Adm. no Lar — Eps. 2 e 3 — Projetos

Você consegue visualizar 2 projetos do seu lar que ocorreram (ou estão ocorrendo) nos últimos 6 meses? Se sim, a leitura deste texto poderá auxiliá-lo a melhorar a gestão deles. Se não, você poderá idealizar um projeto para o lar em poucos passos.

Este texto contém dois exercícios.
O tempo estimado para execução é de um máximo de 30min.
Sugere-se ler o texto inteiro antes de executar os exercícios. Sugere-se ler o texto em duas partes.

Ao final deste episódio, você terá
- entendido o conceito de projeto (no contexto do lar);
- diferenciado um processo e um projeto (no contexto do lar);
- listado, no mínimo, 2 projetos da sua casa;
- montado um cronograma para um projeto selecionado;
- uma noção sobre diferentes métodos de gerenciamento de tarefas (cronograma, GTD e Scrum).

O embasamento teórico de projetos pessoais/corporativos consta no PMBoK®, no Scrum.org e no GTD®. O blog Vida Organizada, da Thais Godinho, também traz muitos materiais interessantes sobre GTD® e organização pessoal.

Você consegue visualizar 2 projetos do seu lar que ocorreram (ou estão ocorrendo) nos últimos 6 meses? Se sim, a leitura deste texto poderá auxiliá-lo a melhorar a gestão deles. Se não, você poderá idealizar um projeto para o lar em poucos passos.

Este é o segundo texto da série Adm. no Lar, o qual abordará conceitos relacionados a projetos e trará algumas definições sobre:

• O que é um projeto (no contexto do lar)?
• Como montar um cronograma simples para um projeto do lar?
• Objetivamente, como funciona o Gerenciamento Ágil? Está relacionado ao cronograma?
• Quais os benefícios de se tratar um conjuntos de tarefas sob a lógica de projetos?

Assim como no texto anterior, dois exercícios foram preparados para você exercitar esses conceitos usando a sua realidade. (30min é um tempo suficiente para executá-los.) Em ambos, trouxe uma experiência prática para auxiliar na fixação dos conceitos.

O que é um projeto (no contexto do lar)?

Distintamente dos processos, os projetos são esforços empreendidos de modo temporário. A possibilidade de demarcar um “encerramento” é crucial para diferenciá-lo de um processo. Além disso, ao final de um projeto, espera-se a entrega de um produto ou resultado único. (No processo, espera-se o mesmo produto/resultado.)

Esse nível de entendimento pode ser suficiente para aplicação imediata a ambientes domésticos. (Outras abstrações para diferenciar esses dois modelos de gerenciamento de tarefas são possíveis, mas não serão tratadas neste texto.)

Portanto, temos a seguinte diferenciação conceitual:

No texto anterior, o exemplo de processo foi “lavar a louça do almoço”. Note que, ao executar esse processo, espera-se como resultado uma “louça limpa”.

Vejamos agora um exemplo de projeto: executar um grande reparo em uma pia. Apresentando assim, é possível visualizar o resultado esperado com o projeto (“pia reparada”), mas a execução das tarefas não segue necessariamente uma ordem lógica e encadeada (como um processo proporciona).

Mesmo assim, essa ideia, para ser realizada, contempla os três itens do quadro anterior:

• é um esforço temporário (espera-se que seja);
• é possível demarcar bem o seu encerramento (quando a “pia reparada” estiver pronta para uso);
• algo único é entregue (uma pia que estava com algum defeito passa a estar consertada). “Único” deve ser entendido pela qualidade (e não pela quantidade). Ou seja, uma vez realizado o projeto, a “pia consertada” adquire características únicas e gera benefícios antes não presentes.

Prosseguindo, com essas definições em mente, você poderá empregar aproximadamente 5min para o primeiro exercício (cuja numeração é uma sequência do texto anterior).

Exercício 3) Lista de, no mínimo, 2 projetos de casa.

