7 Lessons from Facilitating my First Remote Proto-Persona Workshop
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Hi there! My name is Gillian, and I am the UX Design Fellow that is part of the 5th cohort working at Code for Canada to improve digital governance. Alongside my teammates Malik Jumani (Product Manager Fellow) and Ian Cappellani (Developer Fellow), we are working with the Canada Energy Regulator (CER) to improve the tools that Canadians use to participate in hearings regarding energy projects regulated by the CER.
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When my team and I were trying to understand all the potential participants of the energy adjudication process, I decided to host a proto-persona workshop with Canada Energy Regulator’s (CER) subject matter experts. This helped us prioritize which user groups to focus on in our interviews for the discovery process.
With limited time from different subject matter experts, I decided to split the workshop into two one-hour sessions. In the first session, I presented a short tutorial on how to use Miro and walked the attendees through the steps of creating a persona. We spent the majority of the time completing one persona board. I assigned the rest of it to be completed before our next meeting.
The second part of the workshop did not go the way I initially planned because of the way I set up each board. However, our team still received a lot of value from the final results and learn from the overall experience.
Lesson 1
Always assign more time than you think is necessary to complete the workshop. I originally booked two one-hour sessions with a group of eight people because it fits into everyone’s schedule before the holidays started.
Unfortunately, that led me to assign different persona boards for homework, which may have limited the open discussions that could have happened.
Tips:
- Book your workshop well in advance of any holidays that come up. That way you can schedule longer sessions with a group of people.
- Spread your workshop out over a few days instead of having one long session.
- Consider having smaller and more manageable groups. I had eight people in my session, but it was challenging to keep the workshop under the time frame I had set.
Lesson 2
Even with a lot of planning, problems might pop up during the workshop that you did not anticipate. While I created a workshop plan, I did not have time to do a detailed dry run with my team.
The second workshop deviated from my initial plan because I approached it the wrong way. I had set up the board for each potential user (e.g. landowner) seen within the participation process rather than the role (e.g. intervenor) the user takes. The latter made more sense because different users have overlapping needs depending on the role they play in the adjudication process.
Tip:
- Run some practice sessions with your teammates to iron out any potential issues you might run into during your workshop.
Lesson 3
Not everyone will know how to use the latest online collaboration tools like Miro. It took a bit longer for the workshop to get started because I had to do a quick tutorial on it.
Tips:
- Send out the workshop link a few days in advance so people can review it before the meeting.
- Find a quick how-to video tutorial or a FAQ to send out with your scheduled workshop.
Lesson 4
People will use tools they are most familiar and comfortable with. Be open to going back to the basics if needed.
When everyone showed up for the second workshop, I was surprised to discover that some people have switched over to using Microsoft Word over Miro because of their familiarity, speed and comfort level with the tool.
Tip:
- Consider what other tools you can use to facilitate a workshop beyond what you are an expert at.
Lesson 5
When you begin your workshop, reiterate your objective and why your participants are involved in this workshop.
When I started the workshop, I briefly touched upon the goals and agenda that were displayed on the Miro board, but after some retrospect, it might have been better to discuss it through a short presentation.
Tips:
- Consider including a short slide deck to go over the workshop objectives and the agenda before diving in.
- Send the deck in advance.
Lesson 6
Be flexible! Sometimes the workshop will not turn out the way you have expected, but the results can be equally as useful.
Our team used the information to help inform our user journey map and decide who to interview.
Tip:
- Keep all the artifacts. You might be able to use it in the future.
Lesson 7
Get feedback from your participants after the workshop.
I was able to get advice on how to improve my workshop, which helped me reflect on the changes I can make in the future.
Tip:
- Create a survey or feedback form to send out to participants after you finish.
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Sept leçons tirées de mon premier atelier persona à distance
Bonjour, je m’appelle Gillian. Je suis la conceptrice de l’expérience utilisateur au sein de la cinquième cohorte de boursiers de Code for Canada à la Régie. Notre mission : améliorer la gouvernance numérique. Mes collègues, Malik Jumani (gestionnaire de produit) et Ian Cappellani (développeur), et moi collaborons avec la Régie afin de bonifier les outils utilisés par la population canadienne pour participer aux audiences concernant de nouveaux projets énergétiques assujettis à la réglementation fédérale.
Pour obtenir plus d’information à notre sujet, cliquez ici.
Alors que mon équipe et moi cherchions à définir tous les participants éventuels au processus décisionnel, j’ai décidé d’organiser un atelier avec des experts en la matière de la Régie de l’énergie du Canada. Cela nous a aidés à établir l’ordre de priorité des groupes d’utilisateurs à cibler dans nos entrevues pour le processus de découverte.
