitu, pilar-pilar penting dalam scrum yakni transparansi, inspeksi, dan adaptasi bisa lebih hidup dan rasa percaya terhadap masing-masing anggota tim lebih terjaga.
Tim scrum mesti belajar dan menjiwai tata nilai tersebut, memahami peran masing-masing, juga tahapan dan artefak-artefak scrum saat bekerja.
2. Susunan Tim Scrum
Tim scrum biasanya terdiri dari product owner, tip pengembang, dan scrum master. Tim ini bersifat swakelola dan lintas-fungsi. Tim yang swakelola memilih cara terbaik dalam mengerjakan pekerjaan mereka, bukan diperintah oleh orang lain di luar tim. Sementara tim lintas-fungsi memiliki semua keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa bergantung pada orang lain di luar tim.
Bentuk tim dalam scrum dirancang untuk mengoptimalkan fleksibilitas, kreativitas dan produktivitas. Scrum telah terbukti menjadikan tim semakin efektif dalam mengerjakan semua tipe pekerjaan yang telah disebutkan sebelumnya dan untuk jenis pekerjaan kompleks apa pun.
Sekarang mari kita cari tahu peran dari masing-masing anggota tim scrum.
Product Owner
Product owner (pemilik produk) adalah orang yang bertanggung jawab untuk memaksimalkan nilai bisnis dari produk yang dihasilkan oleh tim pengembang. Cara melakukannya sangat bervariasi antar organisasi, tim scrum, dan individu.
Product Owner merupakan satu-satunya orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan product backlog. Tanggung jawab tersebut meliputi:
- Menyampaikan isi dari product backlog item secara jelas;
- Memilih prioritas product backlog item untuk mencapai tujuan dan misi dengan cara terbaik;
- Mengoptimalkan nilai bisnis dari pekerjaan yang dilakukan oleh tim pengembang;
- Memastikan agar product backlog dapat dilihat, transparan, dan jelas untuk semua pihak, dan menampilkan apa yang akan dikerjakan selanjutnya oleh tim scrum;
- Memastikan tim pengembang memahami product backlog item hingga batas tertentu.
Product owner hanya satu orang saja dan bukan berupa komite. Ia dapat mewakili keinginan dari komite tentang product backlog. Tapi, pihak-pihak yang ingin mengubah prioritas dari product backlog item harus menyampaikannya lewat product owner.
Tim Pengembang/Development Team
Tim pengembang terdiri dari para ahli profesi yang bekerja untuk menghantarkan increment “selesai” yang berpotensi untuk dirilis di setiap akhir sprint.
Increment “selesai” wajib tersedia pada saat sprint review. Hanya anggota dari tim pengembang yang membuat increment ini.
Tim pengembang dibentuk dan diberikan wewenang oleh organisasi untuk menyusun dan mengelola pekerjaan mereka sendiri. Hasil sinergi dari tim ini akan mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas secara keseluruhan.
Tim pengembang dalam scrum memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Mereka swakelola. Artinya tidak ada satu orang pun (bahkan scrum master) yang mengarahkan bagaimana memanifestasikan product backlog menjadi gabungan fungsionalitas yang berpotensi untuk dirilis;
- Tim pengembang bersifat lintas-fungsi, mereka memiliki semua keahlian yang diperlukan untuk membuat increment;
- Scrum tidak mengenal jabatan dan pengelompokkan untuk tim pengembang, terlepas dari jenis pekerjaan yang mereka kuasai (contoh: arsitek, analis bisnis, programmer, dan lain-lain);
- Setiap tim pengembang bisa saja memiliki keahlian khusus dan fokus di bidang tertentu, tetapi tanggung jawab adalah milik seluruh anggota tim.
Jumlah anggota tim pengembang yang optimal adalah tidak terlalu banyak agar tim ini tetap lincah (agile) . Tapi pastikan jumlah anggota cukup banyak untuk dapat menyelesaikan pekerjaan secara signifikan. Misalnya, jika kurang dari tiga orang maka interaksi semakin berkurang dan tingkat produktivitas jadi lebih rendah. Kurangnya jumlah anggota tim juga berdampak pada hasil increment.
