DesignOps: Aby designéři zase měli čas designovat

Jak delegovat operativu a znovu se věnovat designu

DesignOps je super(wo)man, co svým rozhledem dokáže spasit ostatní

To si takhle firma najme designéra, aby ten web vypadal líp. A povede se! Designér nakreslí několik obrazovek, firma je s jeho prací nadmíru spokojena, návrh se implementuje, změna plní cíle. S designérem se bude spolupracovat dál.

Po pár měsících se jiné oddělení téže firmy rozhodne přidat novou obsahovou sekci. Takže si po známostech najme vlastního designéra.

Odvede skvělou práci! Firma je nadmíru spokojena, návrh se implementuje, změna plní cíle. S designérem se bude spolupracovat dál.

Jenže management ještě potřebuje spustit microsite.

Takže přijde třetí designér. Firma je s jeho prací nadmíru spokojena. Návrh se implementuje. Změna plní cíle. Už potřetí!

A s designérem se bude spolupracovat dál.

Pravděpodobně tedy přišli tři designéři, třikrát použili vlastní nástroje, třikrát spoléhali na vlastní postupy, třikrát vyvinuli nějaké komponenty a výsledek jejich práce mluví třikrát jiným jazykem.

Zatím se to dá zvládnout, protože firma je malé až střední velikosti. Ti tři občas spolupracují a občas ne, občas se dohodnou a občas neshodnou, zbytek se předá ústně.

Ale co až bude firma větší?

To by se teprve mohl rozvinout problém neefektivity & nekonzistence.

Každý designér by se v rámci času, který firmě věnuje, zacyklil v kolečku operativy — tu aby se dohodl s dalšími designéry, s jedním oddělením, druhým oddělením, na nic není systém, procesy, čas…

Proto je tu DesignOps (Design Operations).

Co je DesignOps?

Různí designéři vnímají DesignOps různě.

Pro některé je to jedna souvislá činnost, pro jiné označení pro jednorožce, kteří se podílí na různých aktivitách souvisejících s designem.

Hlasy, které zaznívají napříč komunitou, můžeme sumírovat do pěti základních definic (a jedné bonusové):

• DesignOps je pokus o operacionalizaci designu. Je to jeden člověk nebo celý tým, který řídí designové procesy v organizaci [1].
• DesignOps je proces vytváření optimalizovaných design workflows a rozvoj systematického rámce pro dlouhodobě udržitelný design ve velkém měřítku [2].
• DesignOps je zavádění takových procesů a opatření, které podpoří škálovatelnost řešení běžných problémů designérského týmu [3].
• DesignOps je human-centered přístup k budování silných týmů s cílem posílit dopad designu a rychle škálovat a iterovat designové procesy napříč týmy [4].
• DesignOps je páteř úspěchu designování v organizaci, jejíž základní aspekty (obratle?) by měli ovládat všichni, kteří v designu pracují (i ti, co se nazývají prostými kreativci) [5].
• DesignOps je buzzword se spoustou dalších definic a souvislostí.

Někteří lidé, kteří DesignOps dělají, nesnáší název své práce — a raději se skrývají za project managery nebo producery [5].

A když už název své funkce opisují, říkají, že „pomáhají firmám integrovat principy kolem designu“ [6].

Proč na tom záleží?

Protože je to vysvobození. Pokud jako designéři máte plné ruce práce, prodíráte se džunglí designových výzev, ale zároveň se topíte v e-mailech a nudíte na zbytečných schůzkách.

DesignOps dokáže odhalit úzká místa tvůrčích procesů a zefektivnit je [7].

V dlouhodobém měřítku DesignOps adaptuje mnoho pozorovatelných (a zažitých) trendů.

Řeší třeba [1][8]:

• výzvy distribuované práce (od pandemické práce na dálku po novou kancelář v novém městě v nové zemi, kterou společnost právě otevřela),
• izolaci designérských týmů (protože návrhový proces, kdy designérský tým pracuje samostatně, není příliš efektivní),
• čím dál tím složitější nástroje (aby designéři nemuseli pokaždé vynalézat kolo, když je budou implementovat do své práce),
• čím dál tím větší tlak na rychlost dodání (ať včera není pozdě),
• absenci jasné kariérní cesty designéra (z které se v polovině nestane kariérní cesta vývojáře nebo někoho úplně jiného),
• jednorožčení designérů (pokud by každý designér měl být také kreativním lídrem, projekťákem a nejlépe i evangelistou designu v organizaci, zbude mu vůbec čas na samotný design?)

