Fungsi Manajemen di Tempat Praktik
“Tempat lo pasti manajemen nya bukan orang klinis, makannya cuman bisa nyuruh”, sepenggal kalimat yang pernah tim Baham Co. dengar ketika sesama teman sejawat berbincang mengenai keadaan di tempat kerja masing-masing.
Mendengar obrolan tersebut kemudian terbesit pertanyaan persoalan sesungguhnya apakah ada pada orang manajemen yang bukan klinisi atau orang yang menempati jabatan manajemen tapi tidak paham mengenai manajemen?
Siapa pun bisa menempati jabatan manajemen, sama seperti jabatan pemimpin belum tentu cakap dalam kepemimpinan
Manajemen atau dalam bahasa Indonesia disebut pengelolaan, merupakan bidang keilmuan tersendiri dan butuh menginvestasikan waktu untuk belajar, baik dari kelas, seminar, buku, dan pengalaman.
Orang yang terbiasa ikut organisasi belum tentu mampu untuk melakukan pekerjaan manajerial.
Umumnya yang 3 kata yang pertama dipikirkan orang mengenai manajemen adalah kendali, perintah, dan kuasa. Kata tersebut bisa muncul menjadi hal pertama yang dipikirkan orang karena umumnya organisasi dikelola dengan pola dari atas kebawah.
Manajemen sendiri bukan ilmu pasti yang dari jaman dahulu punya teori atau pakem yang sama sampai hari ini. Manajemen merupakan bidang ilmu dan kemampuan yang terus berkembang seiring perubahan yang terjadi pada manusia. Dari mulai perubahan sistem nilai, motivasi, penyerapan informasi, perilaku, sampai dengan teknologi.
Dengan segala perubahan yang terjadi, manajemen dituntut untuk dapat beradaptasi terhadap segala perubahan yang terjadi. Bisa dilihat bagaimana perkembangan layanan bahkan ruang tunggu yang ada di tempat praktek 20 atau 10 tahun yang lalu dengan hari ini. Hari ini banyak pengelola yang sudah berorientasi pada kenyamanan pasien, bukan hanya fokus terhadap pelayanan medis.
Berikut ini fungsi dari manajemen pada tempat praktik hari ini:
1. Mendukung Pekerjaan Klinisi
Hal pertama yang Baham Co. lakukan ketika masuk kedalam wilayah praktik dokter gigi adalah melakukan observasi pada beberapa tempat praktik. Dimana Baham Co. menemukan ada pekerjaan yang seharusnya tidak perlu dilakukan oleh tim klinis atau Baham Co. mengistilahkan dengan tim operasional. Seperti menuliskan kuitansi, membuat rekapitulasi, belanja bahan, sampai dengan melakukan penjadwalan pasien.
Pada salah satu tempat praktik yang Baham Co. tangani, mencoba membuat model sistem manajemen yang dapat mendukung kinerja tim operasional. Dimana waktu kerja pun dibedakan antara jam kerja dan jam praktik. Jam kerja merupakan waktu yang dilakukan sebelum dimulai jam praktik. Saat jam kerja tim manajemen akan memastikan dari mulai ketersediaan bahan, kesiapan alat kerja seperti kompresor, kelistrikan, air, pengecekan setiap fungsi dental unit, menyiapkan rekam medis sesuai jadwal hari tersebut, sampai dengan reminding pasien.
Jadi ketika terjadi sesuatu yang dapat menghambat operasional praktik, tim manajemen masih punya waktu 6 jam untuk mencari solusi atau membuat keputusan melakukan penjadwalan ulang pasien. Sebagai contoh ternyata kompresor mati atau pompa air bermasalah, tim manajemen akan mencari solusi dan memperkirakan apakah masalah bisa diselesaikan sebelum praktik dimulai atau harus menunggu teknisi.
Menuntut anggota tim untuk “segala bisa” memang akan meningkatkan produktivitas, namun membebankan pekerjaan yang tidak sesuai tugas utama, justru akan menghambat produktivitas.
Istilah burn out mungkin baru Anda dengar. Burn out adalah kondisi orang yang sudah tidak dapat mengerjakan tugas secara optimal dikarenakan kelebihan beban kerja. Dan hal ini sering terjadi dalam dunia medis.
Alih-alih melakukan efisiensi kerja dengan menambah beban kerja, justru tim operasional tidak efektif mengerjakan tugas yang utama. Itulah mengapa manajemen harus dapat menjadi pihak yang mendukung kerja klinis. sehingga tim yang terlibat langsung dengan tindakan dapat lebih fokus melakukan pelayanan medis secara maksimal.
