什麼是Scrum?不是工程師也能懂的Scrum入門介紹!

到底什麼是Scrum,這次要用最簡單的方法,告訴大家什麼是Scrum,讓你用最短的時間進入Scrum的工作模式!

為什麼要寫這篇文章?前陣子,為了替非工程師的同事說明Scrum,我把它轉化成普通人也可以想像的情境,發現這樣效果非常好,花短短2個小時,就能讓新手馬上進入情境,並用Scrum語言來溝通。為了把這個好東西分享給大家,讓剛接軌Scrum的團隊都能迅速理解,這次用了一般人(非工程師)也可以懂的故事情境,來解釋Scrum的基本流程。讀完這篇,你會得到什麼?1.了解 Scrum 的基本架構
2.了解 Scrum 一般用語
3.判斷自己有沒有機會用到 Scrum 模式

什麼是Scrum?要理解其實很簡單

Scrum源於軟體工程師的工作模式,如果你的團隊已經知道目標大致為何、可能需要做的事之後,下一步應該會想「如何一起完成」,而Scrum基本上就在告訴你這件事。

許多老闆都「聽說」它很好,但因為難以理解、不知道實際優點、運作方式,所以想要導入就變得很困難。

為了讓普通人容易上手,這次用更生活的情境,來解釋什麼是Scrum,等我們先有個全貌,再透過這個系列文,慢慢了解更多Scrum的細節。

讓我們從「旅遊故事」開始,揭穿Scrum的面紗吧!

(但如果連目標很模糊,建議從 OKR 系列文開始閱讀。)

※引言為了讓大家快速掌握Scrum的全貌,這個系列文省略了許多細節、解釋,甚至會用粗略、錯誤的詞彙來描述Scrum。我想介紹的不是所謂"正確的"Scrum,而是讓你能漸漸認識、接受、活用Scrum裡面許多精神、思考、合作方式,並在你的領域中發揮價值。如果想知道更精準的知識,建議參考:2017 Scrum 指南

Scrum的第一步:職務分派|澳洲旅遊的責任分配

故事的起頭是這樣的,保羅(PO)和他的朋友們,打算用1周的時間準備,並去澳洲旅遊2周的時間(Sprint),於是和西門(SM)大衛(DV)等人,開始規劃行程、景點、準備衣物。

在開始前,他們先區分了各自的責任:

保羅(PO),對澳洲、旅遊都非常熟悉,就全權交給他來決定這次「去哪些景點」、「準備什麼資料物品」;因此,如果旅遊行程不好玩、出了問題,他就要好好對大家交代了

大衛(DV)等人,是這次的旅遊團員,也都是旅遊愛好者,時常查詢資料、到處遊玩,所以包含訂票、準備資料、行李等等,都由大衛來執行

西門(SM),因為擔任過旅行社的員工,對於如何討論行程、如何開會如何列清單如何協作都很懂,他會把相關的經驗帶給大家,讓整個旅遊從準備一直到玩回來,都能很有步調地一持續往前走。

※Scrum 名詞介紹:1.旅遊期間(Sprint-衝刺期)
一段2-4周的旅遊就像一段時間的工作,在Scrum中被稱為「Sprint-衝刺期」,每一段衝刺期的起點,始於為什麼要旅遊、打算去哪個國家、希望有怎樣的回憶,終點則是旅遊回來後大家分享照片、心得,來看看有沒有達到原本的期待。
而團隊的分工,就像這次澳洲旅遊工一樣有著各種角色:2.保羅(PO|產品負責人|Product Owner)
扮演的就是團隊的總召,有方向的最終決定權,如果大家都按照要求執行後,都沒有一個好的回憶,他需要為此負責,也就是「產品負責人」。
3.西門(SM|Scrum大師|Scrum Master)
扮演的團隊運行Scrum時,類似諮詢、輔助的角色,為了讓Scrum能在團隊中發揮價值,。
4.大衛等人(DV|開發團隊|Development Team/Developer)
是實際執行任務的團隊成員,在Scrum中被稱為「開發團隊」。

Scrum規劃會議|知道去哪玩、做哪些準備開始

在分配好角色之後,就要來一次正式的行程討論會了!

為了能順利討論,這次特地租了間會議室來開會。

西門(SM)在會議開始時,先和大家說了一些事項:

今天,我們會花大約4小時討論,內容包含「要準備哪些東西」、「如何玩哪些景點」、「每個行程、每個準備大概需要花多久時間」、「每個項目的優先順序」等,今天結束後,大家應該會非常清楚下一步該怎麼做!

接著保羅(PO)從口袋中,拿出一張這次的景點、準備事項清單,把它們都寫在大大的白板上,並跟大家拍胸保證,去這些地方玩準沒錯!

有了這些項目後,大衛(DV)等人,就開始在白板上寫下「為了達到清單上的目標,應該要做的細節」

就這樣,他們花了大概3、4個小時,將大部分需要做的事情都列出來,打算從明天開始執行。

清楚地列出清單有很大的好處,一方面,做事時會知道為何而做,同時,也能做出基本的時間評估。

畢竟大家平常都要上班,可以準備的時間有限,最好在開始一開始就搞清楚大方向、花多久,才不至於做多餘、無關的事!

Scrum 名詞介紹:1.行程規劃(規劃會議|Planning Meeting)
是一次密集的工作規劃,由PO清楚說明目標、方向、要做的大項目,DV則評估細節、規劃更小的任務,在Scrum中被稱為「規劃會議」。
2.準備與景點:
每段旅行中(Sprint-衝刺期),都有要跑的景點與準備的事情,就像每段工作期間有目標、執行任務一樣,在Scrum中被稱為「Story-故事」或「Item-物件」;而保羅(PO)從口袋拿出來的這張Story清單,則被稱為「Product Backlog-產品待辦清單
3.執行細節:
每個故事,都有細部的事情要做,這一個個小事大概都會在一天內被搞定,它們與一般的待辦事項很類似,在Scrum中被稱為「Task-工作、任務」。
在規劃會議中,通常會把「Sprint-衝刺期」裡面所有的「Story-故事」確認、溝通清楚,並把初步的「Task-工作」安排好,甚至會細到任務分配、每個Task所需時間。

Scrum每日立會|進度說明、調整任務

把準備事項規劃好之後,隔天大家就紛紛開始執行所列的任務,為了讓彼此掌握事情的進度,西門(SM)安排了每天早上10點的時候,大家要聚在一起,花15分鐘說明三件事:

  • 談談昨天做的狀況
  • 今天要準備哪些項目
  • 遇到的任何困難、疑慮等

例如,大衛(DV)就在某一天的會議上說了:

  • 昨天,我查好了到雪梨歌劇院的交通方式
  • 今天,打算看看歌劇院中,有沒有哪些一定要參觀
  • 同時,我發現歌劇院將有兩天閉館,我們必須刻意避開這兩天,如果避不開,要再麻煩保羅(PO)決定該怎麼辦

此時,所有人就都知道歌劇院行程的現況,保羅(PO)則會開始思考,如果歌劇院閉館,應該如何改變行程最適當。

之後,每天都維持著類似的短暫會議,讓所有人都知道目前狀況,並且保羅(PO)會時不時調整一些方向,直到旅遊結束。

Scrum回顧會議|旅遊回顧與分享會

澳洲旅遊結束的隔兩天,大家再次相聚,分享在準備、旅遊期間有趣的事情、照片,互相感謝彼此的幫忙後,也想了一下,哪些部分沒做好,或是忘記安排到,作為下次旅遊的改善方向。

Scrum 名詞介紹:Scrum裡面有三種重要的會議,除了前面提到的行程規劃的「規劃會議」,還有以下兩個:1.進度回報、調整|每日立會:
在執行期間,每天會在固定時間點,花15分鐘召開「Daily Standing Meeting-每日立會」,為的是讓大家都知道目前執行的狀況,每當碰到困難、任務不順,都可以在這個時候提出,請夥伴們幫忙解決,或是由PO來宣布方向的調整。
2.回顧分享|回顧與檢討會議:
衝刺期結束後,會進行的是「Sprint Retrospective-回顧與檢討會議」,如同慶功宴、旅遊回顧一般,用來回顧這次完成的成果,相互鼓勵,並找出可以改善的地方,讓下次的衝刺更為順利。

上面這一連串,如同旅遊的行前規劃、準備與執行、完成後的分享大會,就是Scrum的大致流程。

你可以把Scrum想成一個合作模式、專案管理的流程,或是:

「在一段期間,完成一堆任務的工作方式。」

Scrum其實並不難上手,甚至生活的情境中都能運用,只要稍微理解後,要立刻啟動Scrum模式都沒問題!

Scrum並不只是如此,它包含了許多合作的精神、規則、責任的劃分,要能真的良好地運用、產生價值,是需要時間練習的。

Why Scrum ?

至於為什麼要Scrum,大家會在之後的文章中慢慢體會到,我初步會認為有3個吸引人的點:

  1. 從一開始的規劃會議開始,就能發現Scrum中清地定義每個會議、參與者應該要如何達到良好的互動,可以省去很多模糊、思慮不周的狀況,尤其適合新創團隊、臨時團隊
  2. Scrum團隊關注的,始終都是目標有沒有達成,而不是手邊的事有沒有做完。Scrum是由一次次的衝刺期組成,每次衝刺完畢都會產生成果(都會完成一趟旅程),在這個基礎之上,可以在更短時間內獲得反饋,更好地調整手邊的任務,未來的方向,這種迭代、調適的精神,尤其適用於陌生的市場、新產品、沒有SOP的事情。
  3. 它的核心精神,會讓團隊保持高度的彈性自主性以及目標導向的精神。不會花心思在推卸責任、等待,而是積極地相互推動,直到完成目標。

Scrum從形式開始練習確實容易,但要充分享受到它帶來的好處,還需要注意許多細節、精神。

如果想更深入瞭解它,可以從Scrum的基本精神、開會方法開始,相信在不久的將來,你或你的團隊將會有巨大的成長!

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Kevin Wu
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