Considerando as características apresentadas até o momento, quais são 2 projetos do seu lar

• que ocorreram (ou que estão ocorrendo) nos últimos 6 meses OU
• que ocorrerão (ou que você deseja que ocorram) nos próximos 6 meses?

A observação do texto anterior é válida: imagine somente projetos aplicados ao lar. (Pode haver inclinação natural de imaginarmos projetos pessoais, como viagens, assistir a séries, etc. Seria importante que você conseguisse identificar projetos para o lar.)

Uma forma de identificar projetos é fazer um “passeio” pela casa (imaginando ou andando). Usar alguns verbos pode auxiliar nessa varredura em busca de projetos: arrumar, (re)organizar, consertar, reparar, fixar, instalar, pendurar, pintar. Alguns projetos saltarão na cabeça e ficarão óbvios para você.

Mesmo assim, uma vez identificados esses projetos, é importante fazer um teste: é algo temporário e com encerramento possível? E, uma vez encerrado, a entrega esperada é única?

Se a resposta for sim para todas, estamos tratando de um projeto para o lar! (Assim como processos, há uma quantidade imensa de projetos para o lar!)

Por outro lado, se a resposta for não a qualquer uma delas, é bem provável você estar listando um processo.

Uma observação sobre o quesito “temporário”: se o item identificado for algo muito rápido de ser resolvido e não necessitar um gerenciamento para ser encerrado, não precisará ser tratado como um projeto. Por exemplo: se o reparo da pia fosse algo pequeno e simples (como apertar algo) e se todos os recursos necessários estivessem disponíveis (como uma chave inglesa), não precisaria tratar essa necessidade como projeto: bastaria agendar e fazer. (Daí o motivo de o projeto do exemplo ser “executar um grande reparo em uma pia”.)

(Antes de seguir, tire mais uns minutos para interromper a leitura e pensar um pouco mais… Se achar confortável e for conveniente neste momento, escrever é uma boa prática para listar seus projetos… Observe que os projetos poderão ser um desejo a ser realizado no futuro, tornando a lista potencial interminável. Uma pequena lista com a partir de dois projetos é suficiente para seguirmos a leitura de modo mais vivencial.)

Como montar um cronograma simples para um projeto do lar?

Um instrumento indispensável para gerenciar um projeto no contexto doméstico é o cronograma. A partir do seu desenvolvimento, temos a oportunidade de pensar em vários aspectos do projeto, tais como: tarefas necessárias a serem executadas, duração do projeto (prazo previsto para o início e/ou término), responsáveis por tarefas, recursos envolvidos (financeiros, materiais). Refletir sobre esses aspectos minimiza riscos de insucesso.

Existem inúmeras técnicas “formais” para desenvolver um cronograma. A a seguir é simples e pode ser rapidamente desenvolvida para projetos domésticos. Foi adaptada do “Modelo de Planejamento Natural” constante no método GTD. (Aqui há um texto sobre o MPN e o GTD).

Observe que a explicação em si descrita a seguir ficou bem mais demorada do que a própria ação necessária para elaborar um cronograma. Com o tempo e a prática, esse tipo de sistemática fica mais natural e rápida.

Vamos tomar como exemplo o projeto “executar um grande reparo em uma pia”.

• Definição do propósito e visualização do produto/resultado desejado.

Esse é o momento para refletir sobre o porquê de se fazer o projeto. Pode-se responder à seguinte pergunta:

“qual o motivo de se empregar esse esforço temporário?”.

Além de elucidar características sobre o projeto, a resposta poderá sinalizar:

1. para um processo;
2. para adiar o planejamento/a execução do projeto (para um momento mais oportuno, a exemplo de uma viagem nos momentos atuais de distanciamento social por conta do covid-19);
3. para não executar o projeto (quando não há um motivo claro).

Uma vez definido o propósito e considerando que o projeto será em breve iniciado, passamos para um momento muito interessante do MPN: visualização do produto/resultado desejado.

O exercício aqui é imaginar os benefícios produto ou resultado no encerramento do projeto. (Dependendo do tamanho do projeto, ele poderá conter “subprojetos” para serem visualizados. Trabalhar com projetos pequenos é melhor para esse exercício de visualização e foi o adotado neste texto.)

