(For Users) สร้าง Meeting ใน Microsoft Teams

Content difficulty — ทั่วไป

Update 24/05/2021

วันนี้จะมาเสนอการสร้าง meeting บน Microsoft Teams กัน ซึ่งเป็น Unified Communication Platform ที่จะมาทดแทน Skype for Business ในอนาคต และมาพร้อมกับ Office 365 หรือ Microsoft 365 ในทุกๆ Plans ซึ่งเป็นทั้ง IM, File share (SharePoint Online ในตัว) และ อีกหลายๆอย่าง รวมถึงการ Online Meeting ทั้ง Voice, VDO, Share screen, Whiteboard และอีกมากมาย สามารถเลือกที่ใช้ Data ในการ call หรือ บริษัทที่ซื้อ Office 365 Enterprise Plans สามารถผูกกับระบบโทรศัพท์ใช้เบอร์ในการ call หากัน (มี Key pad ในตัว) หรือ join เข้าประชุม Online

องค์กรที่เป็น Enterprise สามารถผูกกับระบบโทรศัพท์ไว้ใน Teams ได้ใช้แทนเบอร์โต๊ะได้เลย (ถ้าไม่ได้ทำระบบนี้ก็จะเป็น call ผ่าน Internet)

การ Teams meeting พอเข้ามาใน ห้อง virtual meeting จะมี 3 roles คือ Organizer, Presenter และ Attendee ซึ่ง Organizer จะเป็นคนจอง meeting และ invite ส่วน Presenter จะมี สิทธิ์ในการ Content Sharing เหมือน Organizer ส่วน Attendee จะเป็นผู้ชมอย่างเดียว ทำได้บางส่วน เช่น share webcam หรีอ chat ซึ่งในระหว่าง meeting สามารถ grant สิทธิ์ได้

รายละเอียดของ Roles ใน Team meeting ดูได้จาก ที่นี่

ก่อนอื่นเราควรเช็คก่อนครับว่าเราอยากสร้าง Online meetings ในสถานการณ์ไหน?

1. มีการประชุมกับคนในบริษัทเดิมๆ อาจจะเป็น ทุกสัปดาห์ (weekly) หรือ สัปดาห์เว้นสัปดาห์ (bi-weekly) ?
2. การประชุมที่มีคนนอกบริษัทเข้ามาประชุมด้วย หรือ คนในแต่ต่างแผนกกัน?

แบบแรก ถ้าเป็นคนในทีมของเราที่จะต้องมี meeting ประจำอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นการประชุมความคืบหน้าของ Project หรือ ตามยอดขาย ในกรณีนี้เราควรสร้าง team ใน Microsoft Teams แล้ว ทำการจัด Meeting ได้เลย ไม่ว่าจะเป็น schedule a meeting แล้วกับ repeat meeting (รายสัปดาห์/เดือน) หรือ กดปุ่ม Meet now (ถ้าอยากคุยกันเลย)

Teams หมายถึงชื่อ Product (Microsoft Teams)ส่วน team ตัว t ตัวเล็กจะหมายถึง ทีม ที่สร้างใน Microsoft Teams

ซึ่งการ Meeting เลือกแบบ เป็นระดับ channel ใน team member ทุกคนที่อยู่ใน team นั้นจะเข้าร่วมได้ซึ่งไม่สามารถ add คนอื่นได้ถ้าเขาไม่ได้เป็น member ใน team ก็จะป้องกันการ เผลอไป invite คนอื่นเข้ามา (ทุกคนอยู่ในนั้นอยู่แล้ว ไม่ต้องไป invite ใคร) เว้นแค่ organizer จงใจ add เข้ามาซึ่งก็สามารถประชุมได้ แต่จะไม่สามารถที่จะพิมพ์ chat

Schedule meeting แล้วเลือก team กับ Channel ที่ต้องการ สามารถเลือก repeat ถ้าคิดว่าจะเป็นการประชุมรายสัปดาห์ เว้นกัน หรือ รายเดือน

