Como adaptei a Design Sprint para criar um plano de Cultura de Inovação
O desafio era claro: transformar a cultura da Ingenico para que todos passem a ter uma visão mais digital do ecossistema de pagamentos.
Eu poderia ter feito isso de diversas formas, e simplesmente tirando coisas da minha cabeça. Mas, com o mindset de produto que eu carrego, não pude deixar de pensar: o que será que de fato as pessoas querem? Quais são as dores que elas sentem? Quais são os problemas que elas enfrentam?
Mas, por ter começado na empresa no meio da pandemia, eu tinha alguns impedimentos:
- Eu não conhecia ninguém
- Eu não sei nem como é o escritório
- Eu não sei a forma como as pessoas pensam/trabalham nem quão abertas elas são
- Não podia fazer algo muito longo porque afinal, frente à todas as outras prioridades, quem iria largar tudo para participar de um negócio que uma doida que acabou de chegar tava chamando?
E aí eu travei. Não sabemos quando vamos poder nos reunir, quando será possível fazer um workshop com várias pessoas na mesma sala e enfim, não sabia por onde começar. E aí eu lembrei do Design Sprint, que eu amo e acho que super funciona para produtos. Então pensei: será que não dá para adaptar e fazer as pessoas pensarem em produtos que poderiam nos ajudar? Ou planejar entrevistas que cada área poderia fazer com seus clientes? Mas isso tudo seria muito novo, e eu fiquei com medo de não ter adesão. Então fui ler alguns artigos de empresas que conduziram Design Sprints remotamente para me inspirar, e sobre Design Thinking. Tudo isso me fez chegar na seguinte pergunta:
E se eu fizesse um evento de uma tarde, considerando as etapas do duplo diamante do Design Thinking, com os outputs de uma Design Sprint, mas com o tema de Cultura?
E o plano começou a surgir. Parece meio doido, né? Mas deu super certo! Vou contar aqui como que eu planejei e conduzi o workshop (que chamamos de Culture Inception), que durou 3 horas e foram super divertidas. Meu objetivo aqui é compartilhar todo esse aprendizado e, quem sabe, inspirar outras pessoas a conduzirem em suas empresas também!
Antes de tudo, era importante ter aliados. Em uma empresa com mais de 1000 pessoas, é impossível querer começar algo atingindo todo mundo. Então criamos o grupo dos “Innovation Captains”, que são os nosso Embaixadores da Inovação: eles são nossos porta-voz dentro dos times, ajudando a trazer insights e dores internas, e incentivando o pessoal a participar das iniciativas.
Dessa forma, criamos um canal direto e sólido entre inovação e as outras áreas, o que vem contribuindo muito pra mostrarmos que a inovação vem de dentro, e que deve ser construída em conjunto.
E foi assim que tudo começou:
0Escolha da ferramenta: como seria remoto, tinha que ser alguma ferramenta colaborativa e fácil de usar, e logo pensei no Miro. Antes do evento, deixei alguns frames prontos e com explicação do que seria feito em cada um, o que me economizou bastante tempo de explicação na hora da dinâmica.
Acho que o maior aprendizado aqui foi que: poderia ter dado super errado. A internet de algumas pessoas caiu bem na hora, outras não conseguiram logar, mas isso não foi problema. Enquanto eu tentava ajudar uma pessoa, outra que tinha conseguido já ia lá explicar como funcionava, com uma animação contagiante!
1Fase 0: quem somos nós e o que queremos com esse workshop
Nessa etapa, expliquei o que é o Design Sprint e como me inspirei nele para criar a Culture Inception, eu queria deixar claro para todo mundo que era um teste, e que a gente ia descobrindo ao longo do tempo se daria certo ou não. E, o mais importante, que precisava da participação ativa de todos e todas.
Para quebrar o gelo, pedi para todos se apresentarem dizendo seu nome e uma coisa que não gostava. Foi super simples mas já deu uma animada na galera.
O maior objetivo dessa fase (que serviria de guia para todas as próximas) era definir o objetivo de estarmos ali, nos questionando: onde queremos estar daqui 6 meses? Quais são os problemas que nos impedem de evoluir hoje?
Demorou um pouquinho para o pessoal começar a falar mas, quando fluiu, foi incrível. Para essa etapa, usamos esse frame:
2 Definição
Uma vez que todos abriram o coração e falaram diversos problemas que enxergavam (e foi muito legal que falaram tanto de processo quanto de postura, organização, sistemas, comunicação, teve de tudo!), a ideia foi tangibilizar um pouco mais, pois ainda estávamos olhando para um cenário muito macro. Então, fomos para o “how might we”, que é uma dinâmica ótima para fomentar a criatividade: a ideia é pensar “como podemos melhorar…” e deixar a criatividade fluir. Para funcionar bem, já deixei o Miro pronto, e as pessoas só precisavam pensar e escrever.
Esse era um ponto crucial e eu precisava muito da atenção e engajamento de todos, então coloquei uma música de fundo e fui instigando todos a escreverem algo. Nesse momento, tudo congelou por uns 15 segundos (que pra mim pareceu uma vida): ninguém falou nada. E aí eu pensei “já era, deixa pra lá, ninguém tá a fim de fazer isso aqui”. Mas uma das meninas que tava comigo (maravilhosa!!) me salvou e começou a dar várias ideias e provocar as pessoas, e aí fluiu.
