3 techniques de productivité peu connues mais indispensables
Si vous vous intéressez au sujet de la productivité, vous avez sans doute déjà entendu parlé de la technique Pomodoro, de la méthode GTD, du concept de manger sa grenouille, de la loi de Pareto ou encore de la matrice d’Eisenhower. Ce sont en effet des techniques dont on parle beaucoup dans ce domaine.
Il existe néanmoins d’autres techniques moins populaires, mais qui méritent tout autant leur place parmi ces méthodes. Dans cet article, nous allons donc voir 3 de ces techniques peu connues.
Si vous pensez avoir fait le tour de toutes les techniques de productivité ou que vous souhaitez les compléter avec ce que vous connaissez déjà, vous allez probablement aimer cet article.
Technique du TIO
Chaque semaine, nous perdons beaucoup de temps à relire et à reconsidérer les tâches que nous devons faire.
Typiquement, on ouvre un email, on le lit entièrement et on se dit que l’on décidera plus tard de ce que l’on veut en faire. Puis quand vient le moment de se décider, on est forcé de nouveau de réouvrir l’email, de le relire puis de le reconsidérer. On se crée en fait inutilement du travail double.
Pour éviter de perdre notre temps à reconsidérer nos tâches à longueur de journée, on peut utiliser la technique dite du TIO (Touch It Once).
La technique du TIO se base sur un principe simple :
Pour ne pas perdre de temps inutilement, on ne doit toucher qu’une seule fois à nos tâches.
Autrement dit, aussitôt qu’une tâche se manifeste, on doit immédiatement déterminer ce que l’on veut en faire: Doit-on la traiter immédiatement ? La planifier pour le futur ? La déléguer ? La supprimer ?
En prenant la décision immédiatement, non seulement on gagne du temps mais on assainit également notre travail car on réduit le nombre de tâches en suspens.
Pour s’aider à prendre les bonnes décisions instantanément, on peut s’aider du décisiomètre suivant:
La charte d’attention
Si on veut être plus productif on doit limiter les distractions. Seulement on ne peut pas les limiter tant qu’on ne les a pas défini pour vous même. C’est ici qu’intervient la charte d’attention.
“Une charte d’attention est un document qui liste les raisons générales selon lesquelles vous autorisez quelqu’un ou quelque chose à réclamer votre attention. Pour chaque raison, vous décrivez sous quelles conditions et pour quelles quantités vous permettez cet engagement.”
- Cal Newport, l’auteur de Deep Work
Par exemple vous pouvez déterminer dans votre charte d’attention qu’à partir d’aujourd’hui vous ne répondrez qu’à un nombre restreint de messages durant les heures de travail (à l’exception des messages réellement urgents). Vous pouvez aussi décider de ne participer qu’aux réunions qui durent moins d’une heure ou de ne consulter vos emails que 2 fois par jours.
Définir ce type de règles permet de protéger notre temps et de garder notre attention sur ce qui est vraiment important.
L’avantage de rédiger une charte d’attention est que cela nous permet également de réduire la fatigue décisionnelle. Comme on définit au préalable des règles sur papier, on sait quelles décisions prendre le moment venu. Si on est invité à une réunion de 2h, par exemple on sait que l’on devra dire non. On n’aura pas besoin de se fatiguer à réfléchir. Cela simplifie notre vie et nous fait gagner beaucoup de temps sur le long terme.
Les NID
Selon l’université de Californie Irvine, nous sommes interrompu en moyenne toutes les 11 minutes au travail que ce soit par nos collègues, par les emails, notifications ou appels.
C’est un problème car cela nous empêche de produire notre meilleur travail. Il est en effet bien plus difficile d’écrire un article, de coder ou de réaliser un travail créatif lorsque l’on est constamment interrompu.
Une façon radicale de contrer ces interruptions est d’instaurer ce que l’on appelle des NID (No interruption Days).
Les NID sont des journées durant lesquelles aucune interruption n’est autorisée. Pas de téléphone, pas de réseaux sociaux, pas de notifications… on investit toute notre attention sur nos projets et sur rien d’autre. Cela permet d’avancer considérablement sur ces derniers et de produire un travail de meilleur qualité.
Les NID peuvent être facilement mises en place lorsque l’on est entrepreneur car on est libre d’organiser nos semaines comme on le souhaite, néanmoins elles peuvent être difficilement applicables lorsque l’on est salariés. On devra alors convaincre notre direction des bénéfices de mettre en place ce type de journée. Pour se faire on peut commencer par mettre en place une matinée de travail interrompu par exemple, puis étendre cela à une journée entière si les résultats sont concluants. Le tout est de démontrer l’intérêt de ce type de journée.
Pour conclure, le TIO, la charte d’attention et les NID, sont 3 techniques dont on parle peu dans l’univers de la productivité mais dont les bénéfices sont prouvés. En les suivant, vous serez capable de travailler plus rapidement, de produire un travail de meilleur qualité et d’être plus organisé.
Et vous utilisez-vous des techniques de productivité que peu de personnes connaissent ?