Uma forma de se pensar nisso é respondendo à questão

“saberei que o projeto estará encerrado quando…”.

Com isso, há uma “projeção temporal para o futuro” no qual o projeto foi concluído com sucesso e seus benefícios podem ser experimentados.

De modo resumido, pensar no propósito e visualizar o produto/resultado auxiliam no detalhamento “do motivo” da ação e “da entrega esperada”. É uma forma de limitar a entrega, especificando quando ela será considerada “encerrada”.

Para o exemplo, temos o seguinte:
Propósito: preciso "executar um grande reparo em uma pia" porque pretendo 1) evitar o desperdício de água (gotejamento) e 2) eliminar o vazamento do sifão.
Visualização: saberei que o projeto estará encerrado quando todos da casa estiverem usando a pia e não houver quaisquer sinais de mau funcionamento. Portanto, a entrega é uma "pia funcionando plenamente e sem vazamentos".

• Levantamento de dúvidas e questões.

Com o propósito bem definido e o produto/resultado visualizado, algumas questões pipocam na mente. A maior quantidade possível deve ser listada (neste momento, sem quaisquer julgamentos). Elas auxiliarão na definição das tarefas.

Para o exemplo, temos o seguinte: 
- Teremos de contratar alguém para executar o reparo ou ele poderá ser executado por alguém de casa? 
- Temos todos os materiais necessários? 
- Sabemos quais são os materiais necessários? 
- Temos orçamento para comprar os materiais / contratar uma pessoa?
- Há alguém que precisa ser informado (ex.: o condomínio, desligar uma chave geral, etc.)? 
E por aí vai…

Esse levantamento é extremamente pessoal e ajustado ao contexto atual do projeto. Vale retomar a definição de “entrega única” de um projeto.

Em algum momento do passado, uma pia já pôde ter sido reparada. Entretanto, não quer dizer que os mesmos passos usados com êxito no passado trarão êxito para o presente.

Muita coisa poderá ser aproveitada (fornecedores, lojas, materiais a comprar, etc.), mas é bem possível que haja necessidade de ajustes (principalmente se houver lembranças do que deu errado e não deverá se repetir).

• Limpeza, organização e resposta de dúvidas e questões.

Nesse momento, faz-se uma limpeza (“filtragem”) das questões levantadas e uma organização (por algum critério).

Quais questões são REALMENTE relevantes?

É possível juntar ou separar as questões relevantes que sobraram?

Com isso definido, como responder OBJETIVAMENTE às dúvidas e questões finais?

“Para realizar o projeto, eu preciso de…”

Para o exemplo, após a limpeza das questões e organização pelo critério "cronológico", ficamos com as seguintes respostas:
Para realizar o projeto, eu preciso de…
- Orçamento estimado para profissional a ser contratado (caso seja necessário).
- Orçamento estimado para materiais.
- Data de início ou de fim estimada para o período de execução.
- Comunicação sobre o reparo para vizinhos e para condomínio.

• Identificação das tarefas indispensáveis e das próximas ações.

Uma vez estabelecidas as respostas às questões anteriores (“blocos de tarefas”), pode-se definir quais tarefas específicas precisam ser executadas para produzir o produto ou o resultado desejado ao final do projeto.

Para o exemplo, podem ser tarefas indispensáveis:
1) Decidir se o profissional será contratado.
1.1) Caso sim: selecionar, entrar em contato e solicitar orçamento do profissional.
2) Obter lista de materiais necessários e orçamento (estimativa).
3) Definir data para início/término para início da execução do projeto.
4) Comunicar vizinhos e condomínio sobre o reparo.
5) Listar materiais a serem adquiridos (comprar/pedir emprestado).
5.1) Comprar: definir local e data.
5.2) Pedir emprestado: entrar em contato e definir data e como pegar.
6) Contratar o profissional/agendar início do trabalho a ser executado.
7) Disponibilizar e/ou adquirir materiais necessários (veda rosca, chave inglesa, sifão, pia, cimento, silicone, etc.).
8) Executar o trabalho necessário para consertar a pia.
9) Testar se a "pia funcionando plenamente e sem vazamentos".
10) Encerrar projeto - Realizar pagamentos pendentes/devoluções de materiais.

