[Case study] La flessibilità del Design Sprint applicata ad un progetto reale
La flessibilità è sicuramente una delle principali caratteristiche del Design Sprint e la cosa che attira l’attenzione di chi si approccia per la prima volta a questa metodologia. Me ne accorgo confrontandomi con chi partecipa ai nostri corsi e mi chiede come può cominciare ad introdurre il Design Sprint nella propria azienda senza dover impegnare tutti per una settimana.
Il Design Sprint negli anni è mutato, cresciuto, sono nate sue derivazioni che hanno preso pezzi di questa metodologia mescolandole con strumenti provenienti da altri sistemi in base alle necessità e alle circostanze del progetto, mantenendo inalterati i princìpi fondamentali originali. Il Design Sprint originale ideato da Jake Knapp in Google, tuttora utilizzato, si compone di 5 giornate di lavoro. AJ&Smart lo ha ridotto a 4 per rispondere a esigenze specifiche del mercato. Quest’anno Design Sprint Academy ha introdotto il Design Sprint 3.0 aggiungendo una sessione di “problem framing” per l’analisi e la definizione del problema. Lo stesso Jake Knapp ha strutturato una versione di Design Sprint di 3 ore per lavorare su progetti di branding, chiamato Brand Sprint. Poi c’è uno degli strumenti più interessanti che utilizzo molto di frequente, il Lightning Decision Jam, di cui ho già parlato in un’articolo dedicato, anche questo opera degli amici di AJ&Smart.
Gli esempi sono tanti e tutti dimostrano che, una volta appresi i fondamenti e meccanismi del Design Sprint e aver fatto un po’ di esperienza sul campo, puoi veramente far tua la metodologia prendendo ciò che ti serve per il tuo progetto.
La settimana scorsa anche noi ci siamo divertiti a creare il nostro Design Sprint Frankenstein! Gli amici di Ocho Durando, agenzia digital con base a Milano, Bergamo e Treviso ci hanno chiesto di aiutarli nel lavoro di ottimizzazione del proprio processo progettuale. Confrontandoci in fase di brief, abbiamo convenuto sulla necessità di definire anche la value proposition e gli obiettivi di business. Avevamo a disposizione solo una giornata di lavoro. Sfida accettata e occasione perfetta per costruire un workshop personalizzato prendendo i pezzi migliori del nostro caro amico Design Sprint. Ecco come abbiamo organizzato la giornata:
Fase 1: value proposition
Obiettivi di business
Abbiamo utilizzato l’esercizio del Brand Sprint per definire gli obiettivi a 2, 5 e 10 anni. Questo ci è servito, oltre che per allineare i soci sulla visione di business, anche per definire il nostro KPI sotto forma di “Long Term Goal” al quale tutte le attività e decisioni dovranno rapportarsi. A differenza di quanto illustrato da Jake Knapp nel Brand Sprint, ho proposto al team di scrivere i propri obiettivi su un post-it e poi votare i preferiti con i pallini, utilizzando la tecnica “note and vote” del Design Sprint. Questo perché volevo che i partecipanti si sentissero maggiormente coinvolti, anche fisicamente.
Come, cosa, perché
Sono sempre stato un fan di Simon Sinek e della sua teoria del Golden Circle e mi ha fatto piacere vedere che anche Jake Knapp la pensa come me! Infatti il Golden Circle fa parte del Brand Sprint e quindi è entrato alla grande nel nostro workshop. Definire il proprio perché è un esercizio che ogni azienda dovrebbe fare. Sinek dice che tutti comunicano quello che fanno, alcuni dicono anche come lo fanno, pochissimi spiegano il perché. Raccontare il perché crea un legame empatico con le persone e quindi una connessione più profonda con l’azienda e il suo prodotto o servizio. Anche in questo caso abbiamo utilizzato la tecnica del “note and vote”, seguita da una discussione che ha aiutato a definire una traccia della motivazione per cui Ocho Durando esiste. E ci piace! Definire il perché del proprio business non è cosa semplice. Per questo deve essere chiaro che l’obiettivo di questo esercizion è realizzare una prima bozza che potrà essere migliorata e completata in seguito.
