Retro Facilitation

Yeniden merhaba 😊 Bir önceki yazımda özgün olarak ihtiyaca binaen üretilmiş ve uygulanabilir retro tekniklerinden bahsetmiştim. Aaa ben kaçırmışım diyorsanız hemen buraya tıklayabilirsiniz 👈 Bu yazımda ise retro tekniklerinden değil, retro toplantılarındaki akışı daha dinamik ve verimli yönetebilmek için yine hem kendi ekibimde uyguladığım hem de koçluk yaptığım takımlarda uyguladıktan sonra faydasını gördüğüm yaklaşımlardan bahsediyor olacağım.

https://www.easyagile.com/blog/agile-implementation/

Siz de değişmekten veya rutinde giden şeyleri değiştirmekten korkanlardan mısınız? Ya da “Yok canım ne korkması!” deseniz de bazı durumları değiştirmekte zorlanmıyor musunuz? Açıkçası ben zaman zaman zorlanıyorum. Değişim yönetimlerindeki ilk adım her zaman için farkındalık noktasıdır. Önce kendimizi fark etmemiz gerekir, sonra da içinde bulunduğumuz durumu. Farkında olduktan sonra ise bunu dile getirebilmektir asıl meziyet.

Peki hocam, ben dile getirmek istemiyorum, gündeme getirince etrafımdaki insanların ne düşüneceğini kestiremiyorum, nasıl tepki verirler bilemiyorum, iyisi mi kalıversin olduğu gibi, ne var sanki. Dünyayı ben mi kurtaracağım.

Aman Ali Rıza Bey, ağzımızın tadı kaçmasın!

“Kanlı geçen retro toplantıları” diye tabirler söylenir. Hayır efendim, niye kanlı olsun, niye ağzımızın tadı kaçsın. Scrum değerlerinden “Saygı, Cesaret ve Açıklık” tam olarak da bu sebeple var. Bu üç değer ışığında fikirlerimizi pek tabi dile getirebiliriz. Takımdaki rolünüz ne olursa olsun odağınız gelişim ise, gündeme getirdiğiniz her maddenin muhakkak bir faydası olacaktır. Her fikir, her öneri değerlidir.

Ey Master’lar! Sizlere en önemli tavsiyem;

Her bir takım üyesinin rahatlıkla fikrini beyan edebilmesi için biraz bu kısma odaklanmak gerekiyor.

Retro toplantılarını her zaman Scrum Master (ya da Kanban Master) yönetirse takımın sessizde kalma yatkınlığı daha da artar. Tecrübeyle sabit. O zaman haydi gelin alternatifte neler yapabiliriz, birlikte göz gezdirelim;

1. Takıma soru sorduğunuzda en son siz cevap verin. Neden mi? Çünkü hep ilk siz fikir söylediğinizde takımın size uyumlanma ya da sizin görüşünüzün aksine bir yorum söylememe riski oluşur.
2. Her retro takviminde bir teknik uygulamak zorunda değilsiniz. Rutinde takip ettiğiniz bir “Retro Board” vardır muhakkak (yoksa da muhakkak olsun). Sprint değerlendirmesi ve tahtanızdaki retro kartlarının statülerini kontrol edebilirsiniz. Yeni madde açmak kadar açık olan maddelerin uygulanabilirliğini takip etmek de önemli. Hatta belki daha da önemli!
3. Retro takvimlerini her zaman siz modere etmeyin. Takımda önce gönüllü olan arkadaşlarımız üstlensinler bu görevi. Her kim gönüllü olduysa takvime gelmeden önce 1 – 1'de hizalanın. Desteğe ya da fikir alışverişine ihtiyacı var mı diye sorun. Cesaret verin ve takvimde sahneyi ona bırakın.
4. Eğer takvimi online yürütüyorsanız ekran paylaşımını siz yapmayın. Toplantıyı modere eden takım üyesi ya da başka herhangi bir kişi ekran yansıtabilir. Ekran yansıtan kişi otomatik olarak sahnedeki mikrofonu da eline almış oluyor. Sizi biraz seyirci tarafında tutalım.
5. Eğer takım belli bir olgunluğa gelmişse, zaman zaman toplantılara sessiz katılımcı olarak katılın. Takım siz yokmuşsunuz gibi toplantı akışını yönetmeyi denesin.
6. (Yine takım belli bir olgunluğa gelmişse) toplantıyı sizin yerinize kimin modere edeceğini belirleyerek zaman zaman toplantılara da katılmayın. Bunu bilerek yapın. Sessiz de olsa toplantıdaki varlığınız takımda hissedilecektir. Aman yanlış anlaşılma olmasın ‘boşverin toplantıya girmeyiverin’ değil; siz takvimde hiç olmadığınızda takım ne yapıyor, sonuçlar üretebiliyor mu bir değerlendirme yapın. Olmadığınız toplantıların çıktılarını takımdaki herhangi bir kişiden isteyebilirsiniz.

