專案管理看板工具介紹 — Clickup

視覺化工作！

一個專案會牽扯到許多人的分工合作、任務安排、時程壓力，這時候看板工具就是不可或缺的輔助，那究竟什麼是看板工具？

Uploaded by Gerd Altmann on Pixabay

豐田生產模式開創者 大野耐一：

完全順暢流動的生產，必定是「必要的東西，在必要的時候，能夠適量地供給給所需的作業」

Kanban（日文，Kan是視覺、Ban是卡片的意思）一詞是商院出生都知道的豐田生產模式，其創辦人所創造的生產流程管理方式。當時日本的汽車工業頹靡不振，難以對抗美國的福特流水式生產線，大野在買東西的時候，看到貨架補貨產生領感，想到不是用錢去買，而是用看板去領取，解決了當時豐田零件生產過剩的問題。

\福特的流水式生產線

看板常用在生產管理、軟體開發上，是精實管理方法論的一種，目的是盡可能簡單，在短時間內交付更多成果，以「拉」推動專案，而不是「推」，鼓勵成員有能力處理時添加新任務。

看板工具的組成元素：卡片+狀態

狀態：用來標示任務進度分類，視專案的管理做變化，一般來說會有Open、Pending、Inprogress、Testing、Completed、Closed，這幾個狀態分別代表代辦任務、待確認任務、進行中、測試中、已完成、完結，狀態最好要能夠反映分工進行的作業流程，透過移動卡片更新任務進度，方便團隊所有人互相監督、了解彼此進度。

卡片：一張卡片承載一項任務，但也可以同時包含多個子任務，或是和其他任務彼此連結，甚至設定優先順序，ClickUp的卡片設計提供許多方便紀錄進度、分配工作、時間控管的功能。

建立卡片

將待辦事項新增在Open狀態下方，同時可以指定卡片負責人、到期時間、優先級

移動卡片

藉由拖曳到不同更新卡片狀態，也可以在卡片裡更改狀態

卡片上的紀錄

ClickUp上的卡片分兩個區塊，一邊是任務區塊，存放任務相關的檔案或是子任務，一邊是狀態紀錄，系統會自動記錄卡變狀態變化，也能直接在這個區塊進行該任務的相關討論和留言紀錄。

在任務區塊可以將任務詳細資訊紀錄，附檔說明，也可以建立子任務、代辦事項清單進行管理。

紀錄區除了有卡片的建立日期、動態紀錄外，其實可以在這邊進行留言討論

使用看板工具的優點：

1. 成員能夠專注在手邊的工作
2. 減少瓶頸和正在進行的工作
3. 提高效率
4. 減少資源浪費（人力、時間、金錢）

近年來SAAS蓬勃發展，越來越多的服務推陳出新，市場上的卡片管理工具非常多樣，比較知名的有Trello、Jira、Asana、ClickUp等等，今天就用ClickUp示範如何運用卡片看板工具進行專案管理。

總結

看板工具能夠為專案帶來：

1. 直觀地看到進行中的任務和遇到什麼瓶頸
2. 改善成員之間的溝通
3. 立即了解延時的階段並即時支援
4. 團隊自我管理
5. 激勵團隊更好地進行合作，更好了解彼此工作量

參考資料

看板管理? Kanban? 圖文帶你了解看板管理手法

看板法介紹