【職場日常】設計團隊的打造歷程
在 KKBOX 擔任設計主管一週年的團隊建立回顧
前言
一年前在我剛加入 KKBOX 的當時，並沒有設計團隊或是設計主管，僅有兩位隸屬於產品中心的產品設計師，以及四位在行銷中心的視覺設計師。以 KKBOX 產品的複雜度加上各平台的版本支援，設計師基本上僅能專注於產出 PM 規劃好的功能以及解決一些眼前遇到的操作體驗問題，無法好好檢視產品的狀況去做長遠的體驗改善規劃。
快轉到現在，成立一年的設計中心包含我已經有九位為設計師，集結了原本產品與行銷的設計師們以及後來招募的兩位產品設計師以及一位研究員；團隊有了一些新的做事方式與特有的文化，也有了更明確的目標與分工，雖然還有很多需要加強的部分，但儼然已經邁向一個更完善的設計團隊了。
這一路走來花了不少時間做基礎建設，很需要耐心與溝通，特別感謝我的主管能夠全權信任我的規劃與安排。這篇文章我會分四個環節來回顧設計團隊在建立的過程中我所做的嘗試與階段性成果；這四個環節分別是團隊的初期建設、文化塑造、品質與效率的確立以及與設計影響力的發揮。
💡 擔任設計主管一週年回顧：
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團隊剛成立之時，很需要一些固定的制度當作船錨一樣讓成員們習慣團隊的運作方式，因此最開始我確信一定要做的就是每週的團隊會議，也就是我們的 Design Weekly Meeting。除了透過這個會議去讓成員們彼此了解各自的工作內容外，也可以在這個會議中讓成員們有機會表達遇到的設計難題以及練習摘要出自己的工作進度。另外這個會議有清楚的文件紀錄也十分重要，一方面確保討論的內容與決策可以被記錄下來，另一方面也是做好傳承，幫助新進的成員們可以了解一些過去的經歷。
另一個我滿堅持一定要做的，就是每個月和成員的 1:1 時間。以固定頻率一對一的和成員溝通可以確保資訊的通透，以及讓回饋能夠給的即時，避免三個月或半年後才知道彼此的想法，影響成員學習的速度。我通常都會透過 1:1 來了解成員的近況、布達接下來團隊的目標或闡述對成員的期待並給予回饋，有時候也會蒐集一下成員們對我或是對團隊的看法。在一次次的 1:1 與成員建立足夠的信任後，也會漸漸地營造出大家有想法都可以直接溝通的文化，幫助我更有機會從成員們的觀點找到改善團隊的可能性。
團隊文化塑造
建立基本習慣後，還需要潛移默化的導入理想的團隊文化，讓我們不用透過硬性的規範也能往一致的方向成長。如同前面提到的，我滿重視團隊可以透明的溝通想法，對任何意見保持開放的態度並且願意給予彼此回饋，因此我後來新增另一個固定的週五會議，用來給成員們分享設計領域相關的知識、技術，也可以分享自己專案上需要回饋的部分。我把這個會議稱為 Happy Designer’s Friday (忘記是參考哪間公司的命名了)，用意就是希望這個會議可以相對非正式一些，讓大家放鬆心情參與。這整年下來，分享的內容包括用戶研究、簡報技巧、設計債、易用性測試 101、如何提問等五花八門的議題。在 Work From Home 期間也有利用這個會議邀請了業界的其他設計師來做線上交流，包括趨勢科技、Whoscall 以及 Funnow，讓團隊成員們可以更認識不同公司的做事方式，拓展視野。不過這個會議的機制也有些缺陷，因為是定在週五的關係很多人會排休假，或是因當週沒人報名議題而暫停。
另一個文化塑造的方式是做好定期的 Retrospective，我讓團隊在每一季結束後一起做整季的回顧，去開放的討論並記錄下這整季做得好的項目、可加強的部分以及許願下一季可以新嘗試的事項。除了讓大家勇於表達自己的觀察與心得外，也培養大家定期檢視自己的習慣，進而引導出成長型的思維。
設計品質與效率的確立
年初時我決定導入 Figma 成為我們主要運用的設計工具，一方面呼應前面提到的透明溝通，因為 Figma 有網路就可以快速找到大家建立的檔案並且共同協作，不需要再私下詢問某個檔案在 Google Drive 的哪個位置；另一方面也是希望提升團隊整體的執行效率以及一致性，像是運用 Figma 元件共享等特性來維護多個檔案。後來即使因為疫情需要遠端工作我們也不受影響，Figma 加上 FigJam 幫忙了許多設計師需要討論與協作的情境。回頭來看年初的 Figma 導入也算是個超前部署吧！