2. Membuat Sistem yang Bisa Berjalan Otomatis
Kata otomatis terkesan terlalu ekstrim, seolah tempat praktik dapat berjalan secara auto pilot. Yang dimaksud sistem otomatis adalah pembuatan prosedur kerja yang sifatnya biasa dilakukan berulang-ulang.
Di dalam prosedur kerja bukan hanya terdapat urutan proses suatu pekerjaan, tetapi juga sampai dengan wewenang, tanggung jawab, serta alur komunikasi.
Sebagai contoh adalah pembuatan prosedur kerja untuk penjadwalan pasien. Ditulis dari mulai pasien meminta jadwal, pengecekan jadwal, kemudian konfirmasi kepada dokter atau/dan lab bila ada barang yang akan dipasang kepada pasien, sampai dengan cara komunikasi kepada pasien.
Sistem otomatis memiliki konteks ketika ada 1 orang pegawai yang tidak dapat hadir, suatu pekerjaan dapat dilakukan oleh pegawai yang lain, tanpa perlu perintah atau banyak pertanyaan sebelum melakukan pekerjaan.
Dengan pembuatan sistem akan memudahkan bila ada orang baru masuk, dapat lebih efisien dari sisi waktu pelatihan. Bentuk dari sistem otomatis bukan hanya pembuatan prosedur kerja, tapi juga sampai dengan tata letak penempatan barang-barang kerja, dibuat agar memudahkan pencarian saat hendak digunakan. Termasuk pemanfaatan teknologi seperti perangkat lunak untuk mengoptimalkan proses kerja di tempat praktik.
3. Mengakomodasi Kebutuhan Anggota Tim
Sekilas serupa dengan poin mendukung pekerjaan klinisi, namun yang dimaksud dengan mengakomodasi kebutuhan tim adalah kebutuhan yang sifatnya bisa diluar proses kerja tempat praktik.
Menyediakan kebutuhan anggota dalam tim merupakan tugas manajerial yang lebih jauh dalam memperhatikan setiap individu dalam tim. Lebih jauh karena konteks kebutuhan bukan berupa hal yang material, seperti kebutuhan akan motivasi kerja, nilai hidup, didengarkan, dihargai, dan hal lain yang sifatnya tidak terlihat.
Setiap individu dalam organisasi, memang dituntut untuk berperilaku secara profesional. Namun dengan mengetahui latar belakang apa yang membuat kinerja individu menurun atau meningkat, manajemen akan lebih mudah untuk menjaga tiap individu pada keadaan kinerja puncak.
Misal ada pegawai yang diperhatikan mengalami penurunan kinerja, bikin banyak kesalahan, sulit konsentrasi atau sering terlambat. Dengan menggali penyebab dari perubahan perilaku dan coba menawarkan solusi yang terbaik, pegawai tersebut akan merasa bahwa dirinya diperhatikan, sehingga akan berusaha memberikan yang terbaik pada organisasi bukan karena terpaksa tapi karena ada kebutuhan tertentu yang di akomodasi oleh tim manajemen.
Bentuk akomodasi kebutuhan individu yang paling sederhana adalah pemberian kompensasi waktu atau pengurangan beban kerja, bila ternyata ada pegawai yang sedang memiliki masalah di rumah atau ternyata sedang ada banyak tugas dari kampus sehingga sering datang terlambat.
4. Meningkatkan Kepuasan Pasien
Banyak tempat praktik yang masih berpikir sederhana dengan mengaitkan margin dengan jumlah kunjungan pasien, sehingga yang terpikir adalah bagaimana sebanyak mungkin mendapatkan pasien. Sehingga melakukan promosi seperti yang dilakukan bidang usaha diluar medis.
Sedangkan kenyataannya pasien merupakan sumber daya terbaik untuk mendapatkan pasien baru. Bahkan margin lebih bisa didapatkan ketika sepanjang umur pasien tersebut mempercayakan tindakan di suatu tempat praktik.
Dengan mengetahui penting nya kepuasan pasien dalam mendapatkan margin untuk jangka panjang. Maka tim manajemen yang harus melakukan observasi mengenai faktor apa saja yang membuat pasien puas atau tidak melakukan perawatan gigi di tempat Anda.
Tim klinis tidak akan optimal bila dibebankan untuk melakukan observasi, pengukuran, serta strategis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan karena waktu dan fokus utama mereka ada pada pelayanan yang berkaitan dengan medis.
Peran tim manajemen dalam meningkatkan kepuasan pelanggan adalah melakukan seluruh observasi proses pelayanan yang dialami oleh pasien dan meminta umpan balik langsung kepada pasien mengenai hal apa selama pelayanan yang membuat terkesan dan saran hal apa yang bisa manajemen lakukan untuk meningkatkan lagi pelayanan.
