หลายคนคงเคยผ่านกิจกรรมที่ต้องให้เขียนอะไรลงบนกระดาษ Post-it แล้วแปะๆๆลงบนกระดานก่อนออกไปนำเสนอหน้าห้องมาบ้างแล้ว แต่ก็มีอีกไม่น้อยที่ผ่านกิจกรรมลักษณะนี้จนเริ่มรู้สึกตัวแล้วว่าติดกระดาษPost-it แล้วมันได้อะไรขึ้นมา???
บางคนอาจรู้สึกว่าเป็นการสิ้นเปลืองกระดาษจำนวนมากเสียด้วยซ้ำ สำหรับพวกเราผู้จัดกิจกรรมเองแล้วนั้น ต้นทุนของกระดาษ Post-it ก็ไม่น้อยเช่นเดียวกัน แต่คำถามคือ ทำไมยังคงจัดกิจกรรมที่ใช้การแปะกระดาษแบบนี้อยู่? หลายๆครั้งการติดกระดาษเหมือนจะมีทางออกแต่ปัญหาในหน้างานจริงก็ยังแก้ไขไม่ได้อยู่ดี แล้วทำไมยังต้องจัดกิจกรรมลักษณะนี้ต่อไป?
คำถามสำหรับคำตอบเหล่านี้ ผมให้ได้เพียงตอนต้นนี้ว่า “กระดาษ Post-it คือเครื่องมือเป็นตัวแทนของความคิด และการที่ติดกระดาษแล้วยังไม่เชื่อมโยงกับงานจริงนั้น เพราะเรายังไม่เอางานจริงมาลงในหน้ากระดาษมากพอ” ส่วนในรายละเอียดนั้น มาเรียนด้วยไปด้วยกันครับ…
Post-it = ตัวแทนความคิด
กระบวนการพัฒนานวัตกรรมเรียกได้ว่าเป็นกระบวนการที่ใช้ความคิดสูงมาก อาศัยพื้นฐานองค์ความรู็ ประสบการณ์ ทัศนคติ และการแลกเปลี่ยนเพื่อเหลาแนวความคิดให้แหลม แต่ทว่ากว่ากระบวนการเหล่านั้นจะดำเนินไปถึงปลายทางก็กินเวลาของโครงการไปมาก โดยเฉพาะช่วงกลางของการพัฒนาซึ่งมักจะเป็นหัวเลี้ยวหัวต่อที่ต้องแลกเปลี่ยนถกเถียงกัน บ่อยครั้งที่ข้อถกเถียงนั้นเป็นเรื่องเดียวกันแต่ต่างประเด็น หรือการประชุมที่ไม่จบสิ้นเสียทีเพราะออกจากห้องประชุมคราใดต้องมาถามกันว่า “สรุปว่ายังไงต่อ?”
Post-it ไม่ใช่ประดิษฐ์กรรมใหม่แต่เป็นเครื่องมือชั้นดีในการถ่ายทอดความคิด ช่วยให้กระบวนการคิดมีโฟกัสที่ชัดเจน แน่นอน และมุ่งเป้าไปในทิศทางเดียว เป็นตัวช่วยในการคิดเพื่อความไม่หลุดกรอบ หรือในขณะเดียวกันสามารถช่วยให้มองเห็นสิ่งที่ไม่ได้เขียนลงไปได้ด้วยซ้ำ
ข้อความแสดงกรอบความคิด และการคิด
ข้อความที่เราเขียนจะเป็นตัวที่ช่วยกรอบความคิดของเราให้คิดทีละเรื่อง ตัวอย่างเช่นเขียนข้อความ การไล่เรียงประเด็นปัญหาภายในแผนก หรือปัญหาการใช้งานอุปกรณ์ หากเขียนว่า
- เอกสารภายในแผนกมักตกหล่น : เมื่อเขียนลงไปแล้วมองข้อความบนกระดาษ ความคิดเราจะมุ่งไปที่ปัญหาการ “ตกหล่น” ของเอกสารว่าตกหล่นอย่างไร ตกหล่นที่ไหน เกิดขึ้นบ่อนหรือไม่ ฯลฯ ซึ่งประเด็นเรื่องผลกระทบของการตกหล่นจะยังคงไม่คิดในชั่วขณะของการพิจารณาคุณลักษณะของการตกหล่นของเอกสาร