หรือไปที่ channel นั้นๆแล้วก็ คลิก meet now เพื่อประชุมทันที

หรือ ไปที่ team -> Channel ที่ต้องการแล้วกด meet now

การ Meeting ก็สามารถ Share screen เพื่อแสดง PowerPoint หรือ Webcam เพื่อการประชุมได้ รวมถึงการ record การประชุมเพื่อ ดูภายหลัง

สามารถแชร์ตัว Whiteboard ได้สามารถดูได้ที่ บทความนี้

การแชร์ screen (Desktop Sharing) จะมีการใช้ Network Bandwidth ค่อนข้างเยอะกว่าประเภทอื่น ถ้าต้องการแชร์แค่ PowerPoint slide จะแนะนำให้เลือกแชร์เป็น ประเภท PowerPoint จะประหยัด Bandwidth กว่าการทำ Desktop Sharingเนื่องจากจะ มีการ upload ตัว content ไปใน virtual meeting room ก่อน เว้นแต่ internet ของเราแรงพอ

หน้าตาการใช้งาน Microsoft Teams เวลา meeting ระหว่าง Browser หรือ Teams Client

เลือก Share เป็น ทั้ง Screen (desktop) หรือแค่ App ที่เรากำลังเปิดอยู่ใน Task bar ให้คนอื่นดูได้เพื่อการ Present

Record การประชุมเป็น clip ได้ไว้ดูย้อนหลัง (เฉพาะ user ภายใน)

update สำหรับ pop-out window ตัว control อยู่ข้างบนมีปุ่มที่สามารถ request control หน้าจอที่ผู้แชร์จอนำเสนอได้ (กรณี PowerPoint Sharing)

หรือหน้าตาจะเป็นแบบนี้กรณี Desktop Sharing (อาจจะใช้ในมุม remote assist)

Include computer sound (System Audio) เพื่อเวลาจะแชร์เสียงจาก clip video หรือ YouTube แล้วยังเลือก content การแชร์ได้ไมว่าจะเป็น Desktop, Windows, PowerPoint, Whiteboard (ที่เห็นคือ Teams ผ่าน Browser)

เปิดกล้องแล้วเลือก Presenter mode ระหว่าง Standout หรือ Content Only (Teams ผ่าน Apps client สังเกตว่า หน้าตาต่างจากใช้ browser นิดหน่อย กล่องควบคุมอยู่ด้านบน)

แบบ Content Only คือ แบบ ธรรมดาคนดูเห็นกล้องเราจากช่องข้างๆใน virtual meeting แบบ Standout คือเราเข้าไปอยู่ใน Screen

เลือก Background Effect ให้กับ webcam ของเรา

Raise hand ทำให้ presenter เห็นและเปิดโอกาสให้คนที่ ยกมือได้ถาม

ถ้าเปิดกล้องกัน 5 คนขึ้นไปลองใช้ Large Gallery และ Together mode สำหรับ VDO camera กับ attendee ได้ถึง 49 คนพร้อมกัน

Change Background for Together mode (preview)

นอกจากนี้ยังสามารถ Download log ของผู้เข้าประชุมว่าเข้าออก เวลาไหน (timestamp) เป็นไฟล์ .csv ได้อีกด้วย

Feature นี้ต้องให้ทาง Admin ทำการ enable ให้ก่อน

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-policies-in-teams#meeting-policy-settings---meeting-attendance-report

Download Attendance Report (คลิกที่ icon รูปคน)

แบบสอง คือการที่ มีคนนอกบริษัท หรือ แผนกอื่นๆ ที่อยากจะ meeting ซึ่งเป็นแบบ Ad-hoc หรือ weekly ก็ตามแต่ ทำโดยการ สร้าง meeting แล้ว พิมพ์ email ของคนที่อยู่นอก องค์กร ที่มี Email คนละ Domain คนละ @ กับเรา เพื่อนัดและส่ง Team Meeting link ให้ ซึ่งถ้าผู้รับมีการ accept ก็จะ book ไว้ที่ calendar ของคนๆนั้น ซึ่ง ได้ทั้งคนนอกที่เขาเองมี Office 365 ต่าง Domain แต่มี Microsoft Teams อยู่แล้ว หรือ free mail เช่น Gmail, Outlook ซึ่งสามารถ join ผ่าน Web หรือ กด Link ให้ไป Download ตัว Microsoft Teams App ซึ่งคนใน จะเห็น user เหล่านี้ เข้ามาเป็น Anonymous users

