Kolaborativní design v on-line prostředí? Výběr užitečných nástrojů
Kolaborativní spolupráce je nedílnou součástí designového procesu. Designér na projektu spolupracuje se zákazníky a dalšími stakeholdery, se členy svého týmu, někdy také s ostatními designéry. Tato spolupráce je přitom velmi hluboká, pečlivá a komplexní. Využívají se při ní nejrůznější nástroje a techniky. A jelikož se dnes vše (ať už dobrovolně či z donucení) přesouvá do on-line světa, hodí se znát některé velmi nápomocné nástroje pro kolaboraci (nejen) v designu. Vyzkoušela jsem některá prostředí a nástroje a v tomto článku vám některé z nich představím.
Komunikace — základ všeho
Pokud potřebujeme s kolegy komunikovat v reálném čase, máme stovky možností. Mezi ty neznámější patří bezpochyby Zoom, MS Teams, BlueJeans či Google Meet. Tuto čtveřici jsem vyzkoušela a snažila se představit si jejich využití při designovém procesu. V tomto ohledu zde plní užitečnou funkci především tabule, na které je možné psát či kreslit.
Zoom sice z výše zmíněných disponuje nejlepší kvalitou obrazového přenosu, nejpropracovanější tabuli má však dle mého názoru Google Meet — na jeho Jamboard lze přidávat různé barevné lístečky s nápady, doplňovat textové dokumenty či kreslit a zvýrazňovat. Je přitom možné použít více stran boardu, čili jednotlivými tabulemi listovat. Po skončení práce se její obsah automaticky uloží a tak je možní se k Jamboardu kdykoliv pohodlně vracet. Tabule se však otevírá v novém okně, což může být pro někoho nevýhodné, pokud chce zároveň vidět kolegy, jak například gestikulují nebo jak se tváří.
Bílou tabuli nabízí i MS Teams, jen je zpočátku trošku složitější ji nalézt — skrývá se pod ikonkou na sdílení obrazovky. Tabule v MS Teams sice nabízí kolaboraci, ovšem oproti Jamboardu je zde jen velmi omezené množství nástrojů, které lze na tabuli využít. Práce s ní je spíše krkolomná a ve větším počtu může být až zmatečná. Výhodou naopak je, že oproti Meetu MS Teams nabízí řadu nástrojů, které lze dodatečně do programu přidat. Z dílny domovského Microsoftu je to například MS Whiteboard. Příkladem dalších skvělých tabulových rozšíření je Conceptboard, Workboard či Drawboard project.
Samozřejmě je možné zvolit si na komunikaci jakoukoliv platformu, která týmu vyhovuje, a k tomu používat tabuli či jiný kolaborativní nástroj z jiného zdroje. Zde je pak ale potřeba se právě vypořádat s překlikáváním mezi nástroji či s tím, že kolegy v průběhu používání tavule neuvidíte.
Vše si naplánujme
Další typ nástrojů, které se mohou hodit na pozadí designového procesu, jsou plánovače. Využívat lze různé sdílené to-do listy. Na ty lze použít například sdílený list v Evernote, Google keep či OneNote, využít lze samozřejmě i samostatnou aplikaci určenou přímo na úkoly, například Todoist, Asana, Remember the milk. Všechny tyto aplikace mají společný cíl — pomoci lidem získat kontrolu nad úkoly a být více produktivní. Na jednotlivé úkoly je možné přidávat datum ukončení a označit kolegy, kteří jsou za daný úkol odpovědní.
Pokud se podíváme na plánovače detailněji, zjistíme, že Todoist je možná o něco vhodnější spíše pro jednotlivce než pro skupinu. Lépe na tom byl do nedávna Wunderlist, který umožnoval snadné sdílení úkolů s ostatními. Ze dne na den však přestal fungovat. Jeho alternativu tak představuje například Remember the milk.
O něco více toho zvládá Trello, kde je možné přiřadit jednotlivé úkoly konkrétním kolegům a jednotlivé úkoly posouvat dle předem určeného systému na virtuální nástěnce. Trello je takovým mezníkem mezi samotným zaznamenáváním úkolů a projektovým plánováním. Na detailnější správu projektů se pak hodí Asana, případně česká alternativa Freelo, které je levnější a oproti Asaně navíc dokáže odlišit práva jednotlivých uživatelů a hlídat rozpočet.