Dois elementos (opcionais) podem compor as tarefas: responsáveis pela execução (principalmente para verificar a disponibilidade de agenda) e recursos envolvidos (financeiros e materiais). Se definidos, auxiliam numa melhor estimativa de duração da tarefa (tópico seguinte)

Assim, primeiro esboço do cronograma poderia ser:

Lista de tarefas.

• Estimar a duração para cada tarefa.

Baseando-se na listagem anterior, devemos acrescentar uma coluna com as durações estimadas para o trabalho a ser realizado (pode ser só à primeira coluna ou às demais).

Para a maior parte dos projetos, usar uma unidade em “dias” é a mais conveniente. Com esse dado, o cronograma poderá ser montado.

Devemos ter em mente que, em geral, temos dificuldades em estimar as durações.

Trabalhar com estimativas “de pior cenário, na pior hipótese” e com marcos (inseridos em verde no cronograma a seguir) pode auxiliar a obter uma melhor previsão em relação ao projeto.

Para o exemplo, as durações estimadas de trabalho constam na coluna “Duração estimada”.

Cronograma com marcos (em verde).

Os marcos inseridos (em verde) servem para se ter uma ideia mais agregada de quando uma etapa do projeto deverá estar concluída (para manter o cronograma previsto). A duração dele é de 0d (para não afetar em nada o prazo final e a duração do cronograma, servindo apenas de informação). No exemplo, o conjunto de tarefas para a preparação do projeto deverá estar concluído entre os dias 11 e 12 e a execução do projeto entre os dias 17 e 18.

Até a 6ª edição do PMBoK® (do PMI), essa era uma forma simples de elaborar cronogramas. Com esse instrumento, é possível estimar que a duração total do projeto será de 19d de trabalho. Note que o esforço temporário será de 19d, mas, em termos de agenda, pode ser bem mais do que 19 dias corridos, dependendo do tempo disponível para executar o trabalho.

Datas estimadas de início e de término podem ser obtidas a partir dele. Basta saber quais são os dias úteis de trabalho para o projeto.

Há aplicativos gratuitos que auxiliam muito na construção de cronogramas usando esse conceito. Uma pesquisa no Google por free gantt resulta em muitos resultados.

Para o exemplo, caso ficasse estabelecido que o dia 1 seria no dia 4/5/2020 (segunda-feira) - data de início - e que o trabalho só seria executado de segunda a sexta (independentemente de feriados), o projeto deveria ser encerrado no dia 28/5/2020 (data de término).
De outro modo, mantendo a premissa de trabalho de segunda a sexta e havendo uma restrição na data de término para o dia 5/6/2020 (sexta-feira), o projeto poderia ter o seu dia 1 até o dia 12/5/2020.

Para um projeto de casa, pode-se dizer que o cronograma é um instrumento fundamental para se dizer que há um planejamento. Outros métodos também podem ser usados, mas a noção de uma lista de tarefas, uma data de início e uma data de término são essenciais para que o projeto consiga ser gerenciado.

Como funciona o Gerenciamento Ágil? Está relacionado ao cronograma?

Fazendo um adendo a esse conteúdo, nem todos os métodos de gerenciamento de tarefas para projetos adotam o modelo de cronograma. Assim, a complexidade do projeto, o nível de controle requerido e o nível de conhecimento do responsável por coordenar a execução das tarefas ditarão o melhor método a ser empregado. Com esse entendimento, a etapa de “estimativa da duração” poderá ser considerada opcional.

Ao contrário do que possa indicar semanticamente, usar o método de cronograma não quer dizer que a execução não será ágil. Só quer dizer que seguirá um “sequenciamento de tarefas em cascata”, cuja programação não é direcionada para antecipar tarefas para serem realizadas “assim que possível”.

