Recursos e ferramentas que auxiliam os times no Edify

Introdução: Um pouco sobre quem somos

Esse artigo é mais do que uma lista de recursos, fatores, ferramentas e tecnologias, mas também um pouco da cultura do Edify. Acredito que a cultura organizacional está nas pessoas, seus processos, como suas decisões são tomadas, fatores que a formaram mas também seus recursos e ferramentas. Aqui listo alguns fatores importantes e como buscamos resolver eles.

Para além de nós, fica aqui também a visão sobre 4 fatores importantes para condução de times como a comunicação, a condução de projetos com times ágeis, documentação e cultura de dados. Esses 4 fatores não foram escolhidos ao acaso mas pela relevância que eles tem no nosso dia a dia e também em como eles podem ajudar diversas equipes, a escolha tem um motivo central que está centrado no primeiro ponto: comunicação. A comunicação é o grande desafio dos times e dos maiores fatores de insucesso de projetos. Então vamos começar diretamente por ela:

1. Comunicação

A comunicação sendo um dos principais fatores de insucesso de projetos requer atenção mais do que especial. Acima de qualquer ferramenta é importante que forma de comunicar e os canais adequados sejam bem alinhados entre as equipes, entrando uma boa ferramenta pode ajudar bastante. Existem ótimos sistemas que potencializam a comunicação entre colaboradores, times e até com equipes externas. As threads intermináveis de emails com cópias e forwards sem fim tem ótimas alternativas no mercado.

No Edify utilizamos o Slack, que é uma solução web mas que também possui aplicativo mobile e desktop com diferentes planos, inclusive gratuitos. Além do envio de mensagens individuais ou em grupo o slack possui funcionalidades de conversa síncrona por áudio, gravação de pequenos vídeos com tela compartilhada, automações de processos, integração com diversos produtos de mercado por meio da sua store, entre outros.

Além do Slack existem outras boas formas de manter uma comunicação por meio de ferramentas que facilitam e empoderam as pessoas e equipes como o Discord (muito famoso no mundo dos gamers). Já para quem quer se manter mais próximo de soluções integradas estilo office a boa pode ser fortalecer o uso do próprio Teams da Microsoft ou Chat da Google.

2. Projetos e times ágeis

Quando falamos em projetos de tecnologia e desenvolvimento já associamos com metodologias ágeis. A agilidade continua crescendo e quem ainda não adotou provavelmente está planejando adotar. Dados indicam que com a pandemia o interesse das empresas aumentou e com o trabalho cada vez mais remoto o papel das ferramentas de projetos ficou ainda mais fortalecido.

A boa é que existem ótimos sistemas para isso, com níveis de controle, integrações e valores diferentes. O trello pode ser uma boa abordagem inicial para interação entre os membros do time e interessados, além do quadro kanban clássico você pode adicionar outras funções (pagas ou não), usar calendário e documentar informações nos cards e ter diferentes boards. A nível de quadro kanban e calendário, o Notion tem ótimos recursos (mas o Notion é uma conversa um pouco mais pra frente no artigo).

Já quando precisamos de controle e governança sobre os times e iniciativas o Jira possui um nível de permissionamento e customização dos boards e fluxos. Ele possui também boa integração com outros produtos atlassian.

E se um nível de governança maior não faz sentido e a ideia é ter agilidade na avaliação dos dados, visibilidade e navegação rápida entre os diferentes times e iniciativas o Shortcut é um ótimo caminho! No Edify optamos por esse produto por permitir uma visualização integrada de tudo que está acontecendo, customização e vinculação dos fluxos de discovery e delivery de produtos, relatórios prontos e simples de usar, cadastros de cards, épics, milestones e times.

Existem inúmeras soluções no mercado que facilitam a comunicação sobre as iniciativas que estão sendo conduzidas e planejadas na empresa e que possibilitam a visão de estimativas. O importante é que o sistema facilite a comunicação e documentação das etapas e conduza os times a entregas melhores e eficazes. O relatórios também são super importantes para que as decisões e estimativas de esforço sejam assertivas e baseadas nos dados.

3. Documentação-as-you-go

Por uma série de motivos o tema documentação customa ser uma dor de cabeça para as equipes. Para projetos o desenvolvimento ágil auxiliou nesse tema com a ideia de documentação suficiente, nem mais nem menos, mas o necessário. Entretanto é comum ver casos em que documentação passa para sprints seguintes devido a prioridades, ou mais do que o desenvolvimento, os processos decisórios dos produtos, informações relevantes para times, recursos humanos, etc.

No tópico anterior desse artigo citei o notion como uma ferramenta que possui recursos para quadros kanban, entretanto o grande poder do notion é por meio de informações alocadas em blocos criar uma estrutura de páginas em diferentes formatos (planilhas, calendários, artigos, cartões, entre outros) e atualizadas colaborativamente. Quebrando a ideia de documentar o suficiente aqui a ideia é documentar em quanto faz, ou como chamamos documentação-as-you-go, com a premissa de documentar algo é melhor do que não documentar nada.

Nesse sentido o notion é uma ferramenta que auxilia muito a troca de informações não só dentro do time mas entre equipes e não apenas as de tecnologia mas todas do Edify. Aqui no nosso medium falamos no passado sobre conectar times para gerar melhor resultado, o tópico 2 explora um pouco o tema sobre comunicação, documentação e colaboração.

4. Cultura de dados

E a cultura data driven e as decisões baseadas em dados? Fazer a leitura dos dados para tomar as melhores decisões é fundamental no mercado e para nós não é diferente.

No passado já fizemos alguns artigos no nosso medium sobre o assunto quando falamos sobre Cultura Data-Driven e a transformação do Edify e os desafios do dia a dia na engenharia de dados. É legal destacar que a cultura de dados independe de ferramentas e grandes estruturas, a ideia é utilizar os dados disponíveis, entender o passado e projetar o futuro com decisões fundamentadas, seja no Excel ou papel.

É claro que as ferramentas e arquitetura voltadas para dados tem um poder e importância gigante na velocidade e qualidade da leitura dos dados. Nesse caminho ter uma estrutura de datalake estruturada, com democratização dos dados para toda empresa e uma ferramenta de data visualization, como o powerbi, simples fazem a diferença.

Conclusão

Claro que não se limita aqui entretanto nesse artigo. A ideia foi organizar alguns fatores e suas ferramentas que auxiliam os times do Edify no seu foco em entregas melhores para o que temos de mais importante que são nossos clientes. Além desses existem uma série de outros fatores importantes de acordo com o contexto e desafios das empresas, incluindo aos 4 citados no artigo é fundamental para nós ferramentas de colaboração e que auxiliam dinâmicas de criação, como exemplo o Miro.

O aspecto fundamental nos fatores do artigo é que eles sejam adequados para o contexto das empresas e suas diferentes realidades, que eles estejam vinculados a cultura organizacional e que os times estejam engajados em usar o potencial e como elas podem nos ajudar.