Comment s’organiser pour être plus efficace ? (1/2)
Dans l’épisode 6 du podcast d’Ekipio, on a eu l’occasion de parler de notre façon de nous organiser pour essayer d’être plus efficace dans notre travail. On a pu donner des références à des personnes qui nous ont inspirées, des outils qu’on utilise ou des façons de nous organiser, et je voulais partager tout ça avec vous à l’occasion d’une note un peu plus développée !
Tout d’abord, soyons honnêtes : cet article n’a pas vocation à proposer LA méthode de travail parfaite qui serait utilisable par tout le monde. Elle a le mérite de me correspondre et de m’aider à avancer au quotidien en ayant le sentiment d’avoir le contrôle de ma charge de travail et de mon temps. Je pense que c’est un point important : la première étape, c’est d’abord une réflexion sur ce qui vous correspond, sur votre rythme de travail, sur les choses que vous n’arrivez pas à avancer et les raisons pour lesquelles vous avez le sentiment de ne pas être efficace.
Il y a quelques mois, j’ai décidé de mettre en place une nouvelle façon de m’organiser pour atteindre plusieurs objectifs. Tout d’abord, essayer de reprendre le contrôle de mon temps et arrêter d’avoir le sentiment de subir toutes les sollicitations que je reçois. Ensuite, identifier les tâches récurrentes et sans valeur ajoutée, et essayer de mettre en place des façons de travailler permettant d’y passer le moins de temps possible (voire pas de temps du tout !). Le déclic a certainement été l’intervention de Jean de la Rochebrochard, le partner de Kima Ventures, à laquelle j’ai assisté dans le cadre de la formation “Lion” de The Family au cours de laquelle il nous a présenté son mode d’organisation (que vous pouvez retrouver sur Youtube par exemple et que je vous recommande vivement).
Toute personne dotée d’un ordinateur possède au moins trois outils qu’il utilise chaque jour : sa boite email, son navigateur internet et un logiciel de traitement de texte (classiquement, la suite Office de Microsoft, celle de Google dans certaines sociétés, ou bien Open Office, le logiciel libre !). Très souvent je réalise combien certaines fonctionnalités de base sont méconnues. Personnalisés, ces outils permettent vraiment de gagner du temps !
Commençons par le logiciel de messagerie !
Créer des modèles d’email :
Il m’arrive très souvent de faire des copier/coller de paragraphes entiers d’emails pour répondre aux mêmes types de demande. Plutôt que de farfouiller dans mes archives et de perdre un temps précieux à la recherche des mêmes types d’email, j’ai créé des modèles qui me permettent en 3 clics de générer la bonne réponse.
Je les utilise pour expliquer certains processus internes, donner quelques réponses à des demandes récurrentes, poser des questions pour mieux cerner le contexte de certains dossiers, ou envoyer des modèles de documents (il est possible d’avoir des modèles de documents avec des pièces jointes intégrées). Rien de complexe, mais je pense que j’ai tout simplement mieux à faire que de taper toujours le même type d’email, pour donner / récupérer le même type d’informations.
Si vous êtes sous Outlook, voilà le lien qui explique comment créer un modèle d’email, et si vous êtes sous Lotus Notes (désolé pour vous) voilà le tutoriel.
Reprendre le contrôle de son agenda :
La gestion du temps est devenue un problème dans le monde du travail. Pour tout le monde, pas que pour les professionnels du droit. Mais en tant que “fonction support”, nous ne maîtrisons pas notre agenda, celui-ci dépendant de contraintes externes que parfois nous découvrons au dernier moment. Je vous invite d’ailleurs à lire l’excellente note de Stéphane Larrière à ce sujet qui développe bien la problématique du rapport au temps pour les fonctions juridiques coincées entre les attentes toujours plus pressées du business.
Reprendre le contrôle de son agenda permet de ne plus avoir le sentiment d’être englouti sous le nombre de demandes, sans en voir le bout.
Chaque semaine, j’ai le même rituel : le vendredi soir avant d’éteindre mon ordinateur, je regarde la liste de dossiers que je dois traiter la semaine suivante sur la base des emails reçus et non traités (il me suffit de dérouler la liste des dossiers de ma messagerie dans lesquels j’ai des emails avec un indicateur “non lu” pour voir rapidement ce que je dois traiter), et je séquence la semaine suivante en créneaux horaires. J’essaie de respecter quelques règles simples :
- Pas plus d’1h30 sur un même dossier pour me forcer à rester sous pression (je sais qu’avec des créneaux horaires trop long, j’aurai du mal à avancer et je m’ennuierai) ;
- Eviter de multiplier le nombre de dossiers par jour (multiplier les créneaux de 30 minutes par dossier me distrait plus qu’autre chose, je n’arrive pas à rentrer rapidement dans le vif du sujet) ;
- Séquencer chaque créneau horaire en actions (lire le contrat, faire mes commentaires, répondre à l’email…) pour avoir des indicateurs me permettant de savoir si j’ai bien atteint mes objectifs ;
- Garder un créneau le matin et le soir pour prendre connaissance du conteu de ma boîte de réception, voir les urgences, ce que je peux traiter rapidement, et ce que je dois intégrer dans mon planning.