Se conceitos do GTD forem adotados, as tarefas do projeto serão movimentadas entre o calendário, a lista de próximas ações e a lista de aguardando por/delegada. Suas durações poderão ou não ser estimadas individualmente.

Como ponto positivo, isso poderá auxiliar na antecipação/maior agilidade na execução das tarefas. Por outro lado, uma visão completa da execução das tarefas do projeto poderá não ser tão instantânea.

Se conceitos do Scrum forem adotados, essas tarefas poderão ser executadas em sprints.

Por exemplo, com as tarefas identificadas (item 4 do exercício), dois sprints de 3 dias poderiam ser estabelecidos para concluir todas as tarefas de “Realizar preparação do projeto”.

Cabe destacar que a escolha do método de gerenciamento das tarefas depende muito da natureza das tarefas do projeto e das necessidades de gerenciamento.

Com esses conceitos em mente, podemos partir para o exercício de criação do cronograma de um dos seus projetos.

Exercício 4) Desenvolver o cronograma.

Vamos usar a sua lista de projetos do Exercício 3 e aplicar os seguintes passos:

1. Revise a lista e veja o que pode ser reescrito. (Não empregue muito tempo aqui. Basta eliminar/refazer algo que ficou muito distante daquilo que vimos até agora.) Deixe-a escrita em formato de lista mesmo (várias linhas).
2. Atribua uma nota (entre 1 e 4) para cada item da lista, sendo 1 para “pouco urgente” (os benefícios advindos da execução desse projeto não são urgentes) e 4 para “muito urgente” (os benefícios advindos da execução desse projeto são urgentes).
3. Selecione um dos projetos com a maior pontuação. (Em caso de empate, reveja algumas notas e acione a sua intuição para selecionar apenas um projeto.)
4. Defina o propósito do projeto. (Qual o motivo de se empregar esse esforço temporário?)
5. Descreva o produto/o resultado único esperado. (Saberei que o projeto estará encerrado quando…)
6. Identifique dúvidas e questões acerca do produto/do resultado esperado.
7. Limpe, organize e responda às dúvidas e questões. (Para realizar o projeto, eu preciso de…)
8. Identifique tarefas indispensáveis e próximas ações.
9. Caso necessário/possível, identifique os marcos do projeto.
10. Caso necessário/possível, identifique os responsáveis pela execução e os recursos envolvidos na realização das tarefas.
11. Estime a duração de cada tarefa e obtenha a quantidade total de dias de trabalho para o projeto.

Ufa! É isso! Concluímos todos os exercícios deste texto.

Desenvolver um cronograma é basicamente organizar tarefas com durações para se ter uma ideia de início e fim do projeto. Ele é um instrumento importante para se dizer que o projeto tem um planejamento.

Adicionalmente, existem outros métodos de gerenciamento do tempo que não foram aprofundados neste texto, tais como a execução de tarefas pelo GTD e usando conceitos do Scrum.

Como benefício imediato do trabalho realizado ao longo deste texto, você tem um planejamento de um projeto do lar. Parabéns! Outros artefatos são importantes (por exemplo, gerenciar o orçamento do projeto, que não necessariamente estará constante no cronograma), mas ter o cronograma (ou, no mínimo, ter a listagem de tarefas a executar) é um grande passo para o sucesso do projeto.

(Você poderá aplicar os itens 4 a 11 do Exercício 4 para quaisquer dos seus projetos. Entretanto, penso que seria mais adequado aprimorar o planejamento já desenvolvido, executá-lo e observar pontos de melhoria antes de partir para outro projeto.)

Chegamos ao final do segundo texto da série. Devido à extensão, tratei como “dois textos em um” (“Eps. 2 e 3").

Se eu dissesse para você que estou escrevendo um “série de textos”, você imaginaria que isso é um processo ou um projeto? (Resposta no final.)

O objetivo desse texto era trazer uma melhor compreensão sobre o que é um projeto e sobre como diferenciá-lo de um processo (num ambiente doméstico). Com esse entendimento, foi possível apresentar um dos métodos de organização das tarefas do projeto, usando um cronograma.

