Lightning Decision Jam (LDJ): un esercizio di 1 ora per risolvere qualsiasi problema senza discussioni e testare l’efficacia del Design Sprint.

Cos’hanno a che fare una barca a vela, dei post-it e un grafico che mette in relazione impatto e impegno? Vi presento il Lightning Decision Jam (o LDJ per gli amici).

AJ&Smart, agenzia di Berlino leader mondiale nel Design Sprint (e amica di lunga data dell’inventore del Design Sprint, Jake Knapp) ha ideato il Lightning Decision Jam perché necessitava di avere uno strumento che permettesse di prendere decisioni e individuare possibili soluzioni in modo rapido eliminando inutili discussioni e perdite di tempo.

Il Lightning Decision Jam utilizza i princìpi del Design Sprint:

• Lavorare insieme, da soli.
• Elementi reali sono meglio di discussioni.
• Iniziare è più importante di aver ragione.
• Non affidarti alla creatività.

Oggi il Lightning Decision Jam viene utilizzato da molti professionisti del Design Sprint come strumento di lavoro quotidiano, e risulta molto utile anche come esercizio da fare insieme ad aziende che vogliono capire meglio come funziona un Design Sprint.

Cosa si può fare con un Lightning Decision Jam

Il LDJ può essere utilizzato in tutte le occasioni in cui un gruppo di persone deve prendere decisioni, risolvere problemi o discutere particolari situazioni. Ecco alcuni esempi pratici di problematiche che si possono affrontare con questo esercizio:

• Un processo aziendale problematico.
• Una sezione di un sito che non sembra funzionare.
• Necessità di migliorare l’ambiente di lavoro.
• Migliorare i flussi di vendita di servizi e prodotti.
• Retrospettiva a conclusione di un progetto.

Un esempio reale di Lightning Decision Jam

Recentemente abbiamo applicato il LDJ internamente ad àtrio (la mamma di goodsprint) per evidenziare e risolvere alcune problematiche relative allo svolgimento di progetti e la risolvere difficoltà di comunicazione tra team. Devo dire che l’esercizio è stato molto utile. Non solo siamo riusciti a dare una priorità a diverse problematiche e a trovare le relative soluzioni da testare, ma sono anche emerse questioni legate al futuro dello studio che sono state spunto di riflessioni importanti.

Come il Design Sprint, anche il LDJ permette a chi è più introverso di esprimere le proprie opinioni e proporre idee, oltre che decidere in maniera democratica le priorità su cui concentrarsi, attraverso il sistema di votazione tipico del Design Sprint.

Il risultato di un Lightning Decision Jam è sempre una o più azioni da compiere in un breve arco di tempo per testare le soluzioni individuate. Nel nostro caso da un lato abbiamo implementato una nuova modalità di aggiornamento sullo status di un progetto che ha permesso di migliorare lo scambio di informazioni e l’aggiornamento sull’andamento del lavoro, e dall’altro l’ideazione di quella che sarà la vision del business per i prossimi anni.

Oggi utilizziamo internamente il Lightning Decision Jam anche per fare retrospettive di progetti completati, in modo da evidenziare le difficoltà incontrate e trovare velocemente soluzioni per evitare che gli errori fatti rimangano irrisolti e si ripetano.

Le fasi del Lightning Decision Jam

STEP 1: inizia con quello che funziona bene.

Ecco la nostra barca a vela! Disegnane una sulla lavagna e chiedi a tutti di scrivere in 4 minuti su post-it ( noi usiamo il colore blu) le cose che funzionano bene relative al tema in discussione. Poi chiedi a ognuno di alzarsi e leggere uno ad uno i propri post-it prima di attaccarli nella parte superiore della barca a vela. Questi sono le cose positive che mandano avanti la barca.

Lo scopo di questo primo esercizio è quello di cominciare la sessione con un pensiero positivo, prima di concentrarsi sulle problematiche del prossimo step. Se si cominciasse subito con le cose negative, si rischierebbe di creare da subito un mood critico che poco aiuterebbe l’ideazione di soluzioni.

STEP 2: evidenziare le problematiche

Ora chiedi a ognuno di scrivere, sempre senza discussione, su post-it di un altro colore, tutte le problematiche, gli errori, i fastidi che vengono in mente, sempre in 4 minuti. Successivamente tutti insieme si alzano e attaccano i propri post-it nella parte bassa della barca a vela, questa volta senza leggerle ad alta voce agli altri. Questi post-it rappresentano le cose negative che appesantiscono e impediscono alla nostra barca di andare avanti.

