ค้นหา Content ใน Office 365 ด้วย Microsoft Search (Part 2)
Content difficulty — Technical
สำหรับ Part นี้จะต่อจาก Part 1 นะครับ ซึ่งก็มีคำถามว่าเราจะ จัดการรายการ Search ขององค์กรเราอย่างไร ?
Admin ซึ่ง Role ของ Office 365 Admin ก็สามารถเข้าตรงจากหน้า Admin Center ได้ หรือไปที่ https://www.bingforbusiness.com/admin/
ที่หน้า Dashboard เป็นโชว์ Tile ของ ทุกเมนูว่า มี ความเคลื่อนไหวอะไรโดยรวมมาแล้วอยู่บ้าง เกี่ยวกับ Activity ของ Microsoft Search ซึ่งสามารถ shortcut เพื่อ create สิ่งต่างๆ ของเมนูอื่นๆได้ด้วย เช่น Bookmarks หรือ Q&A
Acronyms
สามารถใส่ชื่อย่อและความหมายได้ เช่น ในบริษัทเรามีชื่อตำแหน่ง ตัวย่อ DCT ซึ่งมาจาก Data Center Technician หรือ ตัวย่อ ชื่อ ทีม, Department หรือ Product ที่ใช้เฉพาะในองค์กร ไม่ได้เป็นสิ่งสากล
สามารถ add ทีละ ชื่อ หรือ หลายๆอันโดยใส่ list ไว้ใน .csv แล้ว upload
Bookmarks
เป็นการสร้าง เพื่อให้ช่วยนำร่อง user ในองค์กรเพื่อสามารถ search สิ่งต่างๆได้รวดเร็ว เช่น link ของ page ของ SharePoint Site ที่ใช้บ่อยๆ, link เพื่อ Download tools ภายใน หรือ URL website บริษัท เพื่อให้ user สามารถได้ข้อมูลเพิ่มเติม โดยการใส่ Display title, URL และ Keywords เพื่อให้ search ได้ สามารถ +Add bookmark บนเว็บได้เลย หรือ import list ของ Bookmark ที่ทำไว้ Offline เป็น .csv เข้าไปก็ได้ (.csv bookmark template อยู่ใน ปุ่ม Import)
Bookmark ยังที่ที่ Admin สามารถ รับการแนะนำ bookmarks ของ user เพื่อปรับปรุงการ Search ได้โดย user ทำการ Suggest a bookmark ส่งเข้ามาให้ Admin พิจารณาและเลือก Publish ได้ (ซึ่งจะ list อยู่ในหน้า Suggested)
การ Add Bookmark อาจต้องใช้เวลาสักพักเพื่อให้ สามารถ search ตาม Bookmark ที่เรากำหนดได้
Keywords จะมีทั้ง ธรรมดา และ Reserved แบบ Reserved Keywords ซึ่งแบบหลังถ้ามีการระบุ เวลา user ทำการ search ก็ให้ความสำคัญจะทับ keywords อื่นๆทันทีเหมาะกับคำเฉพาะ เช่น time sheet
การ Add Bookmarks นอกจากใส่ title, URL และ keywords แล้ว ยังสามารถให้ display result นี้แค่คนเฉพาะกลุ่มได้ เช่น ตามระยะเวลาที่กำหนด (Dates), ตามประเทศที่ user อยู่ ในกรณีเป็นองค์กรมีสาขานานาชาติ (Country or region), เฉพาะ บาง Security Group หรือ ทุกคนในองค์กร (Groups), ตาม devices platform iOS, Android, Windows หรือ MacOS (Device & OS)
ส่วนการ custom ว่า คนในประเทศนี้ที่ใช้ device แบบนี้ถึงจะเห็น content ของ search result ที่ต่างกับ ประเทศ/device อื่นๆ ก็สามารถทำได้ (Target variations) ซึ่งทำได้มากกว่า 1 Profile
สุดท้ายมีการ Integrate กับ Power Apps ซึ่ง support app ทั้งแนวตั้งและแนวนอน เพื่อให้ Search result โชว์หน้า Power Apps เลย โดยที่เราต้องใส่ App ID แล้วระบบจะเติมค่า Width กับ Height ให้
Locations
สามารถ add ให้ search result เป็นประเภท location ได้เหมาะสำหรับสถานที่สำคัญขององค์กร ในกรณีองค์กรมี Office หลายๆสาขา ซึ่ง Admin ต้องใส่ ที่อยู่, ประเทศ, ชื่อสถานที่ และ keywords ซึ่งบางทีจะมี IntelliSense ของ Bing map บางที่ต้องใส่ Latitude, Longitude เพิ่ม
Floor plans
เป็น Process ที่ใช้เวลานานสุดในนี้ เพื่อให้ค้นหาสถานที่ หรือ ห้องประชุมใน Office ของเราผ่าน Microsoft Search ซึ่งสามารถตอบคำถามใน search ได้ว่า Where is meeting room A ?, Director’s Office, Location โต๊ะพนักงาน หรือ เลขที่ต่างๆ
ต้องมีการ เตรียม floor plan คลิก Get started แล้วรอประมาณ 48 ชม.