Diferentemente do processo (que “deve ser feito”), um projeto “pode ser feito”. Por essa faculdade, ele pode facilmente ser procrastinado, pois há dúvidas constantes em relação ao propósito e às próximas ações a serem executadas.

Por esse motivo, um projeto deveria ser planejado o mais próximo possível do início da sua execução. Em outras palavras, a motivação para iniciar a execução do projeto (planejar para iniciar logo) é importante, pois o projeto (novamente, diferentemente do processo) é muito dinâmico.

Deixá-lo incubado por algum tempo poderá trazer alterações de diversas naturezas e ainda gerar retrabalho. (Por outro lado, a concepção do projeto — cada uma das ideias coletadas no exercício 3 — poderá ficar incubada sem problemas, já que, fora o esforço de coletar a intenção de realizar algo, não houve qualquer esforço adicional.)

Imagine o seguinte: atualmente, estamos vivendo uma situação de distanciamento social devido à pandemia do covid-19. Planejar um projeto pessoal* cujo escopo tenha relação com uma viagem de férias poderá ficar fora de contexto: dúvidas e questões, datas e tarefas/ações necessárias (a serem executadas num futuro incerto) poderão ser amplamente afetadas/alteradas ao longo do tempo.

Portanto, desenvolver o cronograma (o “planejamento”) desse projeto para ser executado, por exemplo, a partir de outubro de 2020, poderia gerar um retrabalho grande no futuro, quando o esforço deveria ser repetido para se adequar ao novo contexto.

* Ficou mais fácil exemplificar com um projeto pessoal do que com um do lar.

Encerramos aqui esses dois temas basilares para a administração do lar: processos e projetos. A abordagem adotada tentou trazer, de forma prática, como o tratamento empregado para determinadas ações do cotidiano do lar, usando processos e projetos, pode modificar os resultados alcançados.

Adicionalmente, eles serão cruciais para uma leitura mais proveitosa do próximo texto: Cynefin (ku-nev-in, link do texto original — em inglês).

Será um texto mais enxuto e sem exercícios, trazendo outra abordagem da aplicação dos conceitos de processos e projetos a um modo de pensar no lar.

Concluindo, com os conceitos de projeto em mente, ao se deparar com ações

1. que contam com esforços empreendidos de modo temporário,
2. que podem ter um “encerramento” demarcado,
3. e que se espera a entrega de produto ou resultado único

você provavelmente precisará de maiores detalhamentos para poder dar o primeiro passo para executar seu projeto.

Cabe reforçar: com o tempo e a prática, você executará os exercícios intuitivamente em poucos minutos (na verdade, você desenvolverá seus próprios métodos de planejamento de projetos). Assim, decidirá e organizará melhor os projetos a serem executados em casa.

Espero que essa leitura tenha-o auxiliado. Até breve!

Verifique se a sua resposta é “sim” para os seguintes itens:

• Consegui entender o conceito de projeto (no contexto do lar)?
• Consegui diferenciar um processo e um projeto (no contexto do lar)?
• Consegui listar, no mínimo, 2 projetos da minha casa?
• Consegui montar um cronograma para o projeto selecionado, separando bem seus elementos?
• Consegui ter uma noção sobre diferentes métodos de gerenciamento de tarefas (cronograma, GTD e Scrum)?
• Consigo visualizar benefícios imediatos ao trazer essa abordagem para o meu cotidiano?

Caso haja algum “não” e a releitura do texto não seja suficiente para sanar a sua dúvida, sinta-se à vontade para comentar.

Além disso, se você tiver conta no Medium e puder compartilhar o nome do projeto que programou, será de grande valia.

Uma última pergunta: se eu dissesse para você que estou escrevendo um “série de textos”, você imaginaria que isso é um processo ou um projeto?

Resposta: é um projeto (um projeto pessoal). E o método de gerenciamento que estou usando é o GTD. (GTD será tema para texto futuro.)