STEP 3: dare priorità alle problematiche

Il moderatore fornisce ad ognuno 3 bollini adesivi in modo che ognuno possa votare le problematiche che reputa più importanti. Volendo si possono attaccare anche tutti i bollini su un solo post-it ed è consentito votare i propri. Questa fase dura 3 minuti.

Dopodiché il moderatore mette in ordine i post-it in modo da ottenere una piramide con i più votati in alto ed una chiara definizione delle problematiche più importanti.

STEP 4: trasformare le problematiche in domande: “How Might We”

Ora il moderatore trasforma le problematiche con più voti in quello che, nella terminologia del Design Sprint, viene chiamato “How Might We” (o HMW). Questo esercizio serve per riformulare il problema in questione in una domanda che inizia con “Come potremmo…”. In questo modo si rende più chiara la problematica e si evitano interpretazioni sbagliate.

STEP 5: ideare soluzioni senza discussioni

In questa fase, della durata di 5 minuti, si chiede ad ognuno di scrivere su dei post-it di colore diverso rispetto ai precedenti, quante più soluzioni vengono in mente. Anche questa fase viene fatta senza discussione in modo da poter produrre un’ampia varietà di soluzioni e permettere ad ognuno di sentirsi libero di esprimere qualsiasi tipo di idea. L’importante è che quanto viene scritto sia facilmente comprensibile a tutti in quanto le soluzioni non verranno lette e spiegate, ma semplicemente attaccate al muro alla fine dei 5 minuti.

STEP 6: dare priorità alle soluzioni

Ora abbiamo un muro pieno di post-it dove sono scritte diverse soluzioni al nostro problema. Anche in questo caso ora si passa alla fase di votazione. Il moderatore fornisce ad ognuno dei presenti 6 bollini e, in 4 minuti, si votano le soluzioni preferite con le stesse regole della votazione precedente. Poi si ordinano le soluzioni mettendo sopra le soluzioni con maggiori voti.

STEP 7: scegliere quale soluzione eseguire

Ora che abbiamo una serie di soluzioni al nostro problema, dobbiamo capire qual è l’impegno necessario per eseguirle e l’impatto che queste avranno nella risoluzione del problema. Per fare questo utilizzeremo un grafico impatto/impegno. Sulla lavagna si disegna un grafico, come quello dell’immagine qui sopra, e si cominciano a posizionare, uno alla volta, i post-it con le soluzione chiedendo al team di concordare sulla posizione nella scala di impegno e impatto necessario per realizzare la soluzione. È importante che il moderatore sia pronto a fermare eventuali discussioni che potrebbero dilungare inutilmente questa fase. Una volta posizionato tutti i post-it avremo chiaramente determinato quali sono le soluzioni che devono essere eseguite subito, quali possono diventare un progetto, quali un’attività e quali possono essere tralasciate per ora, come indicato nell’immagine qui sotto.

STEP 8: trasformare le soluzioni in attività pratiche

Il moderatore ora prende i post-it posizionati nel quadrante in alto a sinistra e chiede ai partecipanti di trovare 3 azioni che permettano di testare la soluzione proposta in un arco temporale di 1 o 2 settimane. Questa lista di azioni non sarà esaustiva di tutti glie elementi che compongono la soluzione, ma saranno alcune azioni facilmente attuabili che possano essere significative per validare la soluzione proposta.

Come nel Design Sprint, anche il Lighting Decision Jam si basa sul testare fisicamente la validità di una soluzione prima di adottarla in maniera completa. In questo modo si potrà ridurre drasticamente il rischio di errore e la perdita di tempo e risorse.

Conclusione: struttura e disciplina creano libertà (cit. AJ&Smart)

Il Lightning Decision Jam avrà anche un nome molto complicato da pronunciare e ricordare, ma è sicuramente uno strumento utile per semplificare i processi di definizione delle problematiche e di ideazione di soluzioni, evitando inutili perdite di tempo e democratizzandone il processo.

Se sei curioso di testare il Lightning Decision Jam nella tua azienda o organizzazione, scrivimi. Sarò felice di farti provare con mano (e gratuitamente…) questo strumento.

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