Da 13 a 130: cosa abbiamo imparato facendo HR in Caffeina.

Questa storia inizia parlando di una Caffeina di non molti anni fa, ma estremamente diversa da quella di oggi.

Nel 2016 Caffeina era un’azienda di piccole dimensioni, con un’organizzazione relativamente piatta e flessibile. Viveva ancora dell’aura tipica dei primi anni, una fase a crescita rapida dove la cultura aziendale si era formata e rafforzata quasi spontaneamente.

Stavamo però entrando in una fase di maturità diversa.

Diversi segnali si erano infatti affacciati tra la fine del 2016 e l’inizio del 2017.

• Il team era sempre più perplesso e demotivato dai criteri alla base di scatti e avanzamenti economici. In effetti, Caffeina aveva sempre condiviso i suoi risultati riconoscendo un miglioramento economico al proprio team, ma in quell’occasione capimmo che dovevano essere studiati e programmati con metodo.
• C’era una distanza crescente tra il team e la leadership dell’azienda: alcune responsabilità e scelte non erano state delegate e gestite in modo efficace, con ripercussioni sul clima aziendale. Un segnale inequivocabile riguardava proprio un emblema di quel periodo di crescita, cioè le gare vinte: erano vissute con ansia, più che con entusiasmo.

C’era il rischio d’intaccare la fiducia reciproca tra le persone e quella verso Caffeina.
Non potevamo permettercelo.

Why

Ci trovavamo di fronte ad un bivio tra due concezioni d’azienda agli antipodi.

Da una parte, potevamo scegliere d’ignorare il problema.
Avremmo negoziato aumenti su richiesta, senza solidi criteri ma a colpi di controfferte. Una scelta di breve, che avrebbe sopito per un po’ il problema, nell’attesa che l’inevitabile turnover facesse il resto. Forse ci saremmo risparmiati un po’ di grattacapi, ma non sarebbe stata una scelta sostenibile. Ma c’era di più: non avremmo tenuto fede ai nostri valori, che proprio in quel periodo iniziavano a prendere forma. Non nutri il talento, non hai impatto tangibile e durevole se non c’è un impegno reciproco tra persona e azienda.

Con il senno di poi, anzi, credo proprio che il percorso descritto in questo articolo, e i problemi che ci ha messo di fronte, siano stati il detonatore per arrivare ad esplicitare i valori di Caffeina.

Abbiamo scelto quindi di evolvere e di ripartire dalla filosofia dell’azienda che volevamo costruire.

Change

Ci siamo approcciati a questa sfida in un modo analogo da quello che, pochi mesi fa, ci ha portato a disegnare l’Italian Creative Company e il nostro framework di lavoro.

Abbiamo studiato per mesi, individuato benchmark, mixato manualistica manageriale, approcci di multinazionali della consulenza e di agenzie maestre del crafting creativo, preso ispirazione da deck molto conosciuti come quello di Netflix e da altri un po’ meno celebri ma molto solidi come quello di Black Rock.

Abbiamo disegnato delle soluzioni e poi le abbiamo spiegate a tutti, ad ogni team e ad ogni persona, in una serie di meeting in piena estate 2017.

Avevamo due vantaggi: potevamo scrivere un sistema nostro, da zero, e tutto il team aveva aspettative ed era pronto ad accoglierlo.

How

Il risultato è stato un framework HR originale che oggi mette a sistema due variabili fondamentali nel nostro lavoro: Quality e Delivery.

Ogni Manager valuta i membri del suo team su queste dimensioni, rispondendo a due domande estremamente semplici:

• Ha lavorato bene?
• Si è impegnato/a al massimo?

Entrambe le valutazioni sono settimanali, perché non vogliamo che i feedback si stratifichino e che quelli più recenti ci influenzino troppo.

Le domande sono molto dirette, quasi da “gut feeling”. L’intento è chiaro: vogliamo che il responsabile non si dedichi ad una valutazione tecnica ogni settimana, ma dia voce alla sua esperienza, a una conclusione che gli episodi della settimana gli hanno permesso di formarsi.

E se le informazioni non fossero sufficienti?

Beh, è proprio qui che entra in gioco “il lavoro di un Manager”:

“[The Manager’s] opinions, feelings, and judgments are what the appraisal process demands. Managers are paid to make judgments even when — or particularly when — all of the facts are not available”.

