Hur vi höll en remote workshop med 18 personer i karantän
Bonnier News Tech har en ny strategi och i linje med den har vi påbörjat arbetet med att definiera hur vi inom UX och Design vill jobba tillsammans över varumärkena inom Bonnier News.
Så hur genomför man en workshop för 18 kollegor i karantän?
Det kan vara en utmaning i dessa tider att skapa samma känsla och produktivitet som en IRL-workshop kan ge. Vi beslöt oss för att ändå göra ett försök att samla alla våra UX:are och Designers från våra olika varumärken på Bonnier News till en 1,5-timmarsworkshop.
Vi började med att samla upp deltagarnas tankar kring risker och fördelar med ett potentiellt samarbete genom att skicka ut en enkät. På så vis kunde vi bygga workshopen utifrån deltagarnas behov.
Syfte och mål var definierat och kommunicerat tillsammans med instruktioner kring vilket verktyg vi skulle använda oss av, i god tid innan workshoptillfället så att alla var väl införstådda från start.
Uppgiften tillika målet med workshopen var att tillsammans formulera ett så kallat Mission & Vision Statement för de centrala initiativet vi dragit igång.
Vi inledde workshopen via ett gemensamt Google Hangout-möte som alla var uppkopplade till under hela workshopen, där vi började med en kortare check-in. Nästa punkt på agendan var att dela insikterna från enkäten vi skickat ut tidigare . Vi använde oss av det gemensamma Google Hangout-mötet för att återkommande stämma av med samtliga deltagare, uppdatera om tid och sammankalla alla. I sin kalenderinbjudan hade deltagarna även fått en länk till en board i Miro där det praktiska arbetet ägde rum. På denna board hade var och en av deltagarna en egen yta för att formulera sina egna post-its. När alla hade haft möjlighet att göra det bad vi dem följa den pil som löpte från ens individuella arbetsyta till en annan där de hittade den person de parats ihop med.
Längs pilen fanns en Google Hangout-länk till ett möte där paret, eller i vissa fall trion, kunde koppla upp sig för att diskutera sina respektive formuleringar och enas om en gemensam.
I nästa steg bad vi deltagarna zooma ut vyn i sin board för att upptäcka att de tillhörde en ruta. Nu skulle alla inom samma ruta sammanstråla för att diskutera vidare i en ny angiven Google Hangout-möteslänk. Sista av allt skulle de tillsammans formulera en slutversion av ett Mission & Vision Statement tillsammans med den grupp som hade samma färg på sin ruta, blå eller röd. Därefter återgick alla till det ursprungliga gemensamma Google Hangout-mötet för att redovisa och diskutera i storgrupp.
Så vad landade vi i?
Jo, vi lyckades kicka igång dialogen och samarbetet över varumärkesgränserna och fick äntligen sammanstråla i gemensamma diskussioner. Vi fick dessutom fram ett skarpt formulerat Mission & Vision Statement.
Vision
Vår gemenskap präglas av öppenhet, engagemang och transparens. Vi delar med oss av kunskap, erfarenhet och inspiration mellan varumärken. Tillsammans är vi starkare!
Mission
Vi erbjuder våra konsumenter en upplevelse i världsklass och en sömlös rörlighet över varumärkena inom Bonnier News.
Vi är i en levande process så inget är skrivet i sten utan längs med processen, när vi pratat mer om hur vi ska jobba tillsammans, finns chansen att gå tillbaka och justera detta om vi önskar.
Inför nästa workshop kommer vi ta med följande lärdomar:
- Mer tid för deltagarna att presentera sig själva.
- Mer tid för samtliga att presentera i stora gruppen.
- Även om länkarna för gruppsamtal fanns på plats på Miro-boarden var det till stor hjälp att även förtydliga och påminna med länkar i det gemensamma Google Hangout-mötet.
- Vi kommer vara fler som faciliterar så att vi kan vara mer närvarande i de mindre grupperna.
Avslutningsvis kan vi konstatera att responsen från deltagarna har varit positiv och det finns en enorm pepp att fortsätta arbetet med att definiera vilka vi är, hur vi vill jobba och vad som är viktigt för oss inom UX och Design på Bonnier News-nivå.
Vi håller er uppdaterade!
Frida Nyvinger & Linda Gomes