Ve výsledku se DesignOps zaměřuje především na lidi — designéry — s vědomím, že skvělí designéři jsou vzácným zbožím.

Vyplněním tohoto worksheetu zjistíte, nakolik je design ve vaší organizaci škálovatelný — tady je jeho interaktivní verze

Co takový DesignOps-člověk dělá?

Všechno, co by zpomalilo (nebo už zpomaluje) designéra.

Náplní jeho práce bývá [9]:

• operační řízení (tvorba jasného plánu; stanovení dlouhodobých cílů; hodnocení stavu; identifikace případného odbornostního nedostatku v týmu),
• procesní řízení (tvorba rámce pro spolupráci s produktovými týmy nebo jakýmikoliv dalšími týmy v organizaci),
• projektové řízení (starost o design workflows; přidělení projektu; stanovení časového harmonogramu; identifikace úzkého místa; organizace stand-upů; řízení design sprintu),
• řízení komunikace (dělání spojky mezi designérským týmem a zbytkem organizace; evangelizace hodnoty designu; tvorba systému pro ukládání všech zdrojů a výstupů designérského týmu),
• onboarding (školení a zaučení nových členů designérského týmu),
• budování kultury designérského týmu (organizace rozvojových workshopů; podpora na profesionální i emocionální bázi),
• budgeting (hlídání rozpočtu; zdůvodňování nákladů; rozdělování prostředků).

V DesignOps se hodí i právní základ (ať se designéři nezdržují aspekty právního ošetření jejich práce), IT základ (pro zajištění kompatibility používaných nástrojů) nebo třeba znalost systému veřejných zakázek (pokud po nich organizace sahá).

Co dělá doopravdy?

Ptá se designérů, aby zjistil, co vlastně chtějí. A pak jejich požadavky realizuje. Občas (hodně často) to vyžaduje schopnost předstírat, že je nejlepším kamarádem [dosaďte jméno designéra]. Aby mohl kdykoliv poslouchat jeho stížnosti a utěšovat ho [10].

Zvládá spoustu věcí, které nikdo nedocení. Bojuje s budgetem, počtem lidí v týmu, jejich udržením, náborem, nákupem licencí k různým nástrojům, udržováním normální struktury souborů (protože přidat na konec v8_FINAL_FAKT-FINALLL nikomu nepomáhá) a doplňováním časovek (timesheetů) za všechny v týmu.

Občas selže i sebeorganizovanější jedinec — a pracujte s takovými soubory ve velkých distribuovaných týmech!

Jak vypadá typický člověk v DesignOps?

Přišel přímo z designérského týmu, kde fungoval in-house, a má alespoň deset let zkušeností [11].

V DesignOps má nula až tři kolegy a společnost, kde pracuje, je technologickým korporátem s více než dvaceti tisíci zaměstnanci.

Stará se o designérský tým, který má dvacet až padesát lidí a jehož workflow zahrnuje Figmu, Miro, Trello, Slack a Google Drive.

A kvůli pandemii pracuje na dálku.

Sčítáním DesignOps se pravidelně baví Angelos Arnis — jeho report za rok 2021 obsahuje mnoho dalších statistik.

Kdy s DesignOps začít?

S DesignOps organizace často začínají ve chvíli, kdy už se v designérském týmu objevují první problémy:

Když byl náš designérský tým menší, designéři a produkťáci se dobře znali, úzce spolupracovali a kdykoliv se mohli sejít v jedné zasedačce. Většina lidí pracovala na stejném patře a několikrát denně se míjela na chodbě. […] Změny byly normou a tým se potýkal se všemi obvyklými potížemi rychle rostoucích firem.

Hodně jsme se opírali o neotřelé talenty a úzké vztahy, které lidem umožňovaly snadno sdílet informace v malých skupinách. Jak se tým rozrůstal, najednou bylo všechno těžší. Tým už se nevešel na jedno patro. Noví lidé přicházeli s novými způsoby práce. Volná struktura, která nám předtím umožňovala držet tempo, přestala být stabilní. To byl bod zlomu.

— Adrian Cleave (Director of DesignOps v Airbnb) k tomu, jak DesignOps zavedli v Airbnb [12]

Ne každá organizace DesignOps potřebuje. Někdy může být jeho vynucení vyloženě předimenzované rozhodnutí.

Je tedy vhodné začít s DesignOps až ve chvíli, kdy se objeví první náznaky roztříštěné struktury práce, komunikačních a koordinačních problémů nebo třeba různorodosti cílů v jednom a tom samém týmu [1].

