Come lavora la Creative Company: il modello a T per le organizzazioni multidisciplinari

Quando si pensa ad una Agenzia di Comunicazione, in modo particolare in Italia, si danno spesso per assodati una serie di aspetti figli di una prassi ormai consolidata e da cui è, molte volte, difficile emanciparsi.

Si dà infatti per scontato che un’Agenzia debba garantire:

• Flessibilità, che vuol dire potersi attivare a tempo zero, di fatto annullando la pianificazione del lavoro
• Disponibilità, che si traduce nella reperibilità degli Account e del team agli orari più improbabili e per qualsiasi attività
• Economicità, cioè che faccia tanto a poco, che porta spesso a team composti da freelance e stagisti allo sbaraglio per poter avere tanta forza di fuoco ad un costo competitivo imposto

Sin dai primi passi di Caffeina, da imprenditori ci siamo sempre opposti a questa visione dell’agenzia, e abbiamo lavorato a testa bassa, forse con un po’ di ingenuità, convinti di poter riuscire a creare una realtà che fosse sì competitiva in questo settore complesso, ma anche al contempo ben organizzata, che consentisse un buon bilanciamento tra vita lavorativa e personale e soprattutto che garantisse stabilità ai nostri dipendenti.

E questo è uno dei motivi che ci ha spinto ad evolverci e definirci una Creative Company.

Con la crescita, soprattutto se rapida, è però spesso difficile mantenere saldo il timone e restare fedeli ai propri principi e alle aspirazioni da cui si parte.

Vedere aumentare velocemente il nostro organico, passato in poco più di due anni da 40 a 130 persone, ha messo a dura prova la capacità di restare coerenti con i principi che ci eravamo dati in partenza e ci ha portato a ritrovarci in un contesto decisamente distante da quello sempre voluto.

Ci siamo scoperti ad essere un’Agenzia caotica, con tante persone senza un’idea chiara del percorso professionale ed aziendale, e per questo con alto turnover. Un’agenzia più figlia delle richieste del mercato che di una strategia di evoluzione ben definita, tirati a destra e a manca dalle richieste dei nostri clienti, diventate al contempo gioia e dolore.

Molto, molto distante dal nostro obiettivo di partenza.

⚡ Change ⚡

Abbiamo dunque fatto per l’ennesima volta una cosa che, per fortuna, siamo ormai abituati a fare. Abbiamo deciso di fare reset.

Non un “semplice” modificare dei flussi, darci nuove regole che sostituissero le precedenti o creare nuovi ruoli che prima non c’erano.

Abbiamo deciso che era necessario un cambiamento radicale del nostro modo di intendere l’azienda ed il coinvolgimento delle nostre persone.

E per fare questo conosciamo una sola strada: quella che prevede un percorso fatto di studio, dialogo con tutte le parti in gioco, analisi, ancora studio, e infine quella del disegno di un mondo nuovo e migliore (auspicabilmente).

Il primo passo, fondamentale, è stato quello di costruire una prima linea composta da manager provenienti dalle migliori agenzie italiane e internazionali. Persone che hanno sposato il nostro ideale di azienda ed hanno creduto nella possibilità di creare un modello che fosse al contempo sostenibile e di successo.

A seguito di un percorso di razionalizzazione effettuato da tutto il Management Team, dopo aver approfondito il panorama competitivo nazionale e internazionale e aver analizzato feedback provenienti dai clienti e da ogni parte dell’organizzazione, siamo arrivati a condensare i nostri obiettivi nei seguenti punti:

• Riduzione del tempo dedicato all’organizzazione del lavoro
• Incremento del livello di soddisfazione delle nostre persone
• Ideazione e crafting di progetti multidisciplinari e innovativi
• Aumento del livello di servizio offerto ai nostri clienti

Si tratta di 4 obiettivi di fondamentale importanza, individuati a seguito di un grande sforzo comune, che ci hanno aiutato ad orientarci nella scelta tra ciò che sarebbe potuto essere più o meno adatto a noi.

Una volta definite le basi del nostro modello abbiamo avviato una fase di ricerca legata alle tematiche dell’efficienza, dell’organizzazione aziendale e della contaminazione tra discipline diverse.

Abbiamo studiato come lavorano aziende di prodotto, grandi multinazionali, agenzie internazionali e locali, ed abbiamo cercato di trarne spunti e indicazioni per progettare la nuova Caffeina.

⚡ Come abbiamo costruito la nuova Caffeina? ⚡

Il risultato di questo percorso è stato un modello basato su nuclei di lavoro multidisciplinari, chiamati Hexa Team, costituiti da 6 figure professionali:

• Account Manager
• Copywriter
• Art Director
• Strategic Planner
• Experience Designer
• Creative Technologist

Il lavoro di questi team si basa su tre principi fondamentali:

• Gli Hexa Team non vengono assemblati in occasione di gare e progetti, ma lavorano sempre insieme, anche grazie all’ambiente che abbiamo creato per loro.
• Agli Hexa Team vengono assegnati dei brand su cui lavorare continuativamente e su ogni aspetto della comunicazione della marca.
• Questi team gestiscono autonomamente il proprio tempo e quando non hanno progettualità assegnate dai loro clienti lavorano per proporne di nuove, coerenti con la conoscenza, costruita nel tempo, dei brand in loro gestione.

