【職場日常】The First 90 Days: 計畫回顧與挑戰
你好！這是設計烏邦圖的職場系列文章，設計烏邦圖未來希望紀錄一些設計相關的主題，目前想到的包括產品設計與管理/設計策略與營運/未來設計職涯/新科技與設計趨勢，敬請期待！從之前那篇《設計主管的第一週待辦事項》到現在三月初，已經經歷了 90 天左右，是時候來反思一下這三個月以來的點點滴滴了！除了回顧一下當初設定的目標外，我也會盤點一下自己所觀察到的問題、實際做了哪些事情以及其成效，並且探討一下過程中遇到的挑戰，最後也會給予自己下一階段的學習目標與角色期許。
目標設定
上任第一個月結束後，我自己設定的目標大方向環繞在產品、跨部門交流以及團隊等三個方面：產品方面，主要是因為自己在第一個月的時候瞭解到老闆很在意設計團隊能否幫助重塑產品的體驗，想要透過產品來訴說出我們公司的故事與價值理念；跨部門交流方面，我思考的是如何幫助團隊增加聲量，擴大設計在組織中的影響力；團隊方面，我想透過不斷的嘗試來訂定團隊流程規範、專案管理的方式以及設計工具的使用，並建立團隊透明溝通的環境，互相給予支持與回饋。
從第一個月的觀察所產生出的三大方向，後來也轉換成我們團隊以及我個人的 2021 Q1 目標，包括產品體驗相關、團隊效率相關以及跨部門的專案合作進程相關。
問題探索
這些目標的訂定也和現階段看到的問題很有關連，首先產品部分，產品設計有很多大大小小的事情要去重塑，包括整體的資訊架構、關鍵任務的體驗流程、甚至是跨平台介面視覺的一致性等，因此設計師必須開始思考如何透過這些細節一點一點的重新建立使用者對我們的信任與正面的觀感；跨部門交流方面，設計團隊過往勢單力薄，在產品開發流程中很容易受限在執行階段，因此團隊形象上也容易被限縮在設計產出的角色；團隊方面，專注在產品開發的設計師人力不足，過往也沒有設計主管的角色因此很難將各自看到想改善的東西統合起來，也很難有心力去規劃團隊的願景。
有了目標和已知問題後，我想盤點一下這三個月以來我為自己安排了哪些工作項目、如何排優先順序，以及在管理與執行的工作上是怎麼做好調配。
工作與時間的安排
從目標與問題來回顧自己工作安排的話，我現階段的優先順序是 (1) 團隊的建立 (2)產品的改造 (3)流程的調整。我認為有好的設計團隊才更能發揮價值在產品的改造，並且從產品改造的過程中慢慢嘗試出好的流程，當有好的流程後便能幫助團隊變得更有效率，因此三個項目是環環相扣的。
People (團隊) → Product (產品) → Process (流程)
- 團隊建立的部分，首先是持續招募新成員，讓自己有很多人才的選擇，提前為團隊後續擴大做準備，包括專注在設計研究的人才、設計策略的人才、擅長 Prototyping 的人才等，也許都是未來很需要的。招募人才的同時，我也在思考新成員加入時會有哪些需求，需要什麼樣的 Onboarding 流程，因此有持續在建立幫助成員快速上手的 Playbook，把設計團隊的教戰守則慢慢建立起來。另外 2021 開始也有為團隊訂出季度的 OKR，並且幫助每位團隊成員建立自己的 OKR，協助團隊成員能夠步調一致。
- 產品改造的部分，是最需要跨部門合作的，也是我認為最能夠讓團隊發揮價值的任務，目前有嘗試透過工作坊從現有產品的基本使用情境中找出明顯的問題，並將產品的改造劃分成三個重點：資訊架構、體驗流程、介面視覺。相關細節我在這邊就不多做說明，可以提到的是設計系統 (Design System) 這件事也是我著重的部分，一方面能夠幫助介面的改善一方面也能優化設計的流程，雖然是件苦差事但我認為這是一個成熟的設計團隊必經之路，對往後的設計抉擇以及設計執行、原型的製作都會很有幫助。
- 流程調整的部分，會希望設計師更能夠往前期的規劃與探索邁進，避免直接跳到設計執行的階段，因此會爭取更多時間鼓勵成員嘗試使用者研究、設計探索，並使用專案管理的工具像是 Asana 來做好時間與任務的管理，確保我們有餘裕做好討論來提出好的設計抉擇。流程上也正在規劃如何做好設計交付以及品質控管，也許是訂定一些規範或是嘗試不同設計工具像是 Figma，來更清楚溝通我們的設計規格減少模糊地帶，確保設計師的提案都能如實地被工程團隊執行。