Sebaliknya, jika tim pengembang lebih dari sembilan orang, maka kinerja tim akan semakin rumit dan kompleks sehingga proses empiris bisa menjadi tidak bermanfaat. Product owner dan scrum master tidak termasuk dalam jumlah ini kecuali mereka juga turut mengerjakan pekerjaan dari sprint backlog.
Scrum Master
Scrum master adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengenalkan dan memandu pelaksanaan scrum. Scrum master melakukan ini dengan membantu tim agar dapat memahami teori, praktik-praktik, aturan-aturan dan tata nilai scrum.
Scrum Master diperlukan untuk mengarahkan tim scrum agar dapat melalui proses scrum yang berkualitas dengan hasil maksimal. Scrum master merupakan ahli scrum yang direkrut oleh perusahaan (jika di perusahaan tak ada yang memiliki keahlian scrum) dengan tugas melayani berbagai pihak dalam proses scrum sehingga disebut sebagai servant leader adapun pihak — pihak yang dilayani antara lain:
Melayani product owner:
- Memastikan tujuan, ruang lingkup dan ranah produk dipahami sebaik mungkin oleh semua orang di dalam tim scrum;
- Menemukan teknik yang paling efektif untuk mengelola product backlog;
- Membantu tim scrum untuk memahami perlunya product backlog item yang jelas dan padat;
- Memahami perencanaan produk di dalam lingkungan empiris;
- Memastikan product owner paham bagaimana mengelola product backlog yang memaksimalkan nilai bisnis; •
- Memahami dan mempraktikkan agility (kelincahan dalam pengembangan produk);
- Memfasilitasi acara-acara scrum
Pelayanan pada tim pengembang:
- Membimbing tim pengembang agar dapat swakelola dan lintas-fungsi;
- Membantu tim pengembang untuk menghasilkan produk bernilai bisnis tinggi;
- Menghilangkan hambatan yang memperlambat perkembangan pekerjaan tim pengembang;
- Memfasilitasi acara-acara scrum
- Membimbing tim pengembang di organisasi di mana scrum belum sepenuhnya dipraktikkan dan dipahami.
Pelayanan pada organisasi/perusahaan:
- Memimpin dan membimbing organisasi dalam penggunaan scrum;
- Merencanakan implementasi scrum di dalam organisasi;
- Membantu pegawai dan pemilik kepentingan untuk memahami dan menggunakan scrum dan pengembangan produk secara empiris; •
- Membuat perubahan yang dapat meningkatkan produktivitas tim scrum;
- Bekerja dengan sesama scrum master untuk meningkatkan efektivitas dari penggunaan scrum di organisasi/perusahaan terkait.
3. Proses Scrum
Setiap proses dalam scrum wajib dilaksanakan guna terciptanya keberlanjutan dan mengurangi pertemuan lain yang bukan merupakan bagian dari scrum. Setiap proses memiliki batasan waktu maksimal. Ketika Sprint dimulai, durasinya tetap yang artinya tidak bisa dipersingkat maupun diperpanjang. Sementara itu, acara selain sprint dapat berakhir kapan pun juga ketika tujuan dari acara tersebut telah tercapai. Hal ini dilakukan guna memastikan waktu yang digunakan tidak berlebihan, dan tak ada waktu yang terbuang di sepanjang proses.mari kita bahas satu persatu proses tersebut,
Pembuatan Product Backlog
Proses pembuatan product backlog untuk informasi produk adalah daftar terurut semua hal yang telah diketahui hingga saat ini. Product backlog didapatkan didapatkan dari user story dan harus ada di dalam produk terkait.
Product Backlog adalah satu-satunya sumber kebutuhan untuk semua perubahan yang perlu diterapkan terhadap produk. Product owner bertanggung jawab terhadap product backlog, termasuk isi, ketersediaan, dan urutannya. Pembuatan product backlog akan lebih baik apabila diawali dengan merumuskan user journey (pengalaman pelanggan) terlebih dahulu supaya terbayang interaksi yang akan dilakukan.