User Domain อื่นที่ใช้ Teams จริงๆจะจัดอยู่กลุ่ม Federated user ถ้าไม่ได้มีการ block

Meeting ทั้งคนในและนอกบริษัทผ่านหน้า Meeting ใน Teams หรือ New Teams Meeting ผ่าน Outlook Calendar

สามารถ Recurrence เพื่อให้เป็น Meeting รายสัปดาห์ หรือ รายเดือนได้

ค่าอื่นๆ เช่น ประเภทสีของการ meeting ว่าความสำคัญอย่างไร, Timezone, สามารถ fwd และต้อง response หรือไม่ และในส่วนของการปรับเป็น mode registration form หรือที่เรียกว่า webinar

สำหรับ feature ของ webinar ดูรายละเอียดที่ https://link.medium.com/odkZpH1vBgb

ผู้รับที่ใช้ Free mail ก็สามารถ ได้รับแล้วเข้าร่วม Online meetings ได้ ผ่าน Web หรือ Download Teams ลงเครื่อง

อีกวิธีคือการทำผ่าน Outlook Calendar และสามารถ Recurrence ละเอียดกว่าของ Teams

Free mail ต่างๆอย่าง Gmail, Outlook สามารถใช้ App ของ Microsoft Teams ได้ฟรี ทุก Platform (PC, Mac, iOS และ Android) แต่ความสามารถก็จะน้อยกว่า user ที่ใช้ Office 365 ซึ่งเราดูความแตกต่างได้ ที่นี่

แต่ถ้าคนนอกองค์กรมีความจำเป็นที่ต้องเข้า team อยู่แล้วเพื่อ chat คุย Project, file share กันกับ team เรา ก็สามารถ invite เขาเข้ามาเป็น Guest user โดย สมาชิกที่เป็น Owner สามารถทำได ้แล้วการ meeting ก็จะทำได้แบบใน กรณีแรก

คนนอกที่เป็น External จะเป็น Role ชื่อว่า Guest จ่อท้ายชื่อ ส่วนคนในจะไม่เป็น Owner ก็ Member

หลักๆคือ Owner มีสามารถมากกว่า member เช่น แต่งตั้ง Owner คนอื่น และควมคุม permission ทุกอย่างใน Team เช่น ห้ามลบ/edit message ซึ่งก็ปรับแต่ง permission ของทั้ง Member และ Guest ได้ ซึ่ง Member ก็จะมีสิทธิ์มากกว่า Guest

หลังการ ประชุมก็ยังสามารถ chat ในห้องประชุมต่อได้ แต่ เฉพาะ Anonymous user นั้นดูไม่ได้

ซึ่งความสามารถของ Owner และ Member ใน Microsoft Team สามารถดูได้ ที่นี่

ซึ่งความสามารถของ Member และ Guest ใน Microsoft Team สามารถดูได้ ที่นี่

Breakout room

ในการประชุมโดยเฉพาะในการจัด Online event อาจจะอยากให้มีห้อง virtual meeting รวม แล้วให้ organizer แยกไปทำกิจกรรม พอจบกลับมาที่ห้องรวมอีกครั้ง ซึ่งประเภทการจัดแบบนี้จะใช้ Feature ของ Breakout room เข้ามาช่วย ในส่วนนี้อาจจะขอกล่าวในโอกาสต่อไป

Breakout room

Walkie Talkie

นอกจากนี้ตัว Microsoft Teams ยังมี feature ชื่อ Walkie Talkie สำหรับ Firstline worker ในโรงงานที่ๆอาจจะมี Internet Network ไม่ดีนัก ซึ่งเป็นแบบ Push-to-talk เพื่อส่งข้อความเสียงเป็นประโยคสั้นๆในการทำงาน ซึ่งทำงานได้กับ device ที่เป็น สาย/ไร้สาย headset อย่าง Jabra หรือ Klein อีกด้วย