Deixei a dinâmica rolando por uns 15 minutos, e foi o suficiente para surgir bastante coisa. Enquanto isso, fomos clusterizando os post-its em temas, para facilitar a visualização das maiores dores, e fizemos uma votação: cada pessoa tinha que votar no que achava mais relevante ser resolvido. De novo, a ideia aqui era afunilar ainda mais, chegando cada vez mais perto da dor em si.
Feito isso, nos dividimos em grupos de acordo com os temas votados e fomos para a próxima fase, cada grupo com alguns problemas em mãos.
3 Divergência
Por enquanto, todos estavam super concordando com tudo que era falado, mas a ideia era gerar questionamentos. Então a questão central aqui foi: como você resolveria esse problema? Nos separamos em salas e, mais uma vez, deixamos a criatividade fluir. Para evitar o bloqueio criativo, nos baseamos em soluções ideais, ou seja, se não existissem impedimentos externos, como poderíamos resolver aquelas questões. Para essa fase, usamos este frame:
Essa fase foi a que gerou mais discussões, e foi onde o trabalho em grupo foi crucial: com o know-how de cada pessoa e de cada área diferente, foram surgindo soluções incríveis, que poderiam ser tocadas por qualquer grupo de pessoas que tivesse vontade de ajudar. Durou mais ou menos 20 minutos.
4 Decisão
Surgiram diveeeersas ideias de solução, e a ideia era justamente isso! Porém, não temos braço nem tempo para atacar todas, não é mesmo? Então precisávamos priorizar e, mais uma vez, a ideia era ir observando onde existia mais entusiasmo, pois isso indicava que eram pontos que valiam a pena ser trabalhados.
Nessa etapa, cada time teve 30 segundos para apresentar cada solução proposta, e depois os grupos votaram em 1 solução de cada que acreditavam que era mais relevante e resolveria o problema da melhor forma.
5Prototipação
Acho que essa foi a parte mais difícil de planejar: como eu ia fazer as pessoas prototiparem ações voltadas à cultura e mudança comportamental? Não era algo “desenhável”. Então, lembrei de uma dinâmica que eu tinha participado em workshops de Design Thinking: Crazy 8s*. Claro que é mais voltado para prototipação de produtos mesmo, mas pensei: talvez isso faça com que as pessoas se provoquem a pensar em soluções fora do óbvio.
Nos separamos em grupos e a orientação foi: durante 1 minuto, pensem em como vocês poderiam resolver isso. Passado o minuto, adeus pra essa solução, se provoquem: beleza, como eu posso fazer isso de outra forma? E depois de novo: e de outra forma? E de outra, e de outra? Até completar as 8 etapas. Em um primeiro momento, algumas pessoas ficaram em choque: como vou pensar em 8 jeitos diferentes? Mas na hora foi muito divertido e deu super certo, surgiram soluções super factíveis e o pessoal tava mega animado e impressionado com os resultados.
O frame para essa etapa foi:
Depois, cada grupo teve 2 minutos para apresentar a solução final que, idealmente (e de fato aconteceu) seria algo: factível, que endereçasse o problema inicial relatado, e que fosse possível colocar em prática imediatamente.
6 Teste e validação
Como estamos todos de quarentena e eu não queria colocar novas responsabilidades e cobranças em cima de ninguém, combinamos que a fase de testes vai ser feita aos poucos: vamos nos reunir novamente em workshops divertidos e interativos, para de fato pensarmos na melhor forma de colocar tudo em prática. Claro que, quem quis começar a fazer, teve total liberdade para isso.
O que eu acho legal de falar aqui, é retomar toda a jornada: começamos com problemas super amplos, que não necessariamente endereçavam áreas ou pessoas específicas e não eram muito tangíveis e, em cerca de 3 horas, visualizamos eles como problemas que de fato aconteciam e, mais importante, doíam muito, criamos soluções e tangibilizamos em ações. Foi incrível ver essa evolução em um espaço tão curto de tempo.
Por fim, a ideia era mostrar que a inovação não é para ser algo chato e que vai te obrigar a trabalhar de outra forma, é justamente o contrário: identificar muito bem quais são os pontos de dor e como eles podem ser solucionados de uma forma diferente da que é feita hoje.
Pessoalmente, foi uma experiência incrível. Como falei aqui, eu estava morrendo de medo de o pessoal não participar, mas foi totalmente o contrário: as pessoas super se engajaram e já pediram para fazermos mais vezes! Sabe quando você termina o dia com a sensação de dever cumprido, de ter ajudado outra pessoa e de fato ter feito algo diferente e relevante? Foi como eu estava me sentindo.
Se você achou interessante, já fez algo parecido, tem alguma sugestão ou dúvida, vamos conversar! Eu quis compartilhar tudo isso de forma bem detalhada para ajudar outras pessoas que possam estar na mesma situação que eu e mostrar que, mesmo fora de um contexto de tecnologia, essas metodologias podem ser adaptadas e gerar resultados super satisfatórios!
Algumas inspirações que eu usei para criar as dinâmicas:
