【職場日常】新手主管的角色回顧
擔任設計主管一週年的工作日常、心態轉變與專業職能的培養
你好！這是設計烏邦圖的職場系列文章，設計烏邦圖未來希望紀錄一些設計相關的主題，目前想到的包括產品設計與管理/設計策略與營運/未來設計職涯/新科技與設計趨勢，敬請期待！前言
年底的到來代表著我加入 KKBOX 已經滿一年了！回頭看著自己以一個新手主管的角色不斷地邊做邊學，一方面關注著產品的體驗與未來發展，一方面學習著如何成為更稱職得管理者。必須說有很多心境與環境上的變化需要不斷的適應，畢竟自己是以一個沒做過管理職的情況下加入到新公司當主管，算是滿獨特的情境，也特別感謝我的主管給我這個機會。有看過《The Making of a Manager》就會知道這種情境算滿有挑戰的，當然也有些先天的優勢，後面也會大致提到一下。
總之，趁著一週年的回顧我想要分成兩個部分來整理一下自己的學習：上篇會著重在主管職能的介紹以及獨立貢獻者 (Individual Contributor) 到管理職 (Manager) 的思維轉變；下篇則會具體說明這一年來打造設計團隊的方法、心路歷程與接下來努力的方向。
💡 擔任設計主管一週年回顧：
上篇：【職場日常】新手主管的角色回顧
下篇：【職場日常】設計團隊的打造歷程主管忙什麼
先前在擔任 Product/UX Designer 時，就滿好奇主管身上又沒有專案，為什麼還可以這麼忙碌？當了主管才發現，當時的自己是多麽天真，以為只有做專案才算是有在做事，殊不知光是為了維持良好的會議運行，就要耗費非常多時間提前準備，不能再像以往無腦的進入會議室，準備自己的部份就好。除此之外也有很多專案以外意想不到的事情會耗費主管很多時間。這邊我想以時間單位來說明一下，主管日常究竟在忙些什麼，一解大家的好奇心！不過以下純屬個人經驗，每個公司主管的職責應該都會有所差異，大家可以當作參考就好。
每日：
主要看會議狀況，若有會議則會做些會議前準備；會議之間的空檔則會拿來簽核成員們的假單，或是檢視一下 Slack 上面大大小小的事情，包括公司的公告事項或是同事們針對產品給的回饋等 (還有下午茶的訊息😋)。有時候也會主動和成員追蹤一下重點專案的狀況，看看是否有需要協助的部分。有較長時間的空擋則會去檢視個人與團隊目標達成的狀況，思考是否要調整團隊運作方式或訂定一些新的流程。
每週：
設計團隊每週會有些固定的會議，包括基本的 Weekly Status Update，下篇文章也會再詳細說明；另外每週一也有主管的固定會議去了解重大專案的狀況以及對齊彼此的目標與策略；週間則是會去了解每個專案的進度、了解成員們的工作量，看看是否有需要支援的部分。也會去關注開發狀況，了解哪些功能需要測試，哪些準備上線。今年因為有招募需求因此有一段時間每週大概會有兩三場的面試要參與，因此需要花些時間看履歷以及準備面試問題。
每月：
每個月主要的任務是定期的向上溝通和向下對齊，對成員是透過 1:1 的方式溝通我對他們的期待、給予專案上的回饋、布達接下來團隊的目標與任務、溝通他們遇到的問題以及對於職涯發展的看法；向上溝通則是透過 1:1 或吃飯閒聊的方式和我的上級主管更新近況，了解一下他關注的事情/哪些我可以協助的、表達團隊的發展方向以及自己學習與觀察。
每季：
由於公司是運用 OKR 來訂定目標，因此每季我需要幫助團隊訂定好 OKR，並回顧上季的目標達成狀況與學習總結，也會和團隊進行一整季的 Retro，了解哪些事情做得好、哪些可以在下一季多做嘗試改善。目標明確後會和不同部門進行 OKR 的討論，了解設計部門的目標如何和產品開發做對齊，以及是否有朝向公司的願景前進。
工具的使用
除了上述按時間來區分的庶務型工作外，我自己也會時常思考導入不同工具來幫助自己管理好人事物。目前大部分的筆記我是記錄在 Notion，也有分享一個團隊共享的筆記本記錄著團隊成員的資訊、OKR 以及新進成員可能需要知道的資源。先前曾經使用過 Asana 來管理專案但並沒有好好的延續，可能是因為比較需要多人配合才有辦法好好運行；目前團隊最多人使用的還是 Google Docs/Sheets/Slides 來管理專案的不同細節、時程規劃或概念提案。
管理職 vs 獨立貢獻者
講完主管在做些什麼後，接下來聊一下從獨立貢獻者變成管理職後，在心態上的一些轉變以及需要適應的挑戰。
在擔任設計師或產品經理的時候，大部分的心思都會放在手上的專案，要怎麼執行、如何在時間內完成、找哪些人一起協作等；你會做好自我管理，在多個專案之間切換，並且根據專案所在的不同設計階段去運用對應的方法與流程，基本上就是會照顧好「如何讓專案完成並成功」這件事。
