【Scrum檢視會議】開會報告沒意義?每個團隊都該學的Scrum回顧會議！
聽完報告了，然後呢?會有這種情況通常不是報告不好，而是團隊缺少SCRUM式的會議目標。
為什麼你要知道?例行的開會報告，很常發生「報告不到重點」、「聽完不知道為什麼要聽」的狀況。不管是SCRUM立會、檢視會議(Sprint Review)，或是一般公司晨會、例會、月會報告都會出現。為了解決這種「好像應該報告、但報告起來又沒什麼意義」的窘境，我們勢必得找出開會不到位的原因才行。讀完後你會知道?1.檢視會議(Sprint Review)、PDCA的「C」、例行性的會議報告，應該要報告什麼才好。
2.身為一個聽眾，在報告中應該要做些什麼。
3.怎樣有條有理地進行報告。
SCRUM檢視會議(Sprint Review)常見狀況
狀況1：資訊好多好亂，報告內容來回反覆。
還記得團隊前幾次的Scrum回顧會議中，大多的報告可說是毫無章法，明明很開心地做完兩周的工作準備分享，發表時講得活靈活現，把做事情的方法、邏輯，以及碰到的困難都說了，台下雖然點頭如搗蒜，心中卻常覺得沒報告到重點。
而且幾乎每個人報告時狀況都很類似，內容講了很多、重複講了很多，但講完後，大家反而更不清出現在團隊的狀況了。
狀況2：講完了，然後呢?
除了報告的內容太多外，我們也常發現，即便很開心某個項目完成了，台下卻仍是一片靜默，就跟一般在公司的晨會、月會報告一樣，大家聽到事情完成都很開心，但都不知道要說什麼，心裡只想著「所以呢、然後呢」。
我們團隊狀況還算稍微好，時不時會積極給一些建議，不過就開始針對每個邏輯提出質疑、每個做法都想重新檢討。開完會後，才發現花了很多時間討論，但卻留下一堆事情沒講到。
所有會議都該有目標，SCRUM回顧會議的呢?
SCRUM手冊上，針對回顧會議Sprint Review的原文是這樣寫的:
During the Sprint Review, the Scrum Team and stakeholders collaborate about what was done in the Sprint. Based on that and any changes to the Product Backlog during the Sprint, attendees collaborate on the next things that could be done to optimize value. This is an informal meeting, not a status meeting, and the presentation of the Increment is intended to elicit feedback and foster collaboration.※補:SCRUM中的Review翻譯成中文可以是「回顧」或「檢視」，不過個人更喜歡「檢視」一詞，它包含的不只有回頭看，還包含看現在、看未來，以中文來說應該更貼近SCRUM的原意。因台灣SCRUM團隊大多會使用「回顧」，因此這兩種用法會於文章中交錯使用，便於理解。如果想看團隊自我省思的部分，可以參考下一篇文章。>>【Scrum自省會議】Scrum新手懶人包，三種自省會議的開會方式！
簡單來說檢視、回顧的會議要做到3個重點：
- 報告完成的項目。
- 和相關的人討論，如何讓接下來要做的事情更有價值。
- 引發反饋、促進合作。
檢視會議或是任何說明團隊狀態的報告，其實大多是希望「透過說明現況的方式，來獲得有價值的反饋」。換句話說，如果一個SCRUM檢視會議，或是周會、月會的報告中都沒有任何人提出反饋，或是討論下一步的方向，就不算是個完整的檢視會議。
只是，似乎很少有會議主持人，會明確跟大家說這就是我們的會議目標，進而就導致開會聽起來沒意義、聽完之後也不知道該說什麼的狀況。
SCRUM回顧會議三大重點：確認現況、給予回饋、講述未來
我認為在檢視會議(Sprint Review)中，對於議題的討論至少要包含三個部分才算完整。
- 【確認現況】由實際執行人員、負責人講述目前任務或議題的狀況。
- 【給予回饋】由報告者以外的執行人員、股東、PO、負責人…等利益相關者(stakeholders)給予回饋。
- 【講述未來】由負責人（PO、CEO…)綜合stakeholders的回饋後，說明未來執行方向。
1.確認現況
主要是報告完成的狀況、成果等，整個檢視會議的主軸，就是由一個個現況所串聯起來的。這部分是檢視會議非常重要，也最難的一部份，下半段的內容都會說明這個。
2.給予回饋
只要講一個現況之後，就該進行給予回饋。我們常會發現項目眾多、事情複雜，以至於難以當場給出精準的回饋，因此在我們團隊中，給予回饋時，通常不會要求一個明確的解法，只要有一個初步方向，或是對於議題有一些評價就好。
身為回顧會議的聽眾，我們團隊會給的回饋大概會是:
- 我覺得這個有點疑慮，因為太花時間了，這樣做法未必是好的。
- 希望下一次可以讓品質更好後，再給客戶使用，不然產生的問題會太多。
- 我覺得這蠻好的，感覺下一次可以繼續這樣做。
就是這樣簡單的回饋即可，因為要在短時間掌握狀態、說出精準的行動實在很難，但即便是簡單的回饋，也能引發不少有價值的思考。
當然，如果事情很小，我們會盡量在會議中就有一個下一步該怎麼做的結論，如果發現一時半刻講不完，那就把事情紀錄下來，等自省會議的時候再來討論。
3.講述未來
講述未來最簡單的方式，就是每一個報告項目的最後，用類似「好，所以下一步我們要…」的結尾就算完成了。
而…要做的事情可以是：
- 繼續保持原本的方式做。
- 暫停這個項目不做。
- 再另外找時間討論做法，開會時間是明天下午兩點。
- 用A提的方法來做，PO會進行協調。
- 朝B說的方向去思考，B會跟大家約時間討論。
也就是說，只要有下一步，不論下一步是思考、繼續、不做、有方法地做、有方向地做都可以，重點不在解決問題，而是有一個共識、初步方向讓事情有個小結，才知道之後要怎麼做。
另外，我們也發現，問題時常會太多，不管怎樣都解決不完，所以最好要再開一場會議解決(通常是SCRUM中的自省會議)。而要解決哪些問題，則是在每一個項目都完成「講述未來」後，才能初步判斷哪些要優先解決的。
不然，如果一發現問題就想解決，就像是手裡拿著鐵鎚，把每個問題都當作釘子一樣瘋狂敲打一樣，很容易累了自己，卻沒多少實質的回報。
確認現況前，先區分SCRUM目標與行動的差別
下半部的文章，就來說說剛剛提到「確認現況」的部分。檢視主要分兩類，一個是「目標」、一個是「行動」。在【Scrum規劃會議】(二)說好Stroy的KPI與Criteria 曾提到KPI與Criteria的差異，同樣的概念在檢視報告中也能用類似的方式區分。
所謂目標，是行動所希望達成的結果，例如:
- 獲得1,000次曝光是目標，打廣告是行動；
- 有1,000人參加是目標，辦活動是行動；
- 改善使用者體驗是目標，開發功能是行動。
在我的理解中，SCRUM的管理模式，並不是在管理目標的策略與平衡，而是更注重行動、行動後的價值。所以才會花很多時間討論什麼是好的Story，而比較少討論一個Story戰略價值如何；較常討論這件事情做完的Criteria為何，而較少討論要達成什麼樣的KPI。
行動，通常是我們可以控制、可選擇的；目標則是我們希望行動完成後，能進一步發生、自然而然帶給我們的價值。
因此，回顧會議比較常見的應該會是以「行動完成的報告為主，目標完成的報告為輔。」
※補充關於目標與價值的討論，通常會在SCRUM的精煉過程中實踐，主要是PO的責任，但不論是SCRUM手冊或書中相關的說明都很少，之後會再額外寫一篇文章，講述我們如何進行精煉。
SCRUM檢視項目:行動完成狀況
行動完成的狀況，就是重新把當初規劃會議所預設的Sprint目標、預期完成的Story拿出來檢驗。大概可以用以下三個角度來檢視。
1.完成度
是否有按照規劃的Criteria完成，是第一個要看的事情，可以用圖片、ppt…等各種方式展現成品。(如果是網站功能，我們就會直接開網站來用、如果是產品就會把產品放到桌上)