Pokud mluvíme o plánování, rozhodně nelze zapomenout na sdílený kalendář, například ten od Google. A hledání společného volného času pro meeting je mnohem snazší díky Doodle, ve kterém všichni kolegové zaznačí, kdy mají čas. Organizátor pak přehledně vidí, jaký čas „je zelený“ pro všechny — nebo alespoň pro většinu kolegů. Jako alternativu Doodle je také možné využít například „zamlouvače schůzek“ Calendify, Bookstream či Bookafy.
Na podporu kreativity
Bez kreativního myšlení by to v designu nešlo. Ať už preferujete brainstorming či různé druhy analýz, pro vše se vám dnes už povede nalézt on-line nástroj, který vám to celé ulehčí.
Kromě výše zmíněných tabulí v rámci videokonferencí existuje spoustu dalších míst obsahující designéry tolik oblíbené post-it lístečky. Najedete je například v IdeaFlip, které doslova pochytá všechny vaše nápady. Kolegové je pak mohou různě hodnotit a reagovat na ně.
Pokročilejší alternativou je Mural, který kromě práci s lístečky umožňuje také správu úkolů. Komplexnější práci (nejen) s lístečky pak můžete vyzkoušet ve Stormboardu fungujícím v prohlížeči i v mobilu, či Miro, které kromě webu a mobilní aplikace existuje i ve formě aplikace desktopové. Oba tyto nástroje lze samozřejmě integrovat do dalších aplikací sloužících například ke komunikaci.
Při brainstormingu či plánování je zajímavou metodou zaznamenávání myšlenková mapa. Na kolaborativní myšlenkové mapy se hodí například webový nástroj Coogle, který už i v bezplatné verzi nabízí určitou formu spolupráce — myšlenkové mapy zde lze sdílet s kolegy a používat více startovacích bodů. V placené verzi pak nabízí přímo živou spolupráci pomocí odkazu.
Zajímavým nástrojem na tvorbu myšlenkových map či diagramů je také MindMup, který lze integrovat například do Google dokumentů či do již zmíněného MS Teams. Stejně tak lze integrovat například MindMaster.
Rozdíl v posledních dvou zmiňovaných je patrný — MindMup funguje pouze jako aplikace v prohlížeči (či v nástroji, kam jej integrujete) a je zcela zdarma, MindMaster nabízí vlastní desktopovou a mobilní aplikaci a bezplatně umožňuje vytvořit pouze první tři mapy. Oproti MindMapu obsahuje pokročilejší design a více funkcí.
Kouzelná propojení
Nástrojů pro kolaboraci v designu jsou stovky, tisíce. Další, zde nezmíněné, můžete nalézt například na blogu Visme, Canto či Savy. Použít se dají i další on-line nástroje pro jednotlivé fáze designového procesu — ať už pro jednotlivce či skupiny. O on-line nástrojích pro UX výzkumníky vyšel na designovém médiu článek vloni. Pokud tápete v tom, pro jaký konkrétní nástroj se v různých oblastech rozhodnout, vyzkoušejte databázi Capterru — nástroje za vás porovná a vy si pak vyberete to, co je pro vás nejvhodnější.
Dnes už neplatí, že musíte zůstat věrni jedné ucelené platformě, Google, Apple i Microsoft sice často nabízejí “vše v jednom”, což pro mnohé uživatele může být velmi pohodné. Kouzlo zde zmíněných nástrojů čpí mimo jiné právě v jejich vzájemné propojitelnosti. Každý si tak může vybrat přesně takový nástroj na myšlenkové mapy, který mu je nejpříjemnější, a celé to spojit s nejoblíbenější platformou pro komunikaci, plánování a přihodit k tomu ještě další aplikaci s lístečky. To vše lze dělat z jednoho místa — ať už je to integrace na zmiňovaný Google drive, MS Teams anebo třeba, doposud nezmíněný avšak velmi používaný, Slack. Ten si oblíbilo mnoho organizací právě díky jeho schopnosti integrovat do sebe téměř cokoliv. Na Slacku se dokonce nachází i český kanál UX designérů. Podobné kanály designérských komunit nalezneme také v zahraničí, což vypovídá o oblíbenosti tohoto nástroje právě u designérů.
Na funkční a chytré propojení jednotlivých zmíněných aplikací lze také trochu zaexperimentovat a vyzkoušet pro tuto příležitost některý automatizovaný nástroj, například Integromat.
A teď je řada na vás — jaké nástroje používáte vy?
