Menentukan Prioritas Kerja dengan Matriks Eisenhower
Sudah berapa lama kita mulai melakukan WFH (Work From Home)? Yaa, CODEX sudah 19 bulan full WFH sejak 13 maret 2020. Semenjak WFH banyak kebiasaan baru yang muncul, seperti diskusi online, membuat laporan online, dan beberapa hal lain yang juga dilakukan secara online.
Seiring berjalan waktu banyak hal yang kurang baik muncul, seperti harus melakukan paralel meeting dan multitasking. Nah, saat terpaksa menghadapi situasi yang kurang baik seperti ini, bukan kemampuan melaksanakan pekerjaan yang diuji, tetapi kemampuan untuk memilah mana pekerjaan yang benar-benar mendesak, mana pekerjaan yang penting, dan mana pekerjaan yang tidak mendesak juga tidak penting.
Salah satu acuan yang dapat membantu kamu untuk memilah pekerjaan ini adalah matriks Eisenhower.
Matriks Eisenhower adalah sebuah metode untuk memprioritaskan tugas berdasarkan kepentingannya, di mana dapat membantu menentukan kegiatan yang penting dan kegiatan yang tidak layak dilakukan. Metode ini dicetuskan oleh mantan Presiden Amerika Serikat Eisenhower, Dwight David Eisenhower.
Matriks Eisenhower terbagi 4 kuadran, sebagai berikut:
- Do (penting dan mendesak)
Tugas-tugas yang masuk ke dalam kuadran ini adalah tugas yang harus dikerjakan sesegera mungkin. Jika tidak, akan memberikan efek langsung pada tujuan dan bisnis. Tugas ini biasanya memiliki deadline yang jelas dan konsekuensi yang signifikan. - Decide (penting tetapi tidak mendesak)
Tugas dalam kuadran ini adalah tugas yang penting tetapi secara deadline pengerjaannya tidak mendesak seperti kuadran sebelumnya dan bisa dijadwalkan terlebih dahulu. - Delegate (mendesak tapi tidak penting)
Tidak penting di sini bukan berarti tidak layak untuk dikerjakan, tetapi bisa didelegasikan ke teman atau anggota tim yang memiliki kemampuan untuk mengatasinya sehingga kamu dapat fokus mengerjakan tugas yang lain. Namun, setiap progres harus dapat dipantau dan dipastikan berjalan dengan baik dan selaras (on track). - Delete (tidak penting dan tidak mendesak)
Sesuatu yang harus dihapus dan ditinggalkan adalah hal-hal yang mengalihkan fokus, tetapi tidak menambahkan nilai jika dikerjakan.
Dalam kegiatan bekerja sehari-hari, kamu dapat implementasi matriks ini untuk membantumu lebih produktif, mengelola stres, dan fokus sehingga dapat menghindari hal-hal yang mengharuskan kamu untuk multitasking ataupun paralel meeting. Adapun yang dapat dilakukan sebagai berikut.
- Membuat daftar tugas yang akan dikerjakan
- Menentukan batasan tugas yang dapat dikerjakan pada setiap kuadran
- Tanyakan kepada diri sendiri, apakah tugas tersebut layak dikerjakan?
- Menggunakan teknik podomoro untuk fokus ke suatu tugas
- Rencanakan tugas di sore sebelumnya dan review tugas tersebut di pagi hari
- Hilangkan gangguan, jangan biarkan hal lain mengganggu prioritasmu
- Gunakan alat yang dapat menghilangkan kebiasaan buruk yang mengganggu fokus
- Tetap mengikuti progres dari tugas yang didelegasikan
- Tidak menunda tugas serta tidak berlebihan pada suatu tugas
Selain dalam kegiatan sehari-hari, matriks Eisenhower ini juga penting untuk diimplementasikan dalam pengembangan sebuah product. Hal ini karena kamu tidak dapat mengerjakan semua permasalahan sekaligus dalam waktu yang sama. Ada pertimbangan berbagai faktor seperti manpower, budget, dan fokus.
Maka dari itu, diperlukan pengelompokan masalah menggunakan matriks ini, agar semua permasalahan bisa diatasi berdasarkan kepentingannya dan dipantau perkembangannya.
Sebenarnya sejak dulu secara tidak sadar, kamu telah sering menerapkan matriks Eisenhower ini pada kehidupanmu. Misalnya sewaktu sekolah, ketika kamu diberikan PR (Pekerjaan Rumah). Nah, secara tidak sadar kamu mengerjakan PR yang akan dikumpulkan terlebih dahulu, sedangkan PR yang deadlinenya masih lama akan dikerjakan nanti. Dari hal tersebut kamu sudah mengimplementasikan tugas di kuadran Do dan Decide dengan berbagai aspek pertimbangan.
Lantas, apakah kamu akan menggunakan matriks Eisenhower untuk membantu menentukan prioritasmu?