另外，我們也會看尚未完成的項目。不過如果團隊的項目很多，建議先看已經完成的項目，再來找時間看還沒完成的項目。
報告完成項目有意義的，因為每個項目都是規劃會議中的User Story，代表完成之後能帶給使用者價值。如果價值已經可以驗證，也可以在報告中一併說明。
2.品質
完成的品質，通常在Criteria中難以描述，但卻是產品是否有價值的關鍵。做出東西，和做出可以帶來價值的東西是兩回事，就像做出一台容易熄火的車，和一台穩定行走的車，能帶來的價值就差很多。在回顧會議中，最好包含檢視品質，才會知道下一步是不是應該要把產品變得更好。
3.效率
除了完成的項目，我們也要看整個團隊協作的情況。
按照SCRUM的初衷，是希望團隊在短時間內帶來價值。如果我們以一個簡單公式來看團隊整體的價值，可以像是這樣：
總價值＝單一價值×數量＝（完成度×品質）×（效率×時間）
剛剛說的完成度和品質，都是單一產品的價值面向，但最後討論的效率，就是看在一樣的時間內，可否有更快速的產出。通常會看的是完成的User Story Points，或是完成的Item數量。
比較常見的工具是利用燃盡圖，來看看團隊的產出速度，是不是保持良好的狀態，與過往相比有沒有進步或退步。
要提醒大家的是，規劃的時候是以Story來進行規劃，報告最好也是以Story為單位來報告。很常見的錯誤是把過去立會執行的項目再拿出來講，或是以人為單位來輪流報告。這樣常常就會重複講述多事情，而沒辦法以整體的視角來看完成狀況。
SCRUM檢視項目:看目標完成狀況
如果團隊或企業中有一套目標管理的系統，此時就可以搬出來，我們團隊目前是用OKR的系統進行報告。(下一個系列主題就會來說如何打造OKR的團隊協作系統。)
通常報告會是類似以下數字，並以數值、趨勢圖表來呈現。
行動管理系統、目標管理系統，照理來說要互相參照，也就是最好是知道這件事做完，應該在什麼時間點來檢驗成效，在目標檢驗的時候，就可以來檢驗過往做的專案或Story是不是真的可以帶來價值。
此外，PO在設定Story的時候，按道理也會設定希望達成的效果。但因為我們團隊也還沒將行動與目標管理完整地結合起來，這就之後再進行補充了。
SCRUM回顧會議，重整士氣，讓下一次更好！
只要能做到上述的幾個重點，相信至少能把報告項目的大小、順序掌握好。並且有目的地完成SCRUM檢視會議。不會發生講的事情太多，實際上卻沒什麼意義的狀況。
很值得一提的是，如果我們把檢視會議的目的轉換成另一概念，其實有點像是在執行一次衝刺後重整士氣，準備下一次戰鬥的感覺。
因此，我們團隊都會穿插一些感謝時間在其中，讓大家培養感謝彼此的習慣。例如直接在會議中間說，我覺得xxx這個項目做得很好、覺得xxx這個人的表現很棒。
PO、SCRUM Master如果能主動活絡會議氣氛，開會起來會就不只有數據上的成就感，會更有團隊合作的成就感。
個人覺得檢視會議，是所有會議裡面最輕鬆的了，不用花太多時間煩惱和辯論，以兩周的工作量來說，大約用1~1.5小時就完成了。因為比較是專注於「看」成果，並把想到的東西給予「直接回饋」。只要記得會議的目的，不流於表面形式的報告，就能在輕鬆的會議中創造極大的價值。
※重點回顧:1.SCRUM檢視會議的目的是?
報告完成的項目，並和相關的人討論，如何讓接下來做的事情更有價值。透過討論引發反饋、促進合作。2.會議的重點有哪些?
會議是由一個個現況串聯起來，除了確認現況，還要給予回饋、講述未來，才算完整討論。3.現況的討論有哪些?
現況的報告可以區分「行動」和「目標」。行動是以Story為主題，討論完成度、品質、效率；目標則是以OKR或KPI為主題，討論進度、成長速度、長期趨勢等。．※延伸閱讀:>>【SCRUM工作術】文章總表
>>【Scrum規劃會議】(二)說好Stroy的KPI與Criteria
>>【Scrum自省會議】Scrum新手懶人包，三種自省會議的開會方式！．「1下」拍手：到此一遊，留個記錄吧。
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