Sebuah product backlog tidak pernah tuntas. Di awal pengembangan produk, product backlog berisi daftar kebutuhan pelanggan yang diketahui sampai saat ini. Product backlog terus berevolusi seiring dengan perkembangan produk dan lingkungan di mana produk tersebut digunakan. Ia bersifat dinamis dan berubah terus secara konstan agar produk menjadi layak, kompetitif dan bermanfaat. Selama produk masih ada, product backlog juga akan selalu ada.
Di product backlog juga terdapat daftar dari seluruh fitur, fungsi, kebutuhan, peningkatan, dan perbaikan yang perlu diterapkan terhadap produk pada perilisan mendatang. Selain itu, ia dilengkapi informasi penting deskripsi, urutan, estimasi, dan nilai bisnis. Deskripsi meliputi keterangan pengujian produk yang akan menjadi bukti ketuntasan ketika product backlog item tersebut dinyatakan “selesai”.
Sprint Planning
Sprint planning adalah perencanaan sebelum sprint yang dilakukan secara kolaboratif oleh seluruh anggota tim scrum.
Sprint planning memiliki batasan waktu maksimal delapan jam untuk sprint yang berdurasi satu bulan. Untuk sprint yang lebih singkat, alokasi waktunya pun lebih singkat pula. Scrum master bertugas untuk memastikan tahap ini dilakukan dengan baik agar peserta memahami tujuannya. Scrum master pun memberitahu tim scrum untuk menjaga sprint planning tetap dalam batasan waktunya.
Sprint planning berguna untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penting sebagai berikut:
- Apa yang dapat dimasukkan ke dalam increment dari sprint ini?
- Bagaimana tim bisa menyelesaikan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menghantarkan increment?
Tim pengembang biasanya memulai dengan merancang sistem dan apa saja yang perlu dikerjakan untuk mengubah product backlog menjadi increment yang berfungsi. Ukuran pekerjaan atau estimasi untuk masing-masing pekerjaan bisa bervariasi.
Pada saat sprint planning, tim scrum juga menentukan objektif atau sprint goal. Sprint Goal akan dicapai selama sprint melalui implementasi product backlog dan menyediakan panduan untuk tim pengembang dalam mengembangkan increment. Sprint planning pada akhirnya akan menghasilkan apa yang disebut dengan sprint backlog yakni daftar pekerjaan dan bobotnya yang akan dikerjakan oleh tim pengembang saat melakukan sprint.
Sprint
Perlu diingat, proses sprint adalah jantung dari seluruh rangkaian scrum. Sprint adalah proses pembuatan produk atau layanan sampai dapat digunakan dan berpotensi untuk dirilis dengan batasan waktu maksimal 1 bulan atau kurang.
Sprint memiliki durasi yang konsisten sepanjang daur hidup pengembangan produk. Satu sprint bisa langsung dimulai setelah sprint sebelumnya selesai sehingga dalam 1 bulan perusahaan bisa merilis produk atau layanan yang dibuat dalam proses scrum.
“Dalam scrum rilis produk/service akan rutin dilakukan maksimal 1 bulan oleh tim yang fokus.“
Berikut beberapa hal yang perlu anda ingat pada saat sprint:
- Tidak boleh ada perubahan yang dapat mengancam sprint goal;
- Tingkat kualitas tidak boleh menurun;
- Ruang lingkup dapat diklarifikasi dan dinegosiasikan ulang antara product owner dan tim pengembang setiap kali adanya hal baru yang mereka pelajari;
Setiap sprint bisa dianggap sebagai sebuah proyek dengan durasi tidak lebih dari satu bulan yang dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, peran tim scrum sangat penting untuk melakukan slicing produk atau layanan mana yang merupakan produk minimum, tapi sudah bisa membawa dampak postif pada pengguna.