Questi due esercizi sono stati sufficienti per aiutare i tre soci ad allinearsi su punti importanti del presente e del futuro di Ocho Durando. A seguire abbiamo lavorato sul processo di lavoro.
Fase 2: processo di progettazione
Expert Interviews
Per questa seconda parte siamo partiti dalla prima attività del Design Sprint: l’intervista all’esperto. Alessandro, uno dei tre soci, si è fatto portavoce ed ha raccontato chi è Ocho Durando, come lavora, con quali clienti, quali tipologie di progetti sviluppa e le problematiche principali riscontrate. Nel frattempo il resto del team ha prodotto una serie di HMW (How Might We). Questi sono poi stati votati per individuare i più importanti.
Sprint Questions
In un Design Sprint le Sprint Questions rappresentano gli ostacoli che possono interferire nel raggiungimento del nostro obiettivo. Anche il team di Ocho Durando ha ipotizzato questi ostacoli che poi hanno votato per identificare i più importanti.
Map
Forse la fase più impegnativa di tutto il lavoro. Abbiamo mappato le tre principali tipologie di progetto, partendo dall’acquisizione del lead fino alla chiusura del progetto. Poi abbiamo preso gli HMW prodotti in precedenza e li abbiamo posizionati sulla mappa individuando, in questo modo, le fasi progettuali più problematiche. Il risultato era palese: la fase iniziale del progetto era quella che avrebbe richiesto la maggior attenzione.
Ideazione soluzioni
Dopo aver definito la fase progettuale più problematica, siamo passati all’ideazione di soluzioni. Qui entra in gioco la Lightning Decision Jam. Il team si è concentrato su due degli HMW relativi alla fase iniziale del progetto, e prodotto una grande quantità di soluzioni che sono state poi votate per individuare quelle più interessanti.
Decidere quale soluzione realizzare
Come nel Lightning Decision Jam abbiamo posizionato le soluzioni principali su un grafico impatto/sforzo. In questo modo sono state identificate le soluzioni da realizzare subito, quelle che sarebbero diventate progetti a lungo termine, le attività da realizzare velocemente e le soluzioni da scartare completamente. Abbiamo quindi trasformato due di queste soluzioni in azioni, definendo le attività da svolgere, il tempo da dedicarci e chi ne sarebbe stato responsabile. Avremmo potuto ripetere questa fase per ogni HMW, ma il tempo a nostra disposizione era scaduto e i nostri amici dovevano mettersi in macchina per rientrare a Milano e Bergamo.
Spero di essere riuscito a far capire come sia possibile prendere parti della metodologia Design Sprint, mescolarle insieme ad altre tecniche e creare un workshop su misura, in base alla tipologia di progetto o alle tempistiche a disposizione. Alessandro, Nicola e Elios, i tre soci fondatori di Ocho Durando, sono rimasti soddisfatti del lavoro svolto, innanzitutto perché per una volta sono riusciti a riunirsi e dedicarsi completamente al proprio business, secondo perché il Design Sprint permette veramente di eliminare le perdite di tempo ed essere molto efficaci nel lavoro che si svolge.
“Il workshop è stato costruito su misura dopo un breve brief di allineamento sulle nostre esigenze. Gli esercizi sono stati mirati e, grazie alla metodologia, le problematiche sui processi aziendali si sono facilmente convertite in soluzioni molto concrete. Il facilitatore ha rispettato i tempi e soprattutto proposto una serie di spunti di approfondimento da seguire dopo il workshop!”
Alessandro Pisani
co-founder Ocho Durando
ochodurando.com
Vuoi approfondire il tema Design Sprint e capire come introdurlo nel tuo lavoro? Visita il mio sito designsprinter.it per contattarmi o iscriverti a un corso di Design Sprint.
