Notion工作管理｜(二)如何用Notion建立專案管理系統！
在Notion上建立專案管理結構，讓專案進度、時辰、優先序一目了然，專案管理更輕鬆！
這篇系列文，不講太多解細節操作、管理方法，只講重點步驟，並說明建立的邏輯，希望能具備管理知識、Notion基本操作的朋友，能更好將兩者相輔相成！．基本功能可以參考 Notion的官方教學 裡面內容很豐富！(文章中也會附提示連結)
．本篇內容有部分步驟省略，「Notion建立OKR目標管理系統！」中有更細的步驟說明。
．專案管理的理論，可參考我的 SCRUM專案管理系列文
最終成果
建立Notion專案清單
首先，我們要用Database的方式，建立一個專案清單。（https://www.notion.so/guides/creating-a-database）
接著，要建立專案的「階層關係」，也就是父專案、子專案的這種層級架構。在不同的管理方法論中，會有不同名詞，例如：
不論團隊採用的方法為何，都是在表達層級關係，而建立首要原則仍是
相同格式的東西，使用獨立的Database來管理
如果習慣的管理層級是，有Epic、Feature…，就要再多創幾個資料庫，分別命名後，再用一對多的方式關聯。
Notion建立步驟如下：
- 先建立所有層級的專案管理資料庫，並替它命名。
- 在Epic的Database建立Relation欄位，並連結到Feature的Database（https://www.notion.so/guides/creating-a-database）
- 並在Epic的Database中，新增屬於他的Feature。
- 重複上述動作，直到最小的Task層級。
這樣，你就可以在各個層級中，看到不同的項目：
在Notion的Database中，創建專案管理欄位
為了簡化說明的內容，我統一把Task層級以上的項目統稱為「專案」，最小層級（Task）的項目統稱為「任務」。
在專案管理的時候，我們常針對同一個層級的事，有類似管理需求，例如：狀態、價值、複雜度、類別、所屬目標…各式各樣的評估，而我習慣使用Notion中的「Select」欄位來呈現。
※補充當有多個管理層級時，我們就會在不同層級創建不同的管理需求欄位，例如:．Epic層級沒有特定的狀態，但會有產品的類別；
．Feature會需要有Item的項目數量；
．Task需要有他的任務估算時間...等創建多個資料庫，是為了讓我們分辨層級之間要管理的項目，同時避免同一個資料庫的欄位數量過多而難以管理。
專案的時間性
有了一些專案管理評估面向，就需要考慮時間，我把時間分成三類，分別是
- 專案的關係、必要的先後順序、長時間的策略規劃
- 專案的重要順序
- 特定時間，需要完成的專案與任務
雖然都有時間概念，但為了更細緻區分和管哩，需要在Notion上有不同的表達方式。
※關於時間、專案管理可以參考「什麼是Scrum？不是工程師也能懂的Scrum入門介紹！」中的 Product backlog、Sprint 觀念。1. 專案管理的策略規劃 — Product Roadmap in Notion
在以年度為單位的時間軸上，我們如何看待這些項目，通常管理層級會是最上層的事情（如：Epic、Goal、Milestone 等層級）。
我會替這些項目加上時間的欄位，並建立 Timeline 的 View 來呈現。這樣比較容易快速調整、形塑他們之間的關係。
2. 專案的重要順序 — Product backlog in Notion
在重要順序呈現上，我則是用單純的Table viw 來呈現，為了更清楚的知道
- 什麼東西應該要更早完成
- 需要更早完成的，目前規劃完整度如何
同時搭配一些輔助資訊（如Product Roadmap、專案價值、規劃完整度...），讓我可以適時地挪動優先順序。
3. 在指定時間執行專案 — Sprint in Notion
當有了長期的策略、中期的優先序後，就可以安排時間來執行。
如果時間是用來表達消耗（不是表達順序、不是表達關係），也就是預期在某段時間做些事情時，我傾向採用時間盒或Sprint的概念
讓我可以保持專注，並且考量到時間的總量。
此時，時間也出現了屬於它的特性，我就會創建獨立的Database，然後再把專案放到這個時間盒裡面。
Notion的建立步驟大致如下：
- 創建「期間」的Database
- 將「期間」、「專案」進行關聯（https://www.notion.so/guides/creating-a-database）
- 運用Rollup計算專案耗時。（https://www.notion.so/guides/using-relation-and-rollup-properties）
之後，就可以產出類似這樣的管理結構，來確保在指定的期間內，執行任務有方向與目標，並且能衡量自己的產能（期間可用時間）與任務的總量（專案複雜度或耗時）。
目前為止，如果你有建立包含OKRs的內容的話，應該就會有以下這些資料庫，分別來管理不同類型的事情！
以上就完成專案管理的Notion基本結構了！
如果把專案、期間都加上負責人，加上專業技能類別，就可以擴充到團隊協作，方便預估多人可工作時間，更能確保事情能在指定的期間完成。
如果想瞭解專案管理的知識，可以參考我的 SCRUM專案管理系列文！
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