如果是從時間安排來看的話，我將自己的時間劃分成四個類型的工作：Note-taking (筆記時間)、Meeting (會議時間)、Working (專案與團隊相關的執行時間) 以及 Hiring (招募相關所花費的時間)。
- Note-taking 是我自己的筆記時間，包括會議前的準備、會議後的資訊整理、每天待辦事項的彙整與時間的管理等，大約佔一週的兩成時間左右。
- Meeting 則會再依用途區分成 Sync Meeting、Project Meeting 以及主管額外的 Meeting，加總下來大概會為佔三成左右的時間，目前主要花費在 Weekly Sync 相關的會議以及 1:1 (對上與對下) 的會議。
- Working 的部分主要是自己能專注在輸入與輸出的時間，包括 Docs / Sheets/ Slides 相關文件的撰寫、專案相關的設計執行、工作坊的準備、報告的閱讀與彙整等，目前大約花費兩成到三成的時間。
- Hiring 的部分就是投入在招募、面試、閱讀履歷與作品集的時間，到職以來也已經面試了近 20 位的設計師，花費不少心力但也因此認識很多不錯的設計師。
總體來說，自己目前投入滿多心力在管理團隊以及向上溝通，協助成員在專案上能夠順利進展，成員有需要討論時也盡可能即時幫助，有時間也會參與設計執行的部分，確保自己能及早在不同面向展現出自己的價值。老實說這三個月的工作也有很多值得檢討與反思的部分，讓我稍微回顧一下。
檢討與反思
這三個月下來，除了持續了解產品與產業外，很多時間花在建立團隊的基礎建設。老實說很多事情目前才慢慢上軌道，還沒辦法馬上展現出成效，因此需要更有耐心以及和多方溝通了解彼此的期望。
身為一個投射者＋INFJ 的人，我傾向認真思考之後再行動，也擅長運用組織能力把散亂的資訊與複雜的概念彙整起來；同時也很習慣獨立工作，喜歡自主的安排自己的時間以及工作，或是等待其他人來徵詢自己的觀點，不太會自己主動和還不熟識的人搏感情。這樣的傾向有時候會導致其他人不知道我在忙些什麼，或是感覺我好像許久未行動，甚至有較為被動的感覺，再加上現在身為管理職而非實際執行專案的角色，因此自己投入心力在做的事情能見度常常僅限於團隊內而已。
這些自我認知也幫助我引導出一些我較不擅長的項目，相信這些項目也會是我下一階段會需要時常面對的挑戰：
- 如何平衡專案的執行以及跨部門的交流？
- 如何在專案執行中溝通設計的各種進展來引發討論？
- 如何建立設計團隊的形象？
- 如何了解不同單位對設計團隊的期望？
- 如何擔任起橋樑的角色幫助不同角色的溝通？
- 如何串聯設計價值與商業目標？
- 如何承擔風險去嘗試新的方法或新的思維？
總結
身為一位設計主管，我的作品集不再只是關於設計流程或介面設計，而是公司設計團隊的名聲，以及公司在設計與體驗相關的各個接觸點的展現。對應的關鍵任務則是設計團隊的營運以及公司產品的創新：設計團隊的營運包括持續招募適合的新成員、調整團隊的工作流程以及品質控管、幫助成員在專業領域有所成長並達成職涯目標等，讓公司變成一個吸引設計師加入挑戰的地方；公司產品的創新包括導入設計方法在產品開發流程中、運用不同設計流程重塑產品體驗、透過使用者研究了解用戶需求、學習產業趨勢幫助公司達成商業目標等，慢慢的將設計的影響力擴大到組織中。
這些事情很需要領導力的展現，引領團隊成員以及組織到對的方向。但說實在這也不是憑一己之力可以達成的，因此要提醒自己願意尋求協助，並且相信身邊的同事以及團隊成員能夠幫助彼此達成目標；另外也要提醒自己做好自我管理，不只是時間的管理也有思緒以及身體狀態的管理，讓自己能夠更穩健的做好決策以及妥善的安排工作。
下一階段對自己的期許，除了持續學習領導力之外，也要積極的透過更多方式讓設計團隊能展現出自己的價值，主動把內部溝通做足才有機會幫助設計師們在不同產品階段發光發熱，創造正向循環幫助團隊、流程以及產品都能夠變得更好！
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