關於設計品質與效率的確立，這整年來很大一部分是靠 Figma 以及成員們的互相學習來達成的。我們運用 Figma 加上每週三的 Design System 會議，一步步地建立起我們產品的設計系統，幫助設計師們可以快速運用元件來組合出產品介面。Design System 的建立是我認為當團隊擴大以及產品有多平台要維護時滿需要的，因此我最初是先透過一個固定的會議來盤點與建立元件，後來有資深設計師的加入帶來她建立系統的經驗，甚至幫助我們建立了一份 Figma Design Kit 來說明如何在 Figma 上使用共用的元件、如何運用建立好的標籤去標註 Spec 等，讓我們產出的 Spec 可以有更一致的呈現且資訊充足，非常有幫助。
💡 關於設計系統想瞭解更多的話可以參考先前寫的分享：
【經驗分享】Design System 天堂路行銷設計方面我們過往有很多例行性的社群圖或廣告版位要設計，藉由 Figma 的特性我們很快地建立出一些常用的模板，讓編輯們也可以快速替換圖片與文字來產出他們需要的設計圖，大大的節省了我們設計師需要花費的時間。有興趣可以參考這篇文章，非常推薦大家嘗試看看！
設計影響力的發揮
穩定的基礎建設就像是團隊的骨骼，文化則是血液，而團隊的品質與效率像是肌肉，需要持續鍛鍊。那麽接下來，就是要確保團隊可以動起來、跑起來，穩定地發揮好設計的影響力。
首先，設計團隊要能發揮影響力，我認為用戶研究的能力是必須的，因此年初時我算是超前部署編列了研究預算，也在面試資深設計師時不排除看看各種經歷的設計師包含研究員。很幸運的在六月的時候新加入了一位研究員來協助團隊做好研究相關的規劃與執行，同時也扮演著用戶研究的提倡者。之所以會需要研究員來協助設計影響力的發揮，是為了讓團隊能夠在做產品設計時有更紮實的依據，除了看數據外也要找到實際用戶來了解質性的資訊，讓我們成為最了解且最貼近用戶的團隊。下半年我們也嘗試執行探索型的研究，針對特定主題來進行用戶的訪談與概念測試，讓用戶研究成為產品開發的主導能力之一。
另外，設計團隊不能只視自己為接案公司在下游處接收各方需求，應該要在各項專案的前期規劃時就與跨部門積極協作，除了帶出體驗或用戶角度的觀點外，也能運用一些設計方法來引導討論與發想。秉持著這樣的觀點，今年設計團隊在下半年嘗試運用 Design Sprint 工作坊的形式邀請各單位參與主題的探討與概念的發想，讓參與的成員們能一起動手構思產品改善的提案。不管是工作坊的階段性成果或用戶訪談的洞見，我們都會整理成簡報的形式和公司內所有感興趣的人分享，讓設計的成果能夠持續被看見，也能激起團隊整體士氣。
What’s Next?
回頭來看團隊的確改變了不少，也完成了許多頗有挑戰性的專案，非常感謝團隊這一整年下來的努力！當然還有很多面向是我認為團隊需要持續努力的部分，像是運用說故事的能力來闡述產品功能的使命與解決的問題，或是根據自身的設計經驗來給予不同專案有價值的回饋等。如何透過對於用戶的了解以及良好體驗的堅持來實質的幫助到產品、幫助到用戶是設計團隊接下來要發揮更好的地方。
另外最近意識到自己的個人特質其實會大大影響團隊的文化與行為，因此如何表現得更大膽、更願意承擔風險，並且用嶄新的觀點帶出有活力的團隊，也是我接下來需要努力的方向。身為團隊的領導者，如何持續提升成員們的能力是我每天在思考的事情，因此年底我藉著 1:1 的時間蒐集了團隊每個成員對於職涯發展的想像，希望能夠透過工作的安排以及有意識的制定計畫來幫助成員們自發性的去學習並挑戰自己，讓成員們除了提升專業職能外也能思考到如何幫助到整個團隊，形成加乘的效果。
如果你對 KKBOX 的設計團隊有興趣，我們目前其實還有持續在招募資深設計師來幫助我們的產品與團隊持續成長！誠徵有以下特質的人：自我管理能力良好，能夠清楚表達設計的主見，面對不同想法能保持好奇心與開放的態度，同時也能為了打造良好的體驗無懼面對艱鉅的挑戰！
想了解更多職缺的敘述可以參考這個連結：
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