Kupas Tuntas Pekerjaan Seorang Document Engineer
Document Engineer merupakan salah satu job role yang tergolong baru dan belum terlalu booming di dunia digital. Pekerjaan tersebut masih kalah tren dibanding Backend Developer, Frontend Developer, dan UX Researcher. Walau sudah satu tahun bekerja di Codex, masih saja ada yang bertanya pada saya:
Eka sebagai Document Engineer ngapain sih kerjanya?
Apa yang dibuat oleh Document Engineer seperti Eka?
Setelah dijelaskan pun, mereka biasanya akan kaget dan bertanya. Memang ada ya pekerjaan seperti itu?
Padahal, beberapa tugas atau job description dari Document Engineer itu sebenarnya sudah ada di beberapa perusahaan digital. Contohnya adalah perencanaan journey dari awal yang biasanya dilakukan oleh seorang System Analyst, serta pembuatan dokumentasi tentang bagaimana sebuah produk dibuat dan digunakan yang biasanya dilakukan oleh Technical Writer. Dua tugas tersebut kini bisa dikerjakan oleh seorang Document Engineer.
Hal ini diamini oleh Rayhan, Software Quality Assurance Engineer di Codex yang sebelumnya pernah bekerja sebagai System Analyst. Menurutnya, tugas Document Engineer di Codex sangat mirip dengan System Analyst di perusahaan lain.
“Namun, cakupan Document Engineer di Codex itu lebih luas. Di sini, pekerjaan mereka mengarah ke pengembangan model bisnis, journey pengguna, dan benar-benar ikut dalam setiap kegiatan pengembangan produk. Dengan begitu, mereka dapat menjadi penentu kebijakan sekaligus pintu gerbang pengembangan produk itu sendiri,” ujar Rayhan.
Dengan statusnya sebagai jenis pekerjaan yang belum terlalu booming, wajar jika ada banyak pertanyaan mengenai pekerjaan sebagai Document Engineer. Tak sedikit yang mengira bahwa tugas Document Engineer itu hanya membuat, mengelola, dan menyimpan semua dokumen yang ada, seolah tidak mempunyai tujuan spesifik.
Dua dari tiga orang di Codex yang saya tanya, mengaku belum mengetahui apa pekerjaan seorang Document Engineer sebelum mereka masuk ke Codex. Bahkan ada beberapa orang yang mengeluh bahwa pekerjaan Document Engineer seperti tidak mempunyai standar, sehingga tidak jelas dokumen apa saja yang harus mereka sediakan.
Untuk menjawab pertanyaan dan keluhan tersebut, saya coba berdiskusi dengan beberapa rekan di Codex, baik yang sama-sama merupakan Document Engineer maupun yang berasal dari posisi lain. Inilah rangkuman dari jawaban-jawaban mereka.
Apa saja sih yang dilakukan seorang Document Engineer?
Document Engineer sebenarnya memiliki beberapa cakupan pekerjaan, mulai dari membuat dokumentasi proses pengembangan produk hingga dokumentasi dari produk itu sendiri.
Beberapa dokumen yang bisa dibuat oleh Document Engineer, adalah:
- Gathering Requirement
- System Requirement
- Use Case
- Activity Diagram
- Sequence Diagram
- API Contract
- API Documentation
- ERD/Skema Database
- Database Understanding
- Application Service Mapping Documentation
- User Guide
- Report Scrum Event (Daily Standup, Review, Retrospective)
Penjelasan lebih lengkap tentang apa saja yang bisa dilakukan oleh seorang Document Engineer bisa kamu lihat di artikel ini.
Namun, Codex sendiri saat ini baru fokus pada dokumentasi proses dan beberapa poin dari dokumentasi produk (untuk detailnya bisa dibaca pada artikel sebelumnya).
Seberapa penting dokumentasi produk?
Di dalam Agile Manifesto, ada salah satu bagian yang mengatakan Working Software Over Comprehensive Documentation. Ini artinya membuat produk dan mengirimkannya kepada para stakeholder secara cepat, lebih diutamakan daripada kegiatan yang berhubungan dengan dokumen.
Lalu bagaimana dengan dokumentasi?
Apakah nilai kepentingannya menjadi turun?
Dokumentasi tentu masih memiliki peranan yang penting. Mengapa? Karena bila tidak ada dokumen yang bisa dijadikan acuan bagi para developer dan desainer dalam pengembangan sebuah produk, akan timbul ketidakjelasan kebutuhan produk.
Selain itu, dokumentasi juga mempunyai beberapa peranan penting lainnya:
- Meningkatkan efisiensi waktu dalam pendistribusian informasi kepada seluruh anggota skuad
- Mencegah miskomunikasi antara anggota skuad
- Memberi pemahaman menyeluruh (high level) kepada manajemen terkait produk yang dikembangkan
- Mempermudah proses pengecekan produk oleh Software Quality Assurance Engineer
- Membantu proses masuk (onboarding) anggota skuad baru
- Sebagai landasan pengembangan produk yang sudah ada
- Memperjelas informasi dan journey dari sebuah produk
Ciri-ciri Document Engineer yang baik
Seperti yang terjadi pada jenis pekerjaan yang lain, tidak semua Document Engineer mempunyai kemampuan yang optimal. Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri seorang Document Engineer yang baik dan bisa memberikan dampak yang positif kepada tim.
- Aktif dalam skuad
- Cepat dan tepat dalam membuat dokumen
- Aktif melakukan komunikasi dan kolaborasi dengan anggota skuad lain
- Menjalankan standarisasi yang ada
- Meningkatkan kualitas dokumen yang dibuat
Hal yang harus dihindari oleh Document Engineer
Di dunia nyata, ada beberapa kasus yang membuat pekerjaan seorang Document Engineer tidak efektif, antara lain:
- Document Engineer tidak aktif dalam skuad, sehingga menyebabkan banyak miskomunikasi.
- Document Engineer lambat membuat dokumentasi, sehingga seorang developer yang ingin mengerjakan sesuatu di luar jam kerja, terpaksa harus menghubungi developer lain. Padahal, bila sang Document Engineer telah membuat dokumentasi yang baik, developer tersebut cukup membaca dokumentasi yang telah dibuat saja.
- Kolaborasi yang kurang baik dengan tim lain seperti Frontend Developer dalam membuat dokumentasi komponen yang mereka gunakan. Apabila hal itu berjalan baik, proses masuknya (onboarding) tim Frontend Developer baru akan berjalan dengan lebih mudah.
“Teamwork begins by building trust. And the only way to do that is to overcome our need for invulnerability.” — Patrick Lencioni
Demikian beberapa pengalaman yang saya dapat selama menjadi Document Engineer di Codex. Semoga ini bisa menjadi inspirasi dan menjadi motivasi diri saya dan kalian untuk terus belajar menjadi lebih baik.