轉變成管理職後，在自己手上的不是專案，而是整個團隊以及裡面的每個成員。「怎麼幫助團隊成功」進而幫助到公司的目標與發展變成我主要的任務。要知道的事情包括每項專案的狀況、每位成員的進展、遇到的阻礙或需要的協助；你會拉高思考層級去想產品發展、跨團隊協作、工作流程優化等面向，不僅是做好一件事而是想說怎麼複製成功，像是去不斷實驗提升團隊整體效率的方法。思考層級拉高後也要做好承上啟下，必須將公司大方向的願景與思想轉變成團隊可以具體執行且成員們都能理解與認可的任務，將自己宏觀視野所看到的洞見傳遞給每個成員。
從執行的角色到管理的角色，我認為很需要適應的是發揮影響力以及獲得成就感的方式；以往可以透過設計的專業能力來交出好的產品體驗，然而轉為設計的管理職，雖然還是需要設計的專業能力，但更常運用的是引導以及給予回饋的能力。因此如何從旁關注專案的推進、適時的給予協助，並同時檢視團隊的狀態，就是我發揮影響力的方式了；有點像是填補事情與事情之間的空隙，讓自己成為幫助團隊從 70、80 分推往 100 分的重要關鍵。
另一個我認為身為管理職常遇到的挑戰是怎麼展現領導力，畢竟管理只是個職位，領導才是真正的影響力。我認為領導力的展現是擁有讓他人願意追隨的能力，需要以身作則來建立起和不同角色之間的信任。以一個新主管的角色加入新公司來說，我擁有的優勢是可以重新形塑自己的領導形象；另外畢竟大家對你還不認識，因此也不會太快對你有高標準，讓我有段時間可以盡可能地吸收學習；但新主管相對的弱勢就是對於文化的不熟悉，因此初期需要多聽多理解，並且快速地建立起和他人的關係，往後才有機會透過展現成效來取得信任。
關於因不同原因上任主管的優劣勢可以參考《The Making of a Manager》這本書：
https://www.juliezhuo.com/book/manager.html主管的專業職能
轉變為管理職之後，很多人心裡會有一個矛盾是覺得自己專業領域的能力退步了，以我來說使用設計軟體或是發想設計概念的時間的確變少了，會退步是情有可原的，但相對來說主管相關的職能應該是會大幅進步的，並且需要有意識的去練習並關注這些職能。之所以會需要有意識的去練習是因為主管的專業職能相對來說比較模糊，軟技能居多，不像工程師或設計師有很明確的硬技能；另外主管的專業職能很多其實大家也都有在運用只是程度與比重上的差異而已，因此很容易被忽略，像是訂定目標、制定計畫或管理專案。
具體來說主管的職能到底有哪些呢？很慶幸我們公司有主管訓練的課程，根據課程的內容，我們將主管需要建立的專業分成四個面向：
- 建立高效能團隊
- 績效提升
- 人才發展
- 創造未來
從這四個面向又可以細分出一些專業技能，像是人才配置與工作規劃、衝突管理、激勵團隊士氣、教練與回饋、策略整合等，這些都是主管在日常工作中不定期需要發揮的能力。今年在公司的主管課程中我們主要學習到的是關於如何招募到符合文化特質的人才，以及如何運用 OKR 建立高績效的團隊。
另外，前陣子我們公司有運用工作坊的形式針對不同層級的主管訂定了職能上的要求與期待，也藉此讓大家認識到更多管理相關的職能。舉例來說：部級主管是最接近執行的角色，因此很需要溝通表達、目標與專案管理、問題解決相關的能力；處級主管則是拉高層級去做好團隊的組建與協作、做出好的決策，並有效授權與指導；最上層的中心主管則是更關注商業敏銳度、策略管理，並運用遠見來主動引領變革。總而言之，主管的管理能力也是一門專業，需要有意識的培養，並且同時持續精進原先的專業，才能做好正確的判斷與了解市場發展的趨勢。
關於管理職的專業技能，我自己是透過「商業思維學院」的課程內容來幫助自己了解在面對不同情境時該如何應對與準備。想了解更多可以參考他們的官方網站：商業思維學院所以自己到底適不適合當主管？
反思這一整年的歷程，自己也是遇到不少困境以及自我懷疑的部分，尤其疫情期間大家都 WFH 的時候，有更多管理上的挑戰讓自己身心俱疲。不過年底在接受考核與回饋的時候，自己獲得的評價普遍都很正向，可能因為個人特質的關係，收到的回饋大多圍繞在細心且專業、願意傾聽、有耐心、態度溫和等。相對來說可改進的方向主要就是要更大膽的去做開創性的事情幫助團隊與產品能更突破，並且展現主導力、主動表達自己的觀點等。總體來說自己有些特質滿適合擔任主管的，像是願意接受各方意見、善於一對一傾聽成員們的問題、喜歡跳脫框架找方法解決問題；但對於要主動發起事情、一對多的佈達事項、跨單位的溝通與果斷的下達決策就是我還需要更加努力的。
如果你也有意想成為管理職，我這邊快速提供一些(不負責任的)判斷依據，來了解自己適不適合當主管：
- 你是否願意做很多不同類型溝通？ (向上管理、布達、教練、給回饋等)
- 你是否想要知道非常多的事務 (含行政)，而不只是想專注在自身任務？
- 你是否擅長管理自己要做的事情，而不是習慣被指派任務？
- 你是否能夠關注跨單位的目標，無私的做好溝通協調與團隊協作？
- 你是否能夠為自己的決策負責，並成為他人的榜樣？
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