Hoe wij brainstormen vanuit ons kot, met Excel
Met Creative Lab slagen we erin om ook in quarantaine te blijven brainstormen, en daar gebruiken we spreadsheets voor.
Een groot deel van onze job bij Creative Lab bestaat uit ideeën genereren. Brainstormen dus. Daar hebben we veel methodes voor, maar minimaal hebben we wel liefst één groot bord, en post-its, belachelijk veel post-its.
Maar net als de rest van het land werken we sinds de corona-quarantaine met zijn allen thuis. Allemaal braafjes in ons kot. (Al maken we ons “kot” tijdens een videocall soms dat tikje exotischer in de achtergrond, ter vermaak van onze collega’s.)
Maar hoe moeten we dan in godsnaam in groep brainstormen?
Er worden tegenwoordig massaal tips geschreven en gedeeld over hoe je tijdens de quarantaine toch contact kunt houden met je collega’s, hoe je online vergadert, en zelfs hoe je die vergaderingen in goede banen leidt. Maar een werkbaar alternatief voor een brainstormsessie zagen we nog niet passeren. Dus gingen we er zelf naar op zoek.
We probeerden een aantal tools uit, zoals Candor, FunRetro, Miro, Mural.
Maar onze favoriet is eigenlijk wel een ouwe getrouwe uit de wereld van de kantoorsoftware: de spreadsheet! Wij gebruiken de Spreadsheets van Google, maar in Excel (dan wel in een collaboratieve omgeving als Office 365) kan het even goed. Zolang iedereen er tegelijk in kan werken.
Simpel, maar doeltreffend. Wie had ooit gedacht dat een bende ongestructureerden als wij het heiligdom van de wetenschappers en de boekhouders zou gebruiken om op creatieve concepten te komen.
Een spreadsheet staat ons nog altijd toe om onze favoriete technieken te gebruiken. En we kunnen ook nog altijd de twee fases van elke brainstorm toepassen: divergeren en convergeren.
- Divergeren: breed gaan, alle mogelijke opties verkennen, zelfs opties die op het eerste gezicht totaal niet relevant lijken.
- Convergeren: de opties vernauwen, elementen samenvoegen en keuzes maken.
Die twee fases, zo leert onze jarenlange ervaring, komen het best tot hun recht als je een groep afwisselend individueel en in groep laat werken. Zo kan iedereen even rustig op zichzelf nadenken en later inspiratie halen uit de ideeën van anderen.
How to brainstorm in a spreadsheet
Allemaal goed en wel, die theorie, maar hoe gaat dat nu concreet in zijn werk met die spreadsheets? Enkele voorbeelden.
Alles neerpennen wat in je opkomt
In een brainstorm is het belangrijk om geen remmingen te hebben en alles wat in je opkomt rond een onderwerp de vrije loop te laten. In zo’n braindump is het alsof je je hersenen uit je pan neemt en als een spons uitwringt. Schrijf je dump neer in kolommen. Een extraatje dat het leuk maakt in een spreadsheet: soms moet je vechten om een hokje.
Voortbouwen op het idee van een ander
Geef elke deelnemer een eigen tabblad (of “werkblad” zoals dat in de wereld van de spreadsheet heet) en laat die daarin enkele ideeën noteren. Daarna schuift iedereen een tabblad door en werk je voort op de ideeën van je buur.
Extra voordeel voor wie de brainstorm begeleidt: je kan heel snel door de tabs scannen om te zien hoe het bij iedereen loopt.
De beste ideeën selecteren
Genoeg ideeën gespuid? Dan is het tijd voor de convergente fase: de beste ideeën eruit pikken. In het echte leven doen we dat door te stemmen: elke deelnemer krijgt één stem (soms meerdere stemmen) en mag die op een idee aanbrengen. Dot voting in het Brainstormiaans.
Dat kan even goed in een sheet. Zet alle ideeën onder elkaar, iedereen neemt één kolom en zet kruisjes in de tabel van zijn favorieten. In een extra kolom kan je makkelijk tellen en sorteren om te zien wat naar boven is gekomen.
Snelle tips om jouw brainstorm te organiseren
- Wijs altijd iemand aan als facilitator, iemand die de brainstorm begeleidt — al is het maar om het tempo aan te geven. Iedereen is sneller afgeleid tijdens een brainstorm via videocall en het is moeilijk te zien wie het woord wil nemen. Dus het is gewoon beter dat één iemand alles in de gaten kan houden.
- Wees goed voorbereid. Zet je werkdocument al klaar, test alle tools uit of geef de deelnemers vooraf al een opdracht om over na te denken. Verberg tabs en kolommen waar de deelnemers pas later in moeten werken.
- Start met een ijsbreker. Niet enkel voor de sfeer, maar ook om te checken of alle microfoons en camera’s werken. Onze favoriete ijsbreker-vraag: “Wat ga je vanavond eten?”
- Vraag de deelnemers om te laten weten wanneer ze klaar zijn met een bepaald onderdeel. Zeg dat ze een seintje geven in de chat of hun cursor op een bepaalde plaats in het document zetten.
- Gebruik pen en papier om tussendoor te noteren. Bijvoorbeeld om een lijstje te maken van alle deelnemers, zodat je niemand vergeet. Of gewoon om kernwoorden te noteren, onderwerpen waar je later op wil inpikken.
- Vraag aan de deelnemers hun microfoon te dempen als ze niets moeten zeggen. Dat bespaart iedereen de kakofonie van getokkel op klavieren.
Heb je tips voor ons of wil je gewoon je eigen brainstorm organiseren en zit je nog wat vast? Laat het ons weten.