พอเริ่ม Add จะให้เลือก ตึก (Building) ของ Office เรา ซึ่ง List จะมาจากการที่เราใส่ในหน้า Locations
ให้ upload ไฟล์ Floor plan ที่เป็น .dwg (AutoCAD) ของแต่ละชั้น แล้วใส่ข้อมูล ชั้น Floor หรือ ถ้าเกิด Office มีฝั่ง หรือ Zone A, Zone B ก็ให้ใส่ไปด้วย ซึ่งในส่วนของ .dwg จะต้องมี room label
ใส่ Location pattern ที่มาจาก Azure AD ของ user ซึ่ง AD Attribute ของ user หรือ ห้องประชุม ซึ่งจะมีในส่วนที่ชื่อว่า Office อยู่ (ถ้าทำ บน local AD จะตรงกับ attribute ที่ชื่อ PhysicalDeliveryOfficeName)
ให้ใส่เป็น pattern แล้วต้อง match กับตัว pattern ของ .dwg ไฟล์เราด้วย ซึ่งใน AutoCAD ต้องมีการกำหนดในส่วน Room label ของห้องลงไฟล์
ตัวอย่าง pattern ของ AD Attribute คือจะต้องแยก Building code กับ เลขห้อง เช่น
3/1112 คือตึก 3 ชั้น 11 ห้อง 12
2/1ST-09 คือตึก 2 ชั้น 1 ห้อง ST-09
B1 1001 คือตึก B1 ชั้น 1 ห้อง 101
จะให้ระบบ map ได้ง่าย ควรมี pattern ของชั้นและห้อง เป็นอย่างน้อย ส่วน wing กับ ตึก เป็นส่วนรอง
.dwg สามารถที่จะไม่มีข้อมูล Floor ได้ แต่ attribute ของ user บน AD ให้ใส่ด้วย
ต้องมี user ที่มี Office attribute อย่างน้อย 10 คน
และถ้า user เพิ่งมีการ add/edit ในส่วนของ Office ต้องรอ ประมาณ 48 ชม. ระบบถึงจะ detect ได้
ใน .dwg ต้องมี Label อย่างน้อย 10 ห้อง
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/manage-floorplans#frequently-asked-questions
ถ้า map floor plan แล้วคลิก publish สำเร็จต้องรอประมาณ 48 ชม. เพื่อให้เจอใน Bing search
ตัวอย่าง Floor Plan code แบบ 20/2111 คือ ตึก 20 ชั้น 2 ห้อง 111
ตัวอย่าง Floor Plan code แบบ 1/38ST-11 คือ ตึก 1 ชั้น 38 ห้อง ST-11
Q&A
มีลักษณะการใช้งานและการ Add เหมือน Bookmarks แต่ต่างกันตรงที่ใส่เป็นคำตอบที่เกี่ยวกับงานอย่าง เช่น ทำเรื่อง request ของบ ไปที่ไหน? สามารถใส่ รูปภาพ, ตาราง ต่างๆ เป็น HTML tags ที่ได้ไปทำมาก่อนแล้ว หรือการเขียนผ่าน Markdown ซึ่งลักษณะของ Q&A บางอย่างจำเป็นที่จะต้องมีการ update คำตอบเรื่อยๆ
Field บน Q&A สามารถ ควบคุมการแสดงผล ได้เหมือน Bookmark ยกเว้นปรับให้ใช้กับ Power Apps
ตัวอย่างการเขียน Markdown ดูได้ที่เว็บนี้ หรือ คลิกตรง ?https://simplemde.com/markdown-guide
Users & permissions
เป็นหน้าที่จัดการผู้ที่เกี่ยวข้อง (user หรือ group) ในการทำ Search (Search Admin), กลุ่มคนที่จะสามารถทำ Content Settings ของ Search result (Editors)
การ Assign ทำได้โดยเหมือน การ Assign Office 365 Admin ทั่วไปโดย Global Administrator
Search Admin จะทำได้ทุกอย่างของ Microsoft Search
Editors จะเป็นมุมของปรับ content การ search เช่น Q&A หรือ Location ต่างๆ
Connectors (preview)
Microsoft Search สามารถ integrate กับ Connector อื่นๆได้ เช่น Azure Data Lake Storage Gen2, ServiceNow, File share, SQL Server หรือ ทำ custom connector เพื่อให้ search data พวกนั้นได้ ซึ่งต้องเป็น Office 365 Enterprise E3 ขึ้นไป
สุดท้ายในส่วนของ DNS สามารถ Setup CNAME เป็นค่าของ bing เพื่อให้มั่นใจว่า ตัว DNS Server องค์กร สามารถ route หา search หาคนในองค์กรเจอ
Set ค่าจาก DNS Server หรือ Proxy Server ขององค์กร
Endpoints สามารถดูได้ที่ https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftsearch/manage-network-connections