รองรับแค่ใน Android mobile device เท่านั้น ณ ตอนนี้

Walkie Talkie

ซึ่ง App นี้ต้องให้ user ที่เป็น Teams Admin ทำการ deploy ให้ก่อน

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อย

ใน Teams meeting มีการใช้ Lobby เพื่อทำให้คนสร้าง meeting (organizer) สามารถเลือก admit หรือ deny คนเข้ามาในห้อง meeting ได้ซึ่ง คนนอกบริษัท ทุกคนที่เข้ามาก็จะอยู่ใน สถานะ Waiting in lobby เพื่อให้เราเลือก admin หรือ deny ซึ่งเหมาะกับการประชุมที่ใหญ่ๆมีคนเข้ามาหลักสิบ หรือ ประชุมที่มี confidential

การใช้ Lobby

ซึ่ง คนสร้าง meeting ก็สามารถกำหนดได้ว่าจะให้เข้ามาเลยหรือรอที่ Lobby ก่อน มีการใช้ lobby ทั้ง 3 โหมดด้วยกับ ซึ่งทำผ่าน Outlook เวลาสร้าง meeting บน calendar

1. Everyone: ทั้งคนในบริษัทและคนนอก join เข้ามาได้เลยไม่ต้องไป Lobby
2. Everyone in your organization and federated organizations: คนในองค์กร, Guest และ Federated user เข้ามาได้เลย แต่ user ที่เป็น Anonymous กับ ที่ใช้เบอร์โทรศัพท์ เช่น มือถือ join เข้ามาฟังต้องรอที่ Lobby
3. Everyone in your organization: คนในองค์กร และ เข้ามาได้เลย แต่ Guest Federated user, user ที่เป็น Anonymous กับ ที่ใช้เบอร์โทรศัพท์ เช่นมือถือ join เข้ามาฟังต้องรอที่ Lobby

Federated User (หรือ Trusted organization) คือ users นอกองค์กรทั้งหมด ที่เราทำการ allow จาก Domain อื่น แต่ Guest คือ แค่ user คนนอกองค์กรนั้นๆแค่คนเดียว

Federated User จะเป็น permission ชนิด External Access แต่ Guest จะเป็นประเภท Guest Access

ซึ่ง Options พวกนี้ Admin ของ Office 365 สามารถ กำหนด Policies ไม่อนุญาต features พวกนี้ได้รวมไปถึงการให้ Guest มา Join ใน Teams

Teams Meeting Options ใน Outlook Calendar (กด CTRL แล้วก็คลิก)

Teams Meeting Options ใน Microsoft Teams (กด CTRL แล้วก็คลิก)

Meeting Options

** หมายเหตุ teams กับ Group conversation จะไม่เหมือนกันโดย

teams จะอยู่ใน Tab ชื่อว่า Teams ซึ่งมี channel เป็นห้อง chat ย่อยต่างๆ เหมาะกับการสร้างขึ้นมา เช่น เป็น Project หรือ เป็น แผนกคุย/file share ใน บริษัท

Group conversation จะอยู่ใน Tab ชื่อว่า Chat เกิดจากการ chat 1:1 แต่ มีคน invite user คนอื่นๆเข้ามาด้วย ซึ่งจะไม่มี channel เหมาะกับการงานที่คุยแบบ ad-hoc เป็นครั้งๆไป ไม่ใช่เป็น Project ซึ่งก็สามารถ สร้าง meeting ได้เหมือนกับ Team

Group Conversation มีห้องเดียวไม่มี Channel (สามารถตังชื่อ Group ได้)

ส่วน Teams แบ่งเป็นห้อง chat (channels) ย่อยๆได ้เหมาะกับการ collaboration ในลักษณะ Project work

คราวหน้าจะมาต่อเรื่อง ของ Federated user และ Guest user ครับ