Repensando processos em Design Ops
Atualmente, contamos com uma equipe estruturada para prover apoio às operações de Design na Conta Azul, a equipe de Design Ops. Este time foi formado para facilitar a padronização de processos e mitigar as dores da escalabilidade, que foram aparecendo à medida que o chapter de Design crescia.
O projeto do Design System da Conta Azul, o Magica, inclusive, surgiu para proporcionar ganhos em produtividade para a equipe de Design e ajudar a manter a consistência no produto.
A falta de padrões que existia antes de Design Ops tornava a criação de soluções morosa, já que era preciso validar com os designers mais antigos a aplicabilidade dos componentes de interface, a fim de manter consistente toda a experiência no produto.
Ao ingressar no time de Design Ops, também percebi algumas dores internas, causadas pela ausência de processos claros, já que o time era novo e ainda estava em um momento de aprendizado.
Repensando o processo
As demandas dos product designers, fossem elas em relação a padrões de interface, de escrita ou relacionadas a experiência do usuário, eram recebidas por diversos canais, desde Slack, e-mail, Hangouts até conversas no corredor, no cafezinho e reuniões. Isso tornava difícil acompanhar as solicitações e criava sobrecarga no time de Design Ops.
Essa sobrecarga aparecia em forma de dificuldade para cumprir algumas tarefas, já que não havia clareza sobre o teor, a urgência e a quantidade de demandas.
Assim, ficava difícil também para os gestores acompanharem o impacto que Design Ops tinha sobre o dia a dia do chapter de Design.
Para entregar uma experiência UAU aos nossos designers, que afinal são nossos clientes internos, resolvemos então repensar esses processos, para sermos mais assertivos enquanto time de apoio.
Github para gerenciar tarefas
Com o objetivo de facilitar o recebimento e controle das demandas em mente, olhamos à nossa volta, para entender como os times se organizavam.
Já que todos os designers na Conta Azul possuem acesso ao Github para acompanhar as tarefas de suas respectivas tribos, percebemos que poderíamos replicar a maneira como as demandas são tratadas pelos times de Engenharia e de Produto, por meio da abertura de issues no Git.
Lá, seria criada uma issue para cada demanda dos product designers em que fosse necessário envolver Design Ops. Estas demandas iriam para um repositório específico de Design Ops, e os designers ainda poderiam usar tags (UX Writing, Documentação, Melhoria, etc.) para termos mais clareza sobre o tipo de auxílio que eles precisavam no momento.
A partir daí, essa issue seria automaticamente encaminhada para nosso board (quadro), para a coluna Backlog, para podermos acompanhar e dar seguimento às ações.
Atendimento das demandas
Após criar a issue, o product designer marcaria um horário com as pessoas de Design Ops, para conversa presencial ou via Hangouts, a fim de explicar melhor pontos específicos do projeto no qual ele está trabalhando.
Como as pessoas do time de Design Ops desenvolvem projetos paralelos ao atendimento aos outros designers, alinhamos que reuniões para verificação ou para revisão de soluções deveriam ser marcadas somente no período da tarde.
A intenção, com isso, era deixar as pessoas de Design Ops com as manhãs livres para desenvolverem suas ações individuais.
Desenho de fluxo ilustrando o processo de envio de demandas dos product designers para Design Ops
Validando a proposta
Neste ponto, o processo proposto ainda não estava fechado, faltava o feedback e o aval dos nossos clientes internos. Isso porque somos um time de definição de processos, mas para verificar a validade deles, escutamos os outros designers.
Eles concordaram! E a partir do momento em que começamos a aplicar, vimos claras melhorias nos atendimentos, assim como um melhor andamento dos projetos de todos as pessoas da Conta Azul Design.
E a sua empresa, também tem um time de Design Ops? Adoraríamos ouvir como é a sua experiência com os processos internos.
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