Como mudanças no nosso processo tornaram nosso time mais ágil
Esse artigo vai mostrar a você como possibilitar mudanças e dar voz as pessoas fez com que modificássemos nossos processos e nos tornássemos ainda mais ágeis.
Desde 18 de março de 2020, fomos desafiados a nos reinventar. Com a chegada da pandemia e o inevitável home office, alguns processos e cerimônias não se adequavam mais ao modelo em que estávamos. Precisávamos nos atualizar. Alteramos vários processos na nossa equipe e conseguimos sair de uma lista de atividades e um controle em planilha para um quadro kanban, controle de sprints futuras e métricas. Todas as mudanças só aconteceram por conta da empresa dispor de um ambiente onde é possível experimentação e de criarmos um ambiente no time onde todas as pessoas tem voz.
Como era nosso processo
Nessa época usávamos o framework ágil Scrum e seguíamos muitas coisas ao pé da letra, o que em certas situações fez com que algumas de nossas cerimônias ficassem robotizadas, nem um pouco dinâmicas ou atrativas. Acompanhávamos nosso desenvolvimento em uma lista de tarefas dentro do JIRA Software e planejávamos as atividades para a sprint dentro de uma planilha.
A Sprint Planning era um repasse de tudo que iríamos trabalhar, sejam problemas ou histórias. Em cada atividade estimávamos em horas, já perguntando a quem iria desenvolver o tempo necessário para fazê-la.
Assim não criávamos uma discussão no time, visto que a dinâmica só fazia quem fosse desenvolver ter que prestar atenção naquilo. O restante das pessoas ficava, por muitas vezes, disperso. Também, além de não usarmos a métrica de estimativa em horas versus realizado para nada, dificilmente ela era próxima do realizado.
Nossa Daily baseava-se nas respostas para as perguntas que muitos já devem ter respondido:
1 — O que fiz ontem que colaborou para o desenvolvimento da sprint?
2 — O que farei hoje para colaborar com o desenvolvimento da sprint?3 — O que está me impedindo de colaborar com o desenvolvimento da sprint?Com o tempo as pessoas naturalmente acabam dando mais atenção a pergunta de número 1, tornando a cerimônia um reporte de situação, e essa não é a ideia da Daily. Outro problema que é as pessoas pensam no que irão falar durante a fala dos colegas, nisso, quando acabávamos de pensar no que iríamos falar, algumas pessoas já falaram e nós não tínhamos ideia do que tinha sido dito.
Na Sprint Review víamos tudo que fora desenvolvido, até os problemas.
Não tínhamos um preparo prévio do que iríamos apresentar, então navegávamos em diversas configurações e telas do sistema durante a reunião, tornando-a morosa e tediosa.
A Sprint Retrospective era uma conversa entre as pessoas do time, para ver o que foi bom e o que foi ruim.
Precisávamos passar a criar planos de ações para ocorridos que não tinham nos agradado. Como a reunião era uma conversa não tínhamos anotado o que fora discutido em lugar algum caso quiséssemos recuperar no futuro.
Como ficou nosso processo
Criamos um quadro kanban para deixar o fluxo do nosso processo visível e passamos a criar sprints futuras, abandonando o uso da planilha.
Ter um quadro kanban fez com que todos pudessem acompanhar as atividades da sprint e ver quem estava atuando em cada demanda. Quanto as sprints futuras, nos permitiu vislumbrar o que virá no futuro e possibilitou o engajamento do time, já que cada integrante pôde colaborar em cada atividade, seja com uma análise técnica ou então fazendo algum comentário.
A Sprint planning passou a ser um repasse apenas de histórias e tudo que iriámos liberar era estimado usando o planning poker com story points.
Isso nos trouxe mais facilidade nas estimativas e todos puderam colaborar com suas ressalvas sobre cada atividade. Com isso pudemos acompanhar as métricas de velocidade do time e o gráfico de burn down, o que tornou possível a limitação da quantidade de itens durante cada Sprint Planning e encontrar possíveis gargalos ocorridos durante o ciclo da sprint.
A Daily focou mais no fluxo do nosso quadro, caminhando sobre cada etapa do mesmo, da direita, onde as atividades estão mais próximas da entrega, para a esquerda, onde as atividades estão em progresso.
O nome dessa dinâmica é Walk the board e além dela tornar a cerimônia mais dinâmica, ela nos trouxe os seguintes ganhos:
- Eliminou o problema do reporte de situação;
- Eliminou um pouco do problema das pessoas pensarem enquanto outras estão falando, já que o quadro nos auxilia no que já fizemos ou no que iremos fazer;
- Possibilitou que mais de uma pessoa fale para uma mesma atividade; e
- As pessoas passaram a dar mais valor ao quadro e a atualiza-lo constantemente.
Para a Sprint Review fizemos uma dinâmica onde cada desenvolvedor apresenta a atividade que entregou. No dia da cerimônia é disponibilizado cerca de 30 minutos a 1 hora para prepararem as simulações e apresentarem para o resto do time.
Com essa abordagem conseguimos acabar com o problema das revisões sem simulações prévias, tornando a reunião mais rápida e participativa.
Nossa Sprint Retrospective passou por algumas mudanças até chegarmos ao que julgamos ser o mais dinâmico para o momento que estamos. Fizemos algumas pesquisas na internet e com colegas de outras empresas e acabamos utilizando a ferramenta Parabol. A ferramenta possui configuração das etapas a gosto, então acabamos utilizando-a da seguinte maneira:
1 — Fazemos um quebra-gelo sorteando alguém do time para fazer uma pergunta qualquer, atrelada ou não a empresa. Após a pessoa perguntar, todos do time respondem.2 — Vamos para um quadro com duas colunas: O que foi bom; e O que podemos melhorar. Em cada coluna colocamos cartões com o que foi ocorrido na sprint.3 — Chegou a hora de agrupar os cartões com assuntos relacionados. Nessa etapa todos do time ajudam.4 — Agora cada pessoa do time tem 5 votos a fazer, considerando as duas colunas. Se a pessoa quiser pode gastar todos seus votos em apenas um cartão ou diversificar nos assuntos desejados.5 — Aqui a ferramenta elenca os assuntos dos mais votados para os menos votados. É nessa etapa que fazemos a discussão com a equipe, podendo adicionar emojis aos cartões, comentários ou até mesmo ações.
Além de muito dinâmica e divertida ela dispõe de fácil criação de ações e tudo que é discutido nela fica salvo no histórico de reuniões.
CONCLUSÃO
Com algumas mudanças em nosso processo deixamos as cerimônias mais atrativas e participativas, assim como nosso fluxo mais visível. Toda mudança aplicada no nosso processo foi pensada em conjunto com a equipe e cada sugestão ou crítica foi e é levada em consideração. Fizemos tudo como um time. Erramos, aprendemos e melhoramos com nossos erros. Com esse ambiente, democrático e participativo, todos tem o sentimento de pertencimento e estamos em constante evolução para melhorarmos nosso dia a dia.
Embora as mudanças tenham funcionado muito bem para nós, vale ressaltar que cada equipe é diferente uma da outra e que as mudanças vistas aqui podem ou não serem válidas para outros times. Isso não as invalida caso queira aplica-las no seu time, mas sugiro chamar os integrantes e torna-los parte dessa mudança.
Apesar de toda mudança ocorrida passamos a utilizar o método Kanban (criado por David J. Anderson em 2010) e suas métricas, mas isso ficará para um outro artigo.