- อุปกรณ์ทำงานช้า: กระบวนการคิดของเราจะมุ่งไปที่ลักษณะการทำงานช้า และมุ่งความสงสัยไปด้านความช้าของอุปกรณ์ เช่น ช้าตอนเปิดเครื่อง หรือช้าตอนประมวลผล ช้าตอนตอบสนองต่อการสั่งการ หรือช้าใส่ค่าตัวเลขฯลฯ ซึ่งประเด็นปัญหาอื่นๆด้านความถูกต้องแม่นยำ รูปทรวงจับยากไม่ถนัดมือ จะไม่อยู่ในกระบวนการคิดชั่วขณะที่พิจารณาด้านความช้า
ข้อความแสดงทักษะทางภาษา
หนึ่งในสิ่งที่จำเป็นของการระดมความคิดเห็นคือทักษะทางภาษาและการสื่อสาร ประการแรกทักษะทางภาษาของคนๆหนึ่งไม่อาจครอบคลุมการอธิบายปัญหาได้ทุกด้าน การช่วยกันคิดและอธิบายรายละเอียดของปัญหาจึงส่งเสริมให้มองเห็นปัญหาได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น
ประการที่สอง การอธิบายเรื่องใดเรื่องหนึ่งออกมาให้เพื่อนร่วมกลุ่มฟัง เป็นเรื่องของการเรียบเรียงและสร้างภาพที่ตรงกัน กระดาษPost-itไม่สามารถบรรจุข้อความที่ต้องการอธิบายได้ทั้งหมด จึงเป็นการฝึกฝนอย่างหนึ่งที่ต้องเขียนข้อความที่ชัดเจนและกระชับไปพร้อมๆกัน
การเขียนข้อความที่ต่างกันอาจนำไปสู่ความเข้าใจที่ไม่ตรงกันได้ การสื่อสารภายในกลุ่มจึงเป็นสิ่งจำเป็น ตัวอย่างเช่น การเขียนข้อความว่า
- พนักงานรับออร์เดอร์ช้า: ประเด็นมุ่งไปที่กระบวนการทำงานของตัวบุคคลคือพนักงาน ซึ่งสามารถสืบกลับไปยังกระบวนอื่นๆต่อไปได้
- ไม่มีระบบแจ้งเตือนออร์เดอร์: เป็นการชี้ชัดที่ตัวระบบการทำงานว่า “ไม่มี” จึงเป็นสาเหตุของเหตุการณ์ที่พนักงานรับออร์เดอร์ช้า
ทั้งสองข้อความนี้อยู่บนกระดาษ Post-it คนละแผ่นแต่ผู้ที่กำลังระดมสมองนั้นอยู่ในกลุ่มเดียวดันและกำลังเขียนถึงปัญหาเดียวกัน แต่คนละจุด หรือเห็นภาพที่แตกต่างกัน ซึ่งไม่มีใครผิดใครถูกเพียงแต่การแลกเปลี่ยนจะทำให้ปัญหาชัดเจนมากยิ่งขึ้น
การคิด-เคลื่อนย้ายตามความคิด
ข้อดีที่สุดที่กระดาษ Post-it ให้ได้ในกระบวนการระดมสมองแลกเปลี่ยนความคิดเห็นคือ “การย้ายตำแหน่งได้” ปรากฏการณ์ทางความคิดอย่างหนึ่งที่ช่วยให้เราสามารถโฟกัสได้ดีขึ้นคือการเขียน เมื่อเราเขียนสิ่งใดกระบวนการจะเริ่มจากสมองของเรา เรียงลำดับ อาจเกิดภาพสิ่งนั้นในสมอง ก่อนจะเคลื่อนย้ายไปเชื่อมโยงกับภาษา สร้างเป็นคำก่อเป็นรูปประโยค ก่อนจะสั่งไปยังกล้ามเนื้อแขน มือ และนิ้วให้เขียนเป็นตัวหนังสือออกมา