Sprint dapat dibatalkan sebelum mencapai batasan waktu dan hanya product owner yang memiliki otoritas untuk membatalkannya. Meski begitu, product owner bisa saja membatalkan sprint karena dipengaruhi oleh pihak lain, dalam hal ini tim pengembang dan scrum master.
Daily Scrum/Scrum Harian
Daily scrum adalah acara untuk tim pengembang dengan batasan waktu 15 menit. Acara ini dilakukan setiap hari selama sprint berlangsung untuk mengetahui pembaruan yang akan dicantumkan pada scrum board. Di tahap inilah tim pengembang membuat rencana kerja untuk 24 jam ke depan.
Acara ini mengoptimalkan kolaborasi dan performa dari tim dengan melakukan inspeksi pada scrum sebelumnya. Selain itu, untuk mengetahui estimasi pekerjaan di tahap selanjutnya di dalam sprint.
Dalam daily scrum, tim pengembang akan berdiskusi dan menggunakan pertanyaan-pertanyaan tertentu sebagai arahan. Berikut adalah contoh pertanyaan yang mungkin saja digunakan:
- Apa yang telah saya lakukan kemarin untuk membantu tim pengembang mencapai sprint goal?
- Apa yang akan saya lakukan hari ini untuk membantu tim pengembang mencapai sprint goal?
- Apakah saya melihat ada hambatan yang menghalangi saya atau pun tim pengembang dalam mencapai sprint goal?
Daily Scrum berguna untuk meningkatkan kualitas komunikasi tim, mengeliminasi pertemuan-pertemuan lain (yang tak perlu), mengidentifikasi hambatan yang harus dihilangkan, menyoroti dan mendukung pengambilan keputusan secara cepat, dan meningkatkan tingkat pengetahuan dari tim pengembang. Hal nantinya akan membantu tim pengembang dalam pertemuan inspeksi dan adaptasi.
Saat daily scrum, biasanya tim pengembang akan memindahkan backlog di scrum board apabila sudah ada progres signifikan.
Sprint Review
Proses sprint review diselenggarakan di akhir sprint untuk menginspeksi increment dan mengadaptasi product backlog bila diperlukan. Pada saat sprint review, tim scrum dan pemegang kepentingan berkolaborasi untuk meninjau apa yang sudah diselesaikan di sprint.
Berdasarkan hasil tinjauan tersebut dan perubahan product backlog di dalam sprint, segenap tim berkolaborasi untuk menentukan langkah selanjutnya untuk mengoptimalkan nilai bisnis. Biasanya pertemuan ini bersifat informal, bukan pertemuan laporan status. Dan presentasi increment diperlukan guna mendapatkan umpan balik dan mengembangkan kemampuan kolaborasi. Pertemuan ini paling lama dilakukan selama empat jam untuk sprint berdurasi satu bulan.
Sprint Review punya karakteristik sebagai berikut:
- Hadirin yang di dalamnya adalah tim scrum dan para pemegang kepentingan utama yang diundang oleh product owner;
- Product owner menjelaskan product backlog item yang sudah “selesai” dan yang belum “selesai”;
- Tim pengembang menjelaskan apa yang berjalan dengan baik sepanjang sprint, masalah-masalah yang mereka hadapi, dan bagaimana cara memecahkannya;
- Tim pengembang mendemonstrasikan pekerjaan yang telah mereka selesaikan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan mengenai increment;
- Product owner menjelaskan keadaan product backlog hingga saat ini. Ia juga memproyeksikan target dan tanggal penghantaran produk berdasarkan perkembangan hingga hari ini (bila ditanyakan);
- Seluruh hadirin berdiskusi mengenai apa yang akan mereka lakukan selanjutnya, artinya sprint review menghasilkan masukan berharga untuk sprint planning berikutnya;
- Meninjau bagaimana keadaan pasar atau potensi penggunaan produk yang mungkin telah berubah, dan hal apa yang paling bernilai untuk dikerjakan berikutnya;
- Meninjau jangka waktu, anggaran, potensi kapabilitas, dan keadaan pasar untuk rilis fitur atau kemampuan produk yang sudah ditargetkan.
