Los aspectos prácticos de DesignOps en Yara
Algunos de vosotros me habéis escrito por privado preguntándome algunas cosas más específicas sobre el equipo de DesignOps en Yara. Ésta es una colección de distintos temas, que van desde cómo programamos nuestras semanas hasta las herramientas que utilizamos o nuestro proceso.
Traducido del original
🔮 La misión del equipo
Cuando el equipo aumentó de 1 a 2 personas, Jamie Phan y yo nos tomamos el tiempo para parar y definir cuál debería ser la misión del equipo de DesignOps en Yara.
Cogimos las instrucciones del artículo de NN/g: “How to Write a Mission Statement for a UX Team: A Case Study in Design Operations” y lo convertimos en un workshop.
Este fue el resultado:
Our mission is to drive better processes, tools and systems, and foster a collaborative community within the designers and across the organisation.
🪣 Iniciativas en las que hemos trabajado desde Noviembre ‘21
Ahora que tengo que ponerlas en una lista, me doy cuenta de que hemos trabajado en bastaaaantes cosas:
- Estandarizar las descripciones de los puestos de trabajo
- Organizar el primer team-event a nivel global
- Crear Competency Matrix y Career Paths
- Definir una nueva forma de trabajar en Figma
- Hacer una auditoría de las herramientas de diseño
- Documentar Experience Principles
- Preparar plantillas para Onboarding y Offboarding
- Alinear los canales de comunicación del equipo
- Crear un UX Buddy System
- Poner en marcha y mantener las Listas de Distribución
- Crear un calendario de team events y otros eventos informales
- Documentar yestandarizar el proceso de diseño [link soon]
- Preparar nuestro Design Toolkit [link soon]
- Mejorar el proceso de contratación de diseñadores
- Alinear y documentar horas de trabajo comunes a todas las zonas horarias
- Crear un calendario compartido para las vacaciones del equipo
- Aumentar la lista de proveedores en distintos países
- Diseñar el Onboarding para nuevos miembros del equipo
- Evangelizar acerca de DesignOps en Yara
🎉 Nuestro proceso de DesignOps
Cuando sólo era yo quien llevava toda la carga de DesignOps, no necesitaba necesariamente documentar mi forma de trabajar. Esto cambió completamente en cuanto contraté a Jamie Phan.
Una de las primeras cosas que tuve que documentar fue el proceso que seguimos dentro del equipo de DesignOps.
Aquí lo tenéis. Espero que podaís leerlo bien 😊:
🗯️ Cómo comunicamos en lo que estamos trabajando
Normalmente utilizamos Slack, Teams, Confluence, Email, etc, para comunicar parte del trabajo que realizamos. Sin embargo, algunos temas requieren un tratamiento especial porque son más complicados.
Estas son algunas de las ideas con las que estamos experimentando:
- Explained Vídeos: En estos vídeos nos grabamos a nosotras mismas (estilo Loom) hablando de un tema en profundidad.
- DesignOps Radio: Cuando nos cansamos de hablarle a la cámara, decidimos probar con un formato entrevista. El objetivo seguía siendo el mismo, tratar un tema en profundidad. Lo más divertido fue crear nuestro propio Jingle 🎵
- Poemas y rimas: Este es mi favorito. Durante los primeros meses como Design Operator, teníamos que comunicar cosas en Slack constantemente. Lo hacíamos con tanta frecuencia que la gente nos dejó de leer. Por ello, decidimos hacer las comunicaciones un poco más divertidas utilizando rimas tontas para las actualizaciones diarias.
🏆 Cómo gestionamos nuestra carga de trabajo (en Jira)
Usamos Jira para gestionar nuestras tareas. Esto no es nada nuevo. Pero quizás algunos de los detalles que explico aquí os parecen interesantes:
- Hemos creado epics para cada una de las Areas de trabajo de NN/G: Como realizamos el trabajo, Cómo trabajamos juntos y Como nuestro trabajo crea impacto. De este modo es muy fácil visualizar qué areas han recibido más atención por nuestra parte.
- También hemos creado etiquetas para Design Efficiency, Design Quality, Team Health y DesignOps Value. Esas son las métricas de éxito que nos hemos definido nosotras mismas. Mediante el etiquetado de cada tarea podemos ver cuales son las que generan valor en más áreas. Si la tarea en concreto no mejora nunguna de las métricas de éxito, no trabajamos en ella.
- Por último, cada vez que creamos un ticket, debemos rellenar una serie de datos: pain point, objetivo estratégico, objetivo táctico y métrica de éxito. Estos datos son los mismos que exigimos cuando los diseñadores mismos nos hacen una petición.
La idea original es de NN/g.
🔨 Herramientas que usamos
Trabajar en una gran empresa tiene algunas desventajas. Una de ellas es que estamos bastante limitados con respecto al número de herramientas que podemos usar.
Éstas son las herramientas que utilizamos regularmente en DesignOps:
- Miro: El canvas para el 99% de lo que hacemos y contenedor de muchas de nuestras plantillas.
- Confluence: Donde vive toda la documentación de DesignOps.
- Airtable: Para crear y almacenar investigacion cuantitativa.
- Figma: Dónde tenemos la libreria de componentes de DesignOps y las plantillas de Figma.
- Teams: Además de ser la herramienta principal para videollamadas, utilizamod Teams para grabarnos a nosotras mismas.
- Slack: Para las comunicaciones y actualizaciones del dia a dia.
- Jira: Nuestra manera de manejar la carga de trabajo.
📅 Rituales y reuniones
Intentamos mantener las reuniones al mínimo posible porque entendemos que los diseñadores ya están sobrecargados con un montón de cosas más.
Solo realizamos 4 reuniones recurrentes:
Reunión mensual DesignOps: En el tercer jueves de cada mes, invitamos a todo el equipo de diseño a una reunión de 60 minutos. Siempre seguimos la misma estructura:
- Noticias / Anuncios
- En qué estamos trabajando
- Qué hemos completado
- Explained (la sección donde explicamos un tema en profundidad)
- Recordatorios
DesignOps ❤️ [Inserta Nombre del Equipo de Producto]: El último viernes de cada mes, nos reunimos con los distintos equipos de producto durante 30 minutos. La idea es tener un espacio donde los diseñadores puedan contarnos con que iniciativas están teniendo más dificultad.
DesignOps Retro Trimestral: Al final de cada trimestre, hacemos una retro “Glad — Mad — Sad” con el equipo.
DesignOps Digest: Al final de la semana, mandamos una especie de resumen en Slack. Cubrimos lo siguiente:
- Cosas para recordar (quizás necesitan dar feedback antes de una fecha concreta…)
- Temas abiertos (todos los temas con los que estamos tratando actualmente, mas los links necesarios para acceder al contenido)
- Cosas por venir (qué pasará en las siguientes semanas)
Espero que encontreis este artículo útil de algun modo. Cuando comencé mi aventura en DesignOps encontraba artículos muy teóricos en Medium, por lo que quise escribir algo mas práctico que podáis implementar con facilidad.
Gracias por tomaros el tiempo de leerlo 🎉.
