DocuSignのキホン — 項目の自動配置

DocuSignには、いくつかのユニークな機能があります。前回ご紹介した、一部の文書を非表示にできる(Document Visibility)と同様、今回の項目の自動配置も非常によく使われる機能です。

この項目自動配置機能については、上記の画像のとおりなのですが、

• 元のWordやPDFなどの文書上のテキストを探し、自動配置で設定されたキーワードとマッチすれば、その箇所にフィールドを配置
• テキストの位置から項目をずらしたい場合は、場所のピクセル数値を変更する

という設定になります。

テンプレートマッチング機能と組み合わせて利用

DocuSignの画面を使って電子文書を送付する場合で、取引先によっては、NDAや契約書に条項を追加したい、逆に削除したい、というケースはよくあります。この際に、事前に設定したテンプレートと比較して、条項の増減分、署名フィールドの位置がずれてしまう、とご心配されると思いますが、DocuSignでは大丈夫です。

当該項目を自動配置設定にしたテンプレートを用意しておけば、前回ご紹介したテンプレートマッチング機能を使い、

• 文書自体は、条項が加筆・削除された方の文書を利用
• フィールドは、マッチしたテンプレートに予め設定されたものを利用
• フィールドは、キーワードに応じた位置に自動的に配置される

ということが実現できます。

他のシステムで生成された帳票・文書をAPI連携する際も

たとえば、既存のSalesforceや帳票システムで文書ファイルが生成され、それをDocuSignのAPI経由で送信する、といったケースでも、この自動配置機能は非常に有効です。

DocuSign APIに対して、自動配置を定義したテンプレートのIDと、帳票ファイルのバイナリデータを送信すれば、

• 文書自体は、帳票システムで生成されたものを適用
• フィールドは、指定されたテンプレートに予め設定されたものを利用
• フィールドは、キーワードに応じた位置に自動的に配置される

ということがAPIでも実現できます。

文書上のキーワードについて

通常の場合、項目を配置するためのキーワードが文書上に複数ある場合には 、(なんと)フィールドが複製されて、全てに配置されてしまいます。

そのため、印刷や表示されてしまう文字列を利用するよりも、自動配置専用のキーワードとして、白色などで例えば”=SignField01=”といったユニークな文字列を、文書上に隠し文字として設定することをお勧めします。

参考ヘルプ)
自動配置を使用してフィールドを自動的に追加するhttps://support.docusign.com/jp/guides/AutoPlace-New-DocuSign-Experience