Le temps des différents experts en la matière étant limité, j’ai décidé de diviser l’atelier en deux séances d’une heure. Pour la première session, j’ai présenté un court tutoriel sur la façon d’utiliser Miro et j’ai expliqué aux participants les étapes de la création d’un persona. Nous avons passé la majorité du temps à remplir un tableau de persona. J’ai assigné des tâches à accomplir avant la réunion suivante.
La seconde partie de l’atelier ne s’est pas déroulée comme j’avais prévu au départ, mais notre équipe a tout de même retiré beaucoup au final. Nous avons aussi tiré des leçons de toute cette expérience.
Leçon 1
Accordez toujours plus de temps que vous ne le croyez nécessaire pour faire l’atelier. Au départ, j’avais prévu deux séances de travail d’une heure avec un groupe de huit personnes parce que cela convenait à tout le monde avant les fêtes.
Malheureusement, cela m’a amenée à décider d’assigner différents tableaux de persona en guise de devoirs, ce qui a peut-être limité les discussions ouvertes qui auraient pu avoir lieu.
Conseils:
- Réservez votre atelier bien avant un congé. De cette façon, vous pouvez planifier des séances plus longues avec votre groupe.
- Vous pouvez aussi étaler votre atelier sur quelques jours au lieu de tenir une longue séance.
- Divisez les ateliers en plus petits groupes, plus faciles à gérer.
Leçon 2
Même avec beaucoup de planification, des imprévus peuvent surgir pendant l’atelier. J’avais dressé un plan d’atelier, mais je n’ai pas eu le temps de faire un essai avec mon équipe.
Le second atelier s’est écarté de mon plan initial parce que je l’ai abordé de la mauvaise façon. J’avais organisé le tableau pour chaque utilisateur potentiel du point de vue du processus de participation, plutôt qu’en fonction du rôle ou de l’état d’esprit de l’utilisateur. Cette dernière approche aurait été plus logique parce que différents utilisateurs ont des besoins qui se chevauchent selon le rôle qu’ils jouent dans le processus décisionnel.
Conseil:
- Faites des exercices d’essai avec vos coéquipiers pour régler tout problème susceptible de survenir pendant l’atelier.
Leçon 3
Ce n’est pas tout le monde qui sait comment utiliser les outils de collaboration en ligne dernier cri comme Miro. Il m’a fallu un peu plus de temps pour commencer l’atelier, car j’ai dû expliquer comment utiliser Miro.
Conseils:
- Vous pouvez envoyer le lien de l’atelier quelques jours à l’avance pour que les participants puissent y jeter un coup d’œil avant la réunion.
- Envoyez un tutoriel vidéo pratique ou une foire aux questions avec l’atelier prévu.
Leçon 4
En général, les gens utilisent les outils qu’ils connaissent le mieux. Soyez ouvert à l’idée de passer en revue les notions de base au besoin.
Au second atelier, j’ai été surprise de constater que certains avaient décidé d’utiliser Microsoft Word plutôt que Miro parce qu’ils étaient plus habitués à ce logiciel et à sa rapidité, et ils se sentaient plus à l’aise.
Conseil:
- Pour animer un atelier, considérez les outils qui peuvent être utilisés en plus de ceux qui font partie de votre champ d’expertise.
Leçon 5
Au début de l’atelier, énoncez de nouveau votre objectif et les raisons pour lesquelles le groupe y participe.
Au début de l’atelier, j’ai abordé brièvement les buts et le programme qui étaient affichés sur le tableau de Miro, mais en y repensant, je crois qu’il aurait peut-être été préférable de faire un bref exposé.
Conseils:
- Envisagez la possibilité d’inclure une courte présentation pour passer en revue les objectifs et le programme de l’atelier avant de commencer.
- Il serait également utile d’envoyer la présentation à l’avance.
Leçon 6
Faites preuve de souplesse. L’atelier ne se déroule pas toujours comme prévu, mais le résultat final peut être tout aussi utile.
Notre équipe a utilisé ces informations pour façonner notre carte de parcours de l’utilisateur et décider qui interviewer.
Conseil:
- Gardez tous les artefacts. Vous pourrez peut-être les utiliser à l’avenir.
Leçon 7
Recueillez les commentaires des participants après l’atelier.
J’ai pu obtenir des conseils sur la façon d’améliorer mon atelier, ce qui m’a aidé à réfléchir aux changements que je pourrais apporter à l’avenir.
Conseil:
- Concevez un questionnaire à envoyer aux participants après l’atelier.