Cette astuce m’a forcé à créer des indicateurs objectifs (l’unité de temps et le nombre de dossiers) qui me permettent de savoir ce que j’ai traité, ce qu’il me reste à traiter, et d’adapter ma charge de travail en fonction des urgences. Certes, je sais que j’ai beaucoup de choses à faire, mais je sais ce qui me prend du temps où j’ai perdu du temps, et j’arrête d’avoir le sentiment de ne rien avoir fait de ma journée.
Par ailleurs, je suis en mesure de dire à mes interlocuteurs quand est-ce qu’ils auront un retour de ma part, ce qui évite les relances incessantes (toujours très désagréable). Par ailleurs, elle me donne des objectifs individuels sur une journée : quand j’arrive à la fin de cette liste, j’ai le sentiment d’avoir fait quelque chose, et c’est quand même motivant de me dire que j’ai fait tout ce que j’avais prévu de faire sur une journée. Du coup, je me sens capable de faire pareil le lendemain, ce qui me permet de rester motivé et dans un état d’esprit nettement plus positif ! Enfin, ça me force à faire attention aux moments de creux dans la journée, ceux où j’ai plus tendance à être moins concentré, et ceux inversement où je suis plus concentré donc plus efficace. Mieux me connaître me permet d’adapter ma charge de travail pour concentrer les tâches courtes au moment où j’ai une baisse d’efficacité (plutôt que de caler une tâche longue et passive).
Effet collatéral : comme je sais où j’en suis en temps réel, ça me permet de savoir refuser des nouvelles demandes assez facilement quand il le faut. D’une part, en un coup d’oeil, je me rends compte de la liste de choses restant à faire, du glissement de calendrier qu’entrainerait l’ajout d’une tâche non prévue, des risques sur certaines deadlines où une réponse de ma part est attendue de façon urgente, etc. Ca me permet aussi de challenger mon interlocuteur pour comprendre si je peux repousser le traitement du dossier à la semaine suivante. Au passage, je n’ai jamais compris pourquoi il était interdit de dire “non, je ne peux pas” dans certaines organisations… Le business partner aurait-il le syndrôme de Stockholm ?
Naturellement, mon organisation n’est pas d’une rigidité absolue : en tant que fonction support, je suis obligé de m’adapter aux contraintes et aux imprévus de mes opérationnels. Mais au moins, j’ai de vrais arguments à opposer pour expliquer que c’est compliqué d’être saisi au dernier moment, plutôt qu’un simple sentiment d’étouffement lié au fait de ne pouvoir dire non, et d’avoir un volume indéterminé de choses à traiter.
Désactiver les notifications :
Combien de fois, j’ai entendu en fin de journée des phrases comme “J’ai pas eu le temps de commencer à traiter ce que j’avais prévu de faire en arrivant ce matin !”. Mais comment peut-on avancer sur ses tâches quotidiennes lorsqu’on est interrompu toutes les deux secondes pour une nouvelle demande ? La faute aux joies de l’open-space (censés favoriser la communication mais faisant notre capacité de concentration à la discrétion de nos voisins), aux appels incessants, et aux réceptions d’emails quasi-ininterrompues.
La boîte email est le point d’entrée pour 90% des demandes que je reçois. Plutôt que d’être interrompu par une icône qui apparaît sous mes yeux ou par un son, j’ai désactivé tous ces éléments perturbateurs qui me sortent de la tâche que je suis en train de faire. Plutôt que d’être dérangé, je choisis quand consulter mes emails et voir ce qu’il se passe. Simple, basique.
Pareil pour le téléphone professionnel que je coupe en dehors des heures de bureau, sauf situation d’urgence. Je gère les risques juridiques d’une entreprise, je ne sauve pas la planète.
Pratiquer le inbox zero :
Bon, j’avoue que là ce n’est pas complètement vrai. Je n’arrive pas à l’inbox zero. Un peu par paresse, un peu par confort… Mais je laisse entre 7 et 10 mails dans ma boîte mail… Histoire de.
Le inbox zero est une méthode consistant à ne laisser aucun message non-lu dans sa boîte de réception. Parmi les choses pesantes du quotidien, il y a ce sentiment d’avoir un flot d’email non-identifiés qui traînent dans sa boîte de réception, qui sont à traiter, sans que l’on sache à quel dossier le rattacher, quelle est la deadline pour le traiter, ni quelles actions on attend précisément de moi.
En séquençant mon agenda, je me bloque des créneaux où je lis mes emails, évalue leur niveau d’urgence, les place dans les dossiers de l’arborescence de ma messagerie à laquelle ils appartiennent, vois s’ils nécessitent que je change mon planning, et s’ils peuvent être traités immédiatement ou non.
Ca me permet de vider ma boîte de réception, même sans avoir traité la demande, et donc de ne pas avoir une icône avec indiqué “150 mails non-lus” (ce qui est un poil anxiogène, convenons-en).
On continuera dans la seconde partie de cet article à parler logiciel de traitement de texte, navigateur internet, et outils en tous genres ! En attendant, n’hésitez pas à nous dire ce que vous avez pensé de cet article et partager avec nous votre façon de reprendre le contrôle de votre messagerie !
Vous pouvez nous retrouver sur : www.ekipio.com