Sprint Retrospective
Sprint retrospective adalah acara bagi tim scrum untuk menginspeksi diri sendiri dan membuat perencanaan mengenai peningkatan yang akan dilakukan di sprint berikutnya. Acara ini diadakan setelah sprint review dan sebelum sprint planning berikutnya. Berlangsung paling lama tiga jam untuk sprint yang berdurasi satu bulan. Sementara untuk sprint yang lebih singkat, durasi sprint retrospective juga dipersingkat. Scrum master memastikan acara ini terselenggara, dan tiap peserta memahami tujuannya.
Sprint retrospective adalah acara yang bernuansa positif dan produktif. Tujuan dari acara ini ialah:
- Menginspeksi bagaimana jalannya sprint terakhir yang terkait dengan orang-orang, hubungan antar mereka, proses, dan alat-alat yang digunakan;
- Mengidentifikasi dan mengurutkan hal utama yang berjalan dengan baik dan peningkatan yang berpotensi untuk dilakukan;
- Membuat perencanaan untuk implementasi peningkatan cara kerja tim scrum.
“Sprint retrospective adalah wadah untuk mengungkapkan hal — hal yang mengganjal dalam melakukan proses sprint dengan nuansa positif demi perbaikan kedepannya.“
Sebelum sprint retrospective berakhir, tim scrum harus menyepakati peningkatan yang akan mereka implementasikan di sprint berikutnya. Itu adalah bentuk inspeksi dan adaptasi terhadap tim scrum itu sendiri. Meskipun peningkatan dapat dilakukan kapan pun di sepanjang sprint, sprint retrospective adalah sebuah acara formal yang fokus pada inspeksi.
4. Penutup
Kesimpulannya, kerangka kerja scrum cocok digunakan untuk pengembangan produk yang kompleks agar bisa lebih mudah beradaptasi dengan perubahan pasar. Mungkin anda pun tahu bahwa dalam proyek bisnis yang kompleks, tidak ada requirement yang pasti yang bukan disebabkan produk owner yang tidak mampu membuatnya tetapi lbih disebabkan karena perubahan pasar sehingga iterasi secara berkelanjutan mesti dilakukan. Ada pun tahapannya mencakup:
- Pembuatan user journey/stories
- Pembuatan product backlog
- Proses sprint planning untuk memilih prioritas product backlog yang akan menjadi sprint backlog
- Melakukan sprint dengan maksimum 1 bulan, apabila ada yang belum masuk akan dilakukan di sprint berikutnya
- Daily scrum setiap hari selama 15 menit
- Melakukan sprint review
- Mengadakan sprint retrospective
- Perilisan Produk
Dengan menggunakan metode scrum, maka perilisan produk dan inovasi dari bisnis anda bisa dilakukan dengan cepat dan adaptif terhadap dinamika pasar. Selain singkat dan efektif, metode scrum juga memiliki kemungkinan gagal yang lebih kecil dibanding kerangka kerja lainnya. Scrum memperkecil memperkecil kegagalan produk dan inovasi saat diluncurkan ke pasar. #Salaminovasi.
Terima kasih telah membaca artikel ini. Apabila ada kekurangan dalam penyampaian materi, silakan hubungi saya di rio2.nunu@gmail.com. Saya sangat terbuka dengan kritik dan saran yang bisa meningkatkan kualitas tulisan saya ke depannya. Semoga bermanfaat dan #SalamInovasi.
Tentang Wisnu Ario Supadnomo
Wisnu ario Supadnomo adalah certified design sprint, scrum master, dan juga salah satu Indonesia Global Champion for Science ,Technology and Digital Innovation yang sudah berkecimpung di dunia digital lebih dari 10 tahun. Dia juga berkarier sebagai Head of Department Digital Growth Asset di perusahaan telekomunikasi terbesar di Indonesia dan terpilih menjadi salah satu Best Innovator di tempat dia bekerja.