Seringkali karena berada di dalam proses klinis, manajemen tidak dapat melihat dari sisi pasien. Hal tersebut bisa dihindari dengan meminta pendapat langsung kepada pasien.
Setelah data dari umpan balik pasien didapat, kemudian manajemen menyusun strategi untuk meningkatkan kepuasan pasien, baik yang berkaitan dengan fasilitas di dalam tempat praktik, sistem pelayanan(penjadwalan, metode pembayaran), maupun dari cara tim klinis berkomunikasi dengan pasien. Selalu adakan pelatihan dan evaluasi dari setiap strategi yang dibangun.
5. Menjalin Kolaborasi dengan Pihak Lain
Kolaborasi dalam bidang apa pun penting dilakukan karena dapat mempermudah proses dan meningkatkan rasio keberhasilan suatu pekerjaan.
Dalam tempat praktik yang dimaksud dengan pihak lain adalah pihak diluar organisasi yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan praktik. Seperti pemasok alat dan bahan, lab, desainer grafis, tim teknologi informasi, konsultan, teknisi peralatan, sampai dengan otoritas kewilayahan(RT/RW).
Salah satu fungsi manajemen adalah mengorganisasi beragam pihak agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen bukan berarti pihak yang harus tau segala hal, melainkan pihak yang tau siapa yang tepat untuk melakukan suatu pekerjaan.
Untuk hal-hal yang bertujuan untuk pengembangan klinik tentu tidak dapat dilakukan hanya bertumpu kepada tim klinis, namun juga mengajak pihak lain yang lebih ahli pada bidangnya.
6. Melakukan Perbaikan Berkesinambungan
Never ending improvement atau dalam konsep manajemen Jepang disebut dengan Kaizen adalah suatu konsep filsafat mengenai hidup yang berfokus pada perbaikan terus menerus.
Bertolak belakang dengan kiasan: never fix what’s not broken.
Bahwa apa yang dilakukan terdahulu, selama tidak ada masalah yang berarti maka tidak perlu diadakan perbaikan, karena perbaikan belum tentu lebih baik dan akan menimbulkan risiko tersendiri.
Pemikiran pada paragraf tersebut justru akan menghambat perkembangan dan akhirnya tidak dapat menghadapi perubahan yang terjadi diluar. Mengenai cara organisasi menghadapi perubahan dapat dibaca pada artikel mengenal organisasi pembelajar.
Perbaikan dapat dilakukan bila hal inti dari proses pelayanan tempat praktik sudah dapat berjalan optimal atau otomatis. Sehingga bukan menambah masalah baru ketika masalah yang sedang terjadi belum terselesaikan.
Setelah tim manajemen dapat membuat sistem yang terbukti optimal, lakukan terus evaluasi dan mencari cara agar sistem yang telah dibangun bisa lebih efektif dan efisien. Selalu terbuka dengan hal baru dan tetap mengikuti perkembangan yang terjadi dalam dunia praktik.
Tim manajerial harus mampu untuk terus melakukan perbaikan yang berkenaan dengan sistem operasional praktik dan tim medis pun terus memperbaharui ilmu yang berkaitan dengan klinis.
Bila mengikuti teori klasik mengenai fungsi manajemen, ada singkatan POAC yang terdiri dari planning, organizing, actuating, dan controlling. Secara umum fungsi manajemen secara klasik masih berlaku, namun yang berubah hanya cara dan pendekatan untuk masa sekarang. Manajemen yang dulu kaku dan sifatnya dari atas ke bawah, hari ini manajemen sebagai pendukung yang dapat mengakomodasi kebutuhan dari bawah keatas.
Lebih khusus berbicara mengenai manajemen yang berada pada bidang medis, dimana sering terjadi pertentangan antara manajemen dan pelaksana medis. Keinginan manajemen sering tidak bisa diterapkan oleh pelaksana, di karena kan oleh kondisi yang tidak dilihat oleh tim manajemen, bahkan manajemen jarang berada di tempat pelayanan medis.
Meskipun manajemen adalah pihak yang tidak langsung berhadapan dengan pasien, namun manajemen harus mengerti mengenai proses yang terjadi dari pasien datang sampai dengan meninggalkan tempat praktik. Manajemen harus bisa membuat strategi dimana seluruh pihak yang terkait dengan proses praktik dari pasien, tenaga medis, teknisi, sampai pemasok dapat optimal menjalankan bagian nya.
Sekian artikel mengenai fungsi manajemen pada tempat praktik, semoga dapat bermanfaat.
Salam hangat,