กระบวนการนี้ใช้ได้ผลดีกับเด็กที่อ่านออกเสียงและผู้สูงอายุที่ยังอ่านหยังสือพิมพ์ ยังหยิบจับทำสิ่งต่างๆอยู่ นั่นเพราะมีความเชื่อมโยงจากความคิด สมอง และร่างกาย ผลที่ตามมาแบบไม่รู้ตัวคือสิ่งใดที่เราทำความคิดเราติดไปด้วย หากยังไม่เชื่อ ลองเขียนสิ่งที่เกิดขึ้นในหัวเป็นลำดับขั้นตอนดูครับว่า “ถ้าต้องการกินชาเย็นสักแก้วต้องทำอะไรบ้าง” (แค่พูดว่าชาเย็นผมว่าหลายคนคงนึกถึงกลิ่นและรสชาติก่อนที่ภาพร้านโปรดจะโผล่ขึ้นมาเสียอีก)
กลับมาที่การอบรมนวัตกรรม เมื่อผู้เข้าอบรมเขียนประเด็นปัญหาหรือความคิดของตนเองลงไป แน่นอนการเขียนนั้นหมายถึงความคิดหนึ่ง ชั่วขณะหนึ่งที่เกิดภาพในหัวข้อผู้เขียน ว่าเหตุการณ์ที่เคยประสบ ปัญหาที่เคยพบเป็นแบบที่ตนเขียนลงไป เมื่อมีการจัดหมวดหมู่ของปัญหาก หรือเรียงลำดับความสำคัญก็ตาม เราจะพิจารณากระดาษที่อยู่ตรงหน้าเปลี่ยนแปลง
กระดาษหนึ่งแผ่นจะกลายเป็นภาพในหัวเรา การที่เราหยิบแผ่นหนึ่งขึ้นมาแล้วย้ายไปแปะอีกพื้นที่หนึ่งซึ่งอาจจะหมายถึงต่างประเภท ของมีความสำคัญน้อยกว่าก็ตาม เราจะหันกลับไปกลับมาระหว่างกระดาษสองแผ่น แต่สิ่งที่เกิดขึ้นในหัวเราเหมือนกำลังเปลี่ยนช่องโทรทัศน์ไปมาว่าควรเลือกรายการไหนไปอยู่ตรงไหน
ประกอบรวมเป็นกิจกรรมอีกครั้ง เมื่อมีการเขียนหมายถึงภาพเหตุการณ์ในหัวและการเคลื่อยย้ายก็หมยถึงการจัดลำดับ แต่การย้ายหนึ่งครั้งจำต้องมีเหตุให้อธิบายกับเพื่อนร่วมกลุ่มเพื่อนร่วมงานว่าเหตุการณ์ในหัวของเรา ที่อธิบายลงเป็นข้อความนะ้นมีลักษณะอย่างไร ทำไมต้องย้าย และหากมีคนเห็นต่างนั่นหมายความว่าภาพในหัวของอีกฝ่ายต่างกัน การลงรายละเอียดของประเด็นนั้นถือได้ว่าบรรจุวัตถุประสงค์ของการย้าย Post-it แล้ว
หลายครั้งที่พวกเราได้เห็นการพูดคุยถกเถียงอย่างออกรส(ไม่ใช่อารมณ์เสียนะครับ แต่เป็นไปอย่างจริงจัง คึกคัก และหลายกลุ่มออกไปทางคึกครื้น) ก่อนจะย้ายกระดาษ Post-it ได้สักใบ บางอันก็วางกลับที่เดิม บางอันก็ย้ายไป แต่บางอันก็หลุดออกจากประเด็นเพราะเมื่อพิจารณาแล้วกลายเป็นว่าประเด็นที่ไล่เรียงมา มีความสำคัญเชิงพื้นที่หรือเวลาต่างจากแผ่นอื่นๆ
รูปแบบ-ลำดับ การเคลื่อนย้ายคือหัวใจสำคัญ
เมื่อทุกกระบวนการเขียน แลกเปลี่ยนคือหัวใจสำคัญ ส่วนงานของพวกเราคือการเลือกกรอบความคิดหรือแก่นแนวคิดสำหรับออกแบบ “รูปแบบและลำดับการเคลื่อนย้ายความคิด” หรือในที่นี้คือกระดาษ Post-it
