Lingkup Kerja Document Engineer dalam Sebuah Tim Scrum

Pada kesempatan sebelumnya, saya telah menceritakan mengenai apa itu Document Engineer. Sekarang saya akan menyampaikan pengalaman dari beberapa document engineer yang ada pada sebuah chapter yang bernama DEV.

DEV sendiri berada di bawah naungan divisi MDD (Media and Digital Department). Saat ini, ada 13 orang document engineer di DEV, yang tersebar ke berbagai skuat. Para Document Engineer tersebut tentu memiliki pengalaman yang berbeda-beda.

Tugas dari Document Engineer dalam sebuah pekerjaan, sebenarnya hampir sama dengan System Analyst. Namun faktanya, alur kerja Document Engineer di DEV sendiri belum terdefinisi dengan jelas, sehingga sering membingungkan para document engineer yang baru bergabung.

Bahkan untuk sekarang saja, DEV belum secara resmi memilih pemimpin (lead) untuk Document Engineer per juni 2019. Ya, dari sini kemudian muncul kegalauan sesama Document Engineer, terlebih lagi apabila kami dibandingkan dengan skuat lain (harap maklum saja, karena rumput tetangga biasanya memang terlihat lebih indah, hehehe 🤣🤣🤣🤣).

Jadi sebenarnya apa saja sih yang dilakukan oleh Document Engineer?

Proses Scrum dalam Sebuah Tim Scrum photo by startup-speakup.com

Untuk menjelaskan hal tersebut, saya pun coba mencari tahu alur dan lingkup kerja yang ideal bagi seorang Document Engineer dalam tim Scrum. Saya mempelajarinya dari pengalaman saya dan rekan-rekan sesama Document Engineer, serta para senior yang telah cukup sering bergabung dalam beberapa skuat dan proyek. Berikut ini kesimpulan saya:

1. Idealnya, Document Engineer yang ditunjuk untuk bergabung dalam sebuah skuat harus masuk sejak awal pengembangan proyek, bukan di tengah atau bahkan di akhir proyek.
2. Document Engineer harus mengikuti semua proses perencanaan kebutuhan proyek bersama PO (Product Owner), stakeholder dan researcher. Proses ini sangat penting, karena dengan begitu Document Engineer dapat memahami proses bisnis dalam pengembangan sebuah aplikasi.
3. Proses bisnis tersebut kemudian akan dijabarkan menjadi main flow dan use case. Apabila para Document Engineer telah memahami proses bisnis tersebut, maka mereka akan dapat menjabarkan secara detail flow dan data yang dibutuhkan, sehingga dapat membantu para developer.
4. Setelah mengikuti diskusi bersama PO dan stakeholder, selanjutnya Document Engineer bisa berdiskusi dengan seluruh anggota skuat untuk mendefinisikan hal teknis dan non-teknis terkait aplikasi yang akan dikembangkan. Kegiatan seperti ini biasanya disebut dengan planning.
5. Dari hasil planning tersebut, para anggota skuat akan membuat kesepakatan yang biasa disebut dengan kontrak. Dengan begitu, semua anggota skuat akan memiliki pemikiran yang sama mengenai produk yang akan dikembangkan. Ya, walaupun kontrak yang dibuat juga mungkin masih bisa diubah, apalagi jika hanya berbentuk coretan tangan. Kegiatan planning biasanya akan diiringi dengan grooming, yaitu pendefinisian seluruh tugas yang akan dilakukan setiap anggota tim saat Sprint dimulai.
6. Ketika Sprint dimulai, semua anggota tim harus mengerjakan apa yang telah disepakati saat planning dan grooming berdasarkan posisi mereka masing-masing.

Untuk document engineer sendiri, ada beberapa hal yang dapat dikerjakan saat Sprint sedang berjalan:

1. Membuat SAD (Software Architecture Document) yang menggambarkan tinjauan arsitektur menyeluruh dari sistem.
2. Membuat class diagram atau skema database, sebagai landasan dan dokumentasi dari tabel database yang akan dibuat oleh backend developer. Hal ini kemudian dijabarkan menjadi Document Database Understanding.
3. Membuat Activity Diagram yang dapat diselaraskan dengan design yang dibuat oleh UI Designer.
4. Membuat Sequence Diagram yang dapat dilihat oleh developer sebagai panduan mereka. Selain itu Document Engineer juga membuat kontrak serta dokumentasi API, yang dapat menjadi penghubung antara back-end dan front-end developer, bahkan dapat juga digunakan oleh pihak eksternal yang membutuhkan.
5. Membuat dokumentasi API yang dijabarkan menjadi Document API Understanding.
6. Membuat User Guide, sebagai panduan penggunaan website nantinya.
7. Membuat dokumentasi Scrum Event, seperti laporan stand up, hasil review dan retrospective.
8. Mencatat berbagai hal yang bisa dijadikan bahan diskusi saat planning.

Contoh Dokumentasi yang telah dibuat oleh Document Engineer

Menurut saya, secara teori apa yang dijelaskan di atas merupakan pekerjaan yang sangat ideal bagi seorang Document Engineer. Namun, dalam praktiknya sering kali terjadi sedikit penyimpangan dan penyesuaian dengan kebiasaan tim dalam bekerja. Sehingga, jika telah terjadi sedikit penyimpangan, kita sebagai anggota skuat perlu saling mengingatkan satu sama lain :)

Nantikan episode-episode kehidupan seorang Document Engineer di artikel selanjutnya 😂

Cheers …

Memulai Peran sebagai Product Owner dalam Pengembangan Produk Digital