Bastidores Asaas Connect: nossa experiência planejando e realizando o primeiro evento do Asaas
Escrito por Milena Mira e Aline Suominski
Neste texto, vamos compartilhar como foi a experiência desde o planejamento até a execução do Asaas Connect.
Certamente, o dia 05 de outubro de 2023 foi um marco da entrega de um dos nossos maiores desafios profissionais. Chegar a este momento demandou inúmeras reuniões estratégicas, planejamento, negociações com fornecedores, revisão e assinatura de contratos, além de lidar com imprevistos e surpresas ao longo do percurso.
Além de ser o primeiro evento do Asaas, também era o primeiro evento do time. As pessoas envolvidas no projeto tinham pouca ou nenhuma experiência em como fazer um evento deste porte do zero. Vamos contar aqui os desafios e soluções que encontramos no decorrer do caminho. Foram muitos, mas no final, experimentamos uma sensação de missão cumprida e um orgulho imensurável.
E se o Asaas tivesse seu próprio evento?
Tudo começou em 2022, quando a ideia de criar nosso próprio evento surgiu. A empolgação era grande, mas a inexperiência do time em organizar algo desse porte era real. No entanto, isso não nos impediu de dar o primeiro passo.
Definir o objetivo foi crucial: queríamos oferecer um evento que trouxesse conteúdo valioso para os setores de negócios, finanças e tecnologia. Com isso em mente, delineamos nossa persona ideal, de participantes e patrocinadores, e estudamos eventos similares para embasar nossas escolhas.
Escolher a localização e a data foi um processo minucioso. Estudamos cidades, comportamentos de eventos, preferências do nosso público-alvo e até mesmo o mercado para garantir a melhor escolha. Assim, o Asaas Connect começou a tomar forma: tínhamos uma data marcada, um local definido, um nome e uma identidade visual. O Asaas Connect era real e já tinha a data da sua primeira edição marcada para o dia 05/10/2023.
Chegou o momento de arregaçar as mangas e começar a agir. Com uma equipe pequena e com pouca experiência, buscamos apoio de uma produtora parceira para nos auxiliar na estrutura do evento.
Foi na primeira visita técnica ao local designado para sediar o evento que a ficha finalmente caiu: tudo era real e um projeto grandioso estava prestes a se iniciar.
Assim, demos início à produção do site, à pesquisa de plataformas para venda de ingressos, ao contato com palestrantes e à busca por hosts para compor o conteúdo do evento.
Cada passo foi criteriosamente planejado, mantendo sempre em mente o nosso objetivo principal: oferecer um conteúdo altamente relevante para o nosso público.
O maior desafio estava em persuadir pessoas a palestrar em um evento inaugural. A diretoria do Asaas desempenhou um papel fundamental nessa etapa, auxiliando-nos nos convites aos palestrantes.
Além da assistência da produtora na parte estrutural, contamos com a colaboração de diversos times internos do Asaas. Inicialmente, recorremos ao time de Projetos para nos auxiliar com o gerenciamento de prazos, entregas e integração com as demais equipes.
Posteriormente, realizamos uma espécie de reunião inicial do projeto, o kick-off, envolvendo todas as áreas que teriam participação direta ou indireta no evento, incluindo equipes como Marketing, Compras e Financeiro. Realizamos reuniões frequentes, diárias, semanais e mensais, com diversos times e fornecedores.
O engajamento dos demais times nos deixou extremamente satisfeitos, pois sempre recebemos o suporte necessário em prazos curtos. Foi crucial contar com a colaboração de todos.
Finalmente, todos os planos estavam se concretizando: o mídia kit para os patrocinadores estava pronto, o site estava no ar, os materiais de lançamento foram produzidos. O evento foi lançado no final de julho.
Foi uma corrida contra o tempo para vender 1500 ingressos e atrair cerca de 10 expositores/patrocinadores em menos de 3 meses. No decorrer do trajeto, nos deparamos com vários desafios para atingir todas as metas estabelecidas. Foi necessário realizar alguns redirecionamentos estratégicos, sendo essenciais para nos aproximarmos o máximo possível do planejado.
A organização e preparação de materiais e equipamentos corria juntamente com os demais processos. Organizamos um checklist para receber materiais e informações necessárias de todos os patrocinadores, entramos em contato com os fornecedores diretos para verificar se estava tudo ok e tirar todas as dúvidas necessárias para o dia.
Fizemos reunião com os staffs do Asaas que se voluntariam para trabalhar no dia do evento. Confirmamos horários, logística e revisamos materiais de todos os palestrantes. Fizemos um aquecimento com todos os palestrantes que participariam dos painéis e criamos roteiros para cada um deles. Criamos o roteiro todo do evento.
Produzimos materiais gráficos e audiovisuais que seriam usados em todo o evento. E 3 dias antes do evento acontecer, a equipe de 4 pessoas que estava envolvida diretamente no projeto embarcou para SP para fazer o evento acontecer de fato.
Os dias que antecederam o evento transcorreram rapidamente, deixando uma sensação de intensidade e imersão no momento.
O dia finalmente chegou, mas ainda havia muito a ser feito.
O checklist era extenso: montagem do espaço, preparação dos brindes, confirmação dos palestrantes, ensaios, testes e alinhamento dos roteiros. A ansiedade era enorme, mas também havia um orgulho por tudo o que já havia sido realizado.
Começamos o dia com uma surpresa desanimadora: a notícia de que a primeira palestrante da programação havia cancelado sua vinda ao evento. Foi um golpe inesperado que abalou nossas emoções antes mesmo de o evento começar.
No entanto, mantivemos nossa determinação e, ao dar início ao evento e ao primeiro painel planejado após esse contratempo, sentimos uma onda de confiança. Estava acontecendo — ali, naquele momento. Cientes de que mais desafios poderiam surgir, enfrentamos mais alguns obstáculos ao longo do dia. Apesar disso, contamos com uma equipe dedicada que trabalhou incansavelmente para garantir a excelência do Asaas Connect e mitigar qualquer impacto negativo. Se você participou do evento, conseguiu identificar alguns desses desafios? 🤭
A comunicação eficiente entre as equipes e a dedicação na resolução dos problemas foram fundamentais para o sucesso desse dia.
Neste vídeo, você pode ficar por dentro de como foram os bastidores do evento:
Foi uma experiência incrível fazer parte disso, e agora, já estamos nos perguntando: como podemos superar as expectativas em 2024?
O planejamento para o próximo ano já está em pleno andamento e, em breve, estaremos revelando algumas novidades. Fiquem atentos! 😁
Estamos com oportunidades abertas! Confira nossas vagas e venha trabalhar com a gente.
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