ตัวอย่างเช่น เราอาจเปิดหัวด้วยการให้ระดมสมองปัญหาการใช้ดิจิทัลในที่ทำงาน ให้แต่ละคนไม่ว่าจะมีปัญหาอะไรก็ได้ในที่ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้ดิจิทัล หรือในทางกลับกันการใช้ดิจิทัลในที่ทำงานส่งผลอะไรจนเกิดปัญหาในที่ทำงาน เชื่อว่าต่างคนต่างเขียนออกมาตามทัศนะ และประสบการณ์ของตนเอง ตั้งแต่การโดนดูดเวลาเพราะเสียสมาธิง่าย ไปจนถึงคนต่างรุ่นที่เลือกใช้สื่อออนไลน์ไม่เหมือนกันฯลฯ
สิ่งที่จะทำต่อไปคือการรวมกลุ่มจัดประเภทของประเด็นปัญหาเข้าด้วยกัน จากนั้นให้เลือก 3 อันดับขงประเด็นปัญหาที่คิดว่าควรได้รับการจัดการแก้ไขหรือพัฒนามากที่สุดเรียงตามลำดับความสำคัญ 1ถึง 3 และลงท้ายด้วยการเลือกหนึ่งประเด็นจากกลุ่มที่สุดคัญที่สุดมาหนึ่งประเด็น แล้วเริ่มทำการวิเคราะห์ เป็นต้น
รูปแบบการลำดับทางความคิดนี้เป็นหนึ่งในกระบวนการว่าด้วยการออกแบบทางความคิด(Design Thinking) ซึ่งเป็นเพียงเครื่องมือหนึ่งเท่านั้น และการเลือกเครื่องมือมาใช้ในการลำดับการเคลื่อนย้ายความคิดหล่านี้ก็ขึ้นกับ วัตถุประสงค์ของโครงการ ความคาดหวังของโครงการและผู้เข้าร่วม เช่น หากโครงการอบรมต้องการผลลัพธ์เป็นกลยุทธ์การดำเนินงาน กิจกรรมของเราจะใช้ Post-it ในการลำดับความคิดโดยมี SWOT ในการลำดับ เป็นต้น
ฝึกฝนจนเป็นวิถี
หากใครเคยได้เห็นวิธีการทำงานของพวกเราจะแปลกๆสักนิดหากทีมงานเราจะพูดคุยอะไรแล้วจบที่ข้อสรุปดูหาทางออกไม่ได้ หรือหลุดไปยังเรื่องที่ไม่ใช่หัวข้อการสนทนาในตอนแรก นั่นเพราะเครื่องมือและลำดับความคิดบางอย่างเราได้ใช้มันกับหลายๆกระบวนการจนกลายเป็นระบบคิดพื้นฐานไปแล้ว
คงไม่เป็นการยกยอตัวเองเกินไปนัก หากจะเปรียบว่าคนที่อยู่ในสายงานใดสายงานหนึ่งแล้วใช้ศาสตร์การทำงานจนชำนาญแล้ว และการทำบ่อยทำซ้ำจนกลายเป็นเรื่องปกติก็ไม่แปลกหากคนๆนั้นจะกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญ
ประเด็นที่ต้องการจะสื่อสารก็คือ กระบวนการที่พวกเราจัดในกิจกรรมการอบรมนั้น หากนำไปใช้อย่างต่อเนื่องย่อมเกิดผลดีต่อกระบวนการพัฒนาทั้งหมด
เพราะเราไม่ได้ให้วิธีแก้ปัญหาแต่เราได้มอบวิธีการหรือเครื่องมือที่จะช่วยสร้างทางเลือกและแนวทางแก้ปัญหา
หากมองในแง่ของความสิ้นเปลืองกระดาษพวกเราเองยอมรับ และพยามยามมองหาการใช้งานวัสดุอื่นที่ใช้ซ้ำได้เช่นเดียวกัน แต่ในระหว่างนี้การใช้งานทุกครั้งเต็ไปด้วยความคาดหวังว่ามันจะคุ้มค่า และจะมีเพียงคนๆเดียวในหนึ่งโครงการการอบรมที่นำกลับไปใช้งานจริง ก็ถือว่าคุ้มค่าแล้วกับการจัดอบรม…
ฝากติดตามผลงานอื่นๆของผม และทีมงานของเราได้ที่ Bookspective ,Discovery และ เกษตรไทย IoT