Ideální je být o krok napřed a vytušit tyto náznaky, ještě než nastanou. Což je samozřejmě velmi intuitivní záležitost.

Jak DesignOps nastartovat?

Pro všechny zapojené to bude trochu firemně-kulturní šok.

Budování DesignOps probíhá ve vlnách [1][3]:

• Nejprve vyhodnoťte stávající designové procesy. Posuďte vyspělost designu v organizaci a kulturu designérského týmu. Promluvte si se všemi členy designérského týmu. Pak vyzpovídejte ty, s kterými designéři komunikují nejčastěji (produkťáky, projekťáky, markeťáky). Zjistěte, jaké problémy řeší designéři ve svých workflows. Zamyslete se nad tím, jak by institucionalizované DesignOps mohlo tyto problémy řešit a vyřešit.
• Poté vytvořte společnou vizi o roli DesignOps. Když budou mít všichni, kteří jsou zapojení do designérských procesů, stejnou a společnou vizi o fungování DesignOps v organizaci, změnu přijmou snáze. Samozřejmě je také důležité naklonit si všechny klíčové lidi mimo designérské procesy.
• Nakonec začněte jedním konkrétním projektem. DesignOps nemusí být hned celý tým nebo jeden člověk na full-time. Může fungovat na různých úrovních. Nesnažte se o revoluci. Pochopte a vyřešte první konkrétní potřeby. A pak další. A další. Testujte, jak by DesignOps mohlo fungovat (mohlo fungovat, mohlo fungovat — a už funguje!)

Mnohem podrobnější metodiku k nastartování DesignOps v organizaci zpracovala Nielsen Norman Group.

Jako vždy je to běh na dlouhou trať: Vybudování DesignOps trvá většinou jeden až dva roky [11].

A může z toho být i maraton.

Tak ať ho uběhnete!

Použité zdroje

[1] BABICH, Nick. Understanding DesignOps and Their Role in Design Teams. In: Shopify Partner Program [online]. Ottawa: Shopify, 13. 12. 2019 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://www.shopify.com/partners/blog/designops

[2] GRITSENKO, Anastasia. What is DesignOps and how can it benefit your design team’s output? In: WeAreBrain Blog [online]. Amsterdam: WeAreBrain, 28. 9. 2020 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://wearebrain.com/blog/customer-ux-ui/what-is-designops/

[3] KAPLAN, Kate. 3 Steps for Getting Started with DesignOps. In: Nielsen Norman Group [online]. Fremont, CA: Nielsen Norman Group, 15. 11. 2020 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://www.nngroup.com/articles/start-designops/

[4] RHODES, Sean a Albert DANG. DesignOps 101. In: frog [online]. Paříž: Capgemini [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://www.frogdesign.com/designmind/designops101

[5] INOCENCIO, Almitra. The components of DesignOps. In: UX Collective [online]. Brooklyn, NY: UX Collective, 11. 5. 2018 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://uxdesign.cc/the-components-of-design-operations-75e2f852d9d7. ISSN 2766–5267.

[6] RAY, Bryn. What is Design Operations? In: NYC Design [online]. New York: NYC Design, 19. 7. 2018 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://medium.com/nyc-design/what-is-design-operations-66f69eab1098

[7] MYHRE, Ben. DesignOps 101: The Future of Design Operations. In: Superside [online]. Wilmington, DE: Konsus, 21. 12. 2021 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://www.superside.com/blog/designops-guide

[8] MALOUF, Dave. Introducing DesignOps. In: DesignBetter [online]. New York: InVision [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://www.designbetter.co/designops-handbook/researchops

[9] DesignOps: How to Improve Your Design Workflow and Operations. In: Studio by UXPin [online]. Gdaňsk: UXPin [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://www.uxpin.com/studio/blog/designops/

[10] INOCENCIO, Almitra. I’m sorry, but Design Ops is not new. In: UX Collective [online]. Brooklyn, NY: UX Collective, 10. 5. 2018 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://uxdesign.cc/im-sorry-but-design-ops-is-not-new-6c73a1f00e5a. ISSN 2766–5267.

[11] ARNIS, Angelos. State of DesignOps 2021 [online]. Joint Frontiers, 2021 [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://designops.report/wp-content/uploads/2021/09/State-of-DesignOps-2021.pdf

[12] CLEAVE, Adrian. DesignOps at Airbnb: How we manage effective design at scale. In: Airbnb Design [online]. San Francisco: Airbnb [cit. 2022–01–30]. Dostupné z: https://airbnb.design/designops-airbnb/

Ilustrace: WOOBRO LTD (CC BY 4.0).