Gli Hexa Team hanno poi a disposizione una serie di strutture verticali, chiamate Creator Line, cui possono appoggiarsi per le fasi di progettazione ed esecuzione. Al momento in Caffeina sono presenti le seguenti Line:

• Production — Una Casa di Produzione interna che gestisce direttamente le produzioni e/o coordina CdP esterne
• Content — Una Unit per la creazione di contenuti continuativi per i brand (per Social Media, Website, DEM, Podcast, etc.)
• Media Strategy — Un centro media digitale che pianifica direttamente +5M di euro all’anno di budget con obiettivi di Awareness e Performance
• Product Management — Un gruppo di persone esperte nel coordinamento di progetti complessi e continuativi, spesso di natura digitale e tecnologica
• Product Development — Un team di development interno che lavora come una software house
• UX/UI Design — Un team di UX Designer, UI Designer e Service Designer che sviluppa design per prodotti e servizi digitali

Questo è estremamente importante perché consente di fatto di creare un modello a “T” che fa leva su una conoscenza orizzontale necessaria a un marketing contemporaneo, grazie alle competenze di ciascuno dei membri degli Hexa Team, e offre una capacità di execution verticale potendo attingere in qualsiasi momento alle competenze specifiche di ogni Creator Line.

Infatti, in occasione di ogni progetto, persone delle Creator Line necessarie all’execution sono riunite in team di progetto temporanei chiamati Circle, sotto la diretta supervisione dell’Hexa Team di riferimento, che segue e coordina tutte le attività gestite da Caffeina per un Cliente.

⚡ Opportunity ⚡

Abbiamo sottolineato quanto Caffeina creda sinceramente nella creazione di un modello di lavoro che possa risultare più efficace e sostenibile.

E siamo convinti che questa organizzazione sia la chiave di volta per poterlo raggiungere e, soprattutto, renderlo scalabile nel tempo e nello spazio (oggi operiamo su 3 sedi, e su tutte siamo riusciti a replicare validamente questo modello).

L’idea di poter creare progetti innovativi e multidisciplinari, in maniera sana e sostenibile, ci entusiasma e ci guida ogni giorno di più.

⚡ Impact ⚡

Come già indicato, l’organizzazione è stata pensata per raggiungere degli obiettivi ben precisi. È ancora presto per poter avere dei cambiamenti concreti e misurabili, ma per ciascuno dei nostri obiettivi abbiamo settato un KPI principale, assieme ad alcuni secondari, che teniamo monitorato e stiamo già cogliendo dei trend positivi su ognuno di questi.

Riduzione del tempo dedicato all’organizzazione del lavoro

• KPI: fatturato per testa
• How: grazie alla decentralizzazione della pianificazione del lavoro oggi i team sono autonomi nella gestione del proprio tempo e questo evita di avere una “corsa” alle risorse disponibili e soprattutto permette una migliore gestione dei tempi di disallocazione, visto che la responsabilità del tempo di ciascuno è di un coordinatore continuativo consapevole delle progettualità, e non centralizzata.

Incremento del livello di soddisfazione delle nostre persone

• KPI: tasso di retention dei nostri talenti
• How: grazie all’assegnazione di brand ad ogni Hexa Team ed alla stabilità degli stessi si stanno creando dinamiche di cooperazione che aumentano lo spirito di gruppo e soprattutto fanno sentire il team pienamente responsabile delle attività di un brand a 360°, portandoli ad identificarsi nelle necessità, negli obiettivi e nei problemi dei manager con cui lavorano. La consapevolezza di poter essere determinanti e l’autonomia nel prendere decisioni sono la chiave per stare bene in un posto di lavoro.

Ideazione e crafting di progetti multidisciplinari e innovativi

• KPI: tasso vittoria gare
• How: poter analizzare ogni problema di business attraverso una struttura con all’interno competenze molto diverse e soprattutto potervi accedere in qualsiasi momento, senza dover ricorrere ad allocazioni e senza dovere superare una “distanza” anche solo fisica, che a volte diventa una barriera insormontabile, sta consentendo ad ogni persona degli Hexa Team di cogliere il valore della diversità. Valore che si sta diffondendo rapidamente in tutti i nostri progetti, che sono per la prima volta realmente integrati, sin dal momento in cui vengono ideati.

Aumento del livello di servizio offerto ai nostri clienti

• KPI: livello della Customer Satisfaction
• How: oggi un cliente di Caffeina ha punti di riferimento chiari e può contare su persone che lavorano in ottica continuativa su di lui, ne conoscono limiti e obiettivi, possono garantire la trasmissione delle informazioni e il mantenimento della conoscenza anche quando una risorsa se ne va, senza disperdere il capitale informativo che questa portava con sé.

⚡ Future ⚡

Una sfida imprenditoriale e manageriale come quella che abbiamo avviato ovviamente non può esaurirsi al disegno di un’organizzazione, ma deve proseguire con la definizione di una metodologia di lavoro che insegni a chi è oggi in Caffeina, e a chi si unirà a noi nei prossimi anni, come lavorare insieme e come interpretare in maniera multidisciplinare e collaborativa una progettualità che altrove viene spezzettata all’origine e gestita da team diversi che lavorano in modalità silos.

Questa è senza dubbio la sfida più grande che ci troveremo a gestire nel prossimo futuro.

Abbiamo grandi ambizioni e una di queste è quella di creare una cultura, un lessico ed una metodologia che siano forti, identificativi e condivisi all’interno dell’azienda.

Siamo riusciti a fare un buon lavoro quando abbiamo definito i valori fondanti dell’azienda, dato che oggi ispirano tutto il nostro processo di recruiting e di valutazione , ma ora la sfida è quella di portare lo stesso approccio nel metodo di lavoro per fare in modo che tutte le nostre persone siano perfettamente in grado di riconoscersi e riunirsi attorno a un tavolo di lavoro avendo già chiaro il proprio ruolo, il contributo che possono aspettarsi dagli altri e conoscendo tutte le fasi progettuali che si dovranno attraversare.

Il tutto con il piacere e la soddisfazione di poterlo fare in Caffeina.

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