專案管理看板工具介紹 — Clickup
一個專案會牽扯到許多人的分工合作、任務安排、時程壓力,這時候看板工具就是不可或缺的輔助,那究竟什麼是看板工具?
豐田生產模式開創者 大野耐一:
完全順暢流動的生產,必定是「必要的東西,在必要的時候,能夠適量地供給給所需的作業」
Kanban(日文,Kan是視覺、Ban是卡片的意思)一詞是商院出生都知道的豐田生產模式,其創辦人所創造的生產流程管理方式。當時日本的汽車工業頹靡不振,難以對抗美國的福特流水式生產線,大野在買東西的時候,看到貨架補貨產生領感,想到不是用錢去買,而是用看板去領取,解決了當時豐田零件生產過剩的問題。
看板常用在生產管理、軟體開發上,是精實管理方法論的一種,目的是盡可能簡單,在短時間內交付更多成果,以「拉」推動專案,而不是「推」,鼓勵成員有能力處理時添加新任務。
看板工具的組成元素:卡片+狀態
狀態:用來標示任務進度分類,視專案的管理做變化,一般來說會有Open、Pending、Inprogress、Testing、Completed、Closed,這幾個狀態分別代表代辦任務、待確認任務、進行中、測試中、已完成、完結,狀態最好要能夠反映分工進行的作業流程,透過移動卡片更新任務進度,方便團隊所有人互相監督、了解彼此進度。
卡片:一張卡片承載一項任務,但也可以同時包含多個子任務,或是和其他任務彼此連結,甚至設定優先順序,ClickUp的卡片設計提供許多方便紀錄進度、分配工作、時間控管的功能。
建立卡片
移動卡片
卡片上的紀錄
使用看板工具的優點:
- 成員能夠專注在手邊的工作
- 減少瓶頸和正在進行的工作
- 提高效率
- 減少資源浪費(人力、時間、金錢)
近年來SAAS蓬勃發展,越來越多的服務推陳出新,市場上的卡片管理工具非常多樣,比較知名的有Trello、Jira、Asana、ClickUp等等,今天就用ClickUp示範如何運用卡片看板工具進行專案管理。
總結
看板工具能夠為專案帶來:
- 直觀地看到進行中的任務和遇到什麼瓶頸
- 改善成員之間的溝通
- 立即了解延時的階段並即時支援
- 團隊自我管理
- 激勵團隊更好地進行合作,更好了解彼此工作量
參考資料