Ey takım üyeleri, sizlere de tavsiyem var 😏

Retro takvimi akışının sorumluluğu literatürde Master üzerinde olabilir, evet haklısınız. Ama burda sizlere de büyük iş düşüyor.

1. Öncelikle “Proaktivite”. Bulunduğunuz her platformda aktif katılımcı olun. Olumlu veya olumsuz bir yorumunuz varsa beyan edin. Biri size soru sormadan da toplantıdaki ortak konulara eşlik edin. Sessizlik size de takıma da bir fayda getirmeyecek.
2. Takımdaki arkadaşlarınızın fikirlerine “saygı” duyun. Sakince onların sözlerini bitirmelerini bekleyin ve asla kimsenin sözünü kesmeyin. Söylenilen görüşe katılmayabilirsiniz. Bunu dile getirmenin yolları var.
3. Her çözümü master’ınızdan beklemeyin. Sizin de takım içerisinde onun kadar söz hakkınız var. Gördüğünüz bir gelişim alanını sadece ona ithafen değil takımla ortak bir platform olan retro’da paylaşın.
4. Sadece problemleri değil onlara yönelik alternatif çözüm önerilerini de dile getirin. Retro oturumları “Kırmızı Oda” olmaktan çıkmalı, eteğimizdeki taşları döktükten sonra aksiyonlara geçip onları retro kartlarına dönüştürmenin tam zamanı!
5. Retro oturumlarında alınan kararların uygulayıcısı sadece Master olmamalı. Ortak karar alınarak yazılan maddeleri siz sahiplenin. Yazdığınız aksiyonları hayata geçirmek sizin elinizde.

Takımdaki rolünüz her ne olursa olsun etrafınızdaki kişilerle iletişiminizi yönetmek sizin sorumluluğunuzda. Evet tek başınıza bir çözüm üretemediğiniz durumlar olabilir. Bunu güçlü bir iletişim kanalı oluşturarak aşabilir, çözüm bulacak kişilere ulaşabilirsiniz. O kişiler kara listenizde yer alıyor bile olsa iletişim her derde devâ 👌

Sözün özü bizim takımımızda çok uzun süredir retro oturumlarını farklı kişiler modere ediyor. Hem daha keyifli oluyor, hem de herkes bu deneyimi en az 1 kere tatmış oluyor. Şiddetle tavsiye edilir.

Bir önceki yazımda retro oturumları için online olarak miro kullandığımızdan bahsetmiştim. Kendisi şahane bir araç. Retro kartlarımızı da reetro uygulaması üzerinde tutuyoruz. Sizler de hem retro akışını yönetirken uyguladığınız yöntemleri hem de takip ettiğiniz araçları paylaşmak isterseniz buradan her zaman ulaşabilirsiniz, mutluluk duyarım 🌸

Deneyimlerin değeri paylaşıldıkça artar, kesin bilgi 😎

Sevgiler 🤗