How to Be Good at Performance Appraisals: Simple, Effective, Done Right; Dick Grote; Harvard Business Review

Il Manager però non è solo, ma affiancato dal Project Leader, chiamato a valutare le stesse variabili. In questo modo volevamo eliminare ogni cono d’ombra, tipico di quando il Manager non ha sott’occhio tutti i dettagli di ogni progetto e il Project Leader non può cogliere tutte le sfumature di una professione.

Questa analisi è completata da una Peer Review, dove 5 colleghi, scelti dal Manager e dalle HR, danno un feedback su un set di soft skill, legate all’attitudine a dare un contributo originale e a perseverare con tenacia e ottimismo.

Tutto è sintetizzato in una scala numerica da 1 (Lontano dalle aspettative) a 4 (Sopra le aspettative), che permette di dare una valutazione quantitativa ad impressioni che altrimenti sarebbero pura opinione.

Ogni quattro mesi, in un incontro di review tra persona, Manager ed HR, si ripercorrono le valutazioni, sempre ricordando che non si osserva una persona, ma un periodo di tempo.

Opportunity

La grande opportunità era quella di trasformare un momento di crisi dell’azienda in un trampolino di rilancio, scommettendo su quelli che sono sempre stati degli assi portanti di Caffeina: team e organizzazione.

Impact

A distanza di due anni possiamo fare un bilancio, e crediamo che il Framework HR di Caffeina stia funzionando.

È apprezzato trasversalmente, dentro e fuori dall’azienda, per grado di apertura e chiarezza del feedback. Personalmente, mi è capitato spesso di vedere reazioni stupite da parte di persone appena entrate in Caffeina, soprattutto se con una certa esperienza nel nostro settore.

Ha generato fiducia verso Caffeina e le sue HR, e permesso di gestire con stabilità percorsi di carriera per 2 anni e più di 100 persone.

Un altro punto di merito è stata la grande coerenza: molto di rado i pensieri di un Manager e dei Project Leader sono stati distanti, o le Peer Review hanno generato sorprese.

Abbiamo costruito un osservatorio, che con mia sorpresa si è rivelato apprezzato anche in quei casi in cui è stato più difficile — o purtroppo non possibile — integrarsi con successo nei meccanismi di Caffeina. Il feedback costante e oggettivo ha permesso di chiarire fin da subito aspettative, incomprensioni o dubbi.

Questo framework ha richiesto un grande lavoro di impostazione, ma un impegno ancora più importante per la sua gestione.

Qualche dato: in un anno abbiamo processato 6.350 valutazioni verticali, 1.715 Peer Reviews e più di 350 colloqui con HR e Linea.

Non sarebbe stato possibile senza il duro lavoro e l’impegno di Roberta, affiancata poi da Maria Chiara.

Tutto bene quindi? Eh no, altrimenti dov’è il “Welcoming Change?”.

Questa è stata la “Fase 1”. Ora inizia la Fase 2.

Future

Serve un tagliando. Make no mistakes: non abbiamo mai smesso di fare test, come aver tolto l’anonimato alle Peer Review.

Oggi però serve qualcosa di più di una revisione, ma un ridisegno di tutto il sistema, che traghetti Caffeina e le sue HR nell’era dell’Italian Creative Company.

Siamo già al lavoro iniziando, tanto per cambiare, da tanto studio.

Questa volta però partiamo in vantaggio, perché abbiamo due anni di storico, di esperienza e di esperimenti.

In occasione dell’ultimo giro di review, per esempio, abbiamo fatto un sondaggio chiedendo a tutti quale fosse la percezione a livello di visione d’area, di flussi di lavoro, di qualità dell’output. È stato utile per tastare il polso di questi mesi di riorganizzazione.

Ma non solo: abbiamo indagato cosa generi soddisfazione e frustrazione in ogni membro del team, chiedendo di concentrarsi su episodi specifici.

Con questo approccio che vogliamo creare il nostro futuro. È vero, Caffeina è cambiata tanto in soli tre anni. Sono convinto che la Caffeina del futuro sarà figlia delle scelte che iniziamo a fare oggi.

Chiudo, allora, rivolgendomi a te che stai leggendo, dentro e soprattutto fuori da Caffeina: se hai domande, curiosità, critiche, una grande intuizione che secondo te dovremmo assolutamente considerare, una best practice stellare o vuoi segnalarci un articolo o un libro… scrivici!

Noi cercheremo di tenere tutti aggiornati su come vanno le cose!

Stay tuned!