Building Strong Team Dynamics from 0 to 100 in Thirty Days
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Hi there! My name is Gillian, and I am the UX Design Fellow that is part of the 5th cohort working at Code for Canada to improve digital governance. Alongside my teammates Malik Jumani (Product Manager Fellow) and Ian Cappellani (Developer Fellow), we are working with the Canada Energy Regulator (CER) to improve the tools that Canadians use to participate in hearings regarding energy projects regulated by the CER.
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Bringing three people who never worked together to deliver a project in ten months is not an easy task. How do you get everyone on the same page when you are thrown into the sprint?
As Code for Canada Fellows, my team and I went through an intensive three-week onboarding process. During that time, we had the privilege of participating in two team building activities, one was a three-day sprint, and the other was a two-day workshop facilitated by business strategist, Patrice Hall.
Three-Day Sprint
During the second week of onboarding, Malik, Ian, and I got to know each other’s work style after we kicked off a three-day sprint.
In software development lingo, a “sprint” is where teams work to complete a set number of tasks within a specific time internal.
We were given an existing problem the CER had with their e-filing system and produced potential solutions for it through a prototype. Malik crafted the roadmap for this sprint and helped keep our work on track for presentation day.
I ran two usability testing sessions with my team to allow them understand potential user pain points. Furthermore, I facilitated work sessions with my team using Miro and introduced design thinking activities to encourage ideation and brainstorming. In the end, we incorporated ideas from everyone through dot voting.
Finally, Ian prototyped one of the screens we designed using HTML and was heavily involved with Malik on the presentation slides.
Team Canvas
Patrice Hall introduced the Team Canvas during onboarding. It was a place where teams can align on expectations, values, and goals while also seeking to better understand one another’s strengths, and weaknesses.
Doing this workshop takes a level of vulnerability that someone might not convey when you just meet. Therefore, it was important to create a safe and judgement free space when you approach it.
Below is our team canvas.
During the first workshop, I learned more about my teammates and how I can best support them over the course of our fellowship. The canvas also helped create our team’s guiding principles. When we established common and personal goals, it allowed us to understand what we were working towards while creating honesty around our motivations.
Between the first and second workshop, our team spent a week working at the CER. We met the internal staff and stakeholders to learn about the role they might play in our project. We got to understand their needs and goals for the duration of our fellowship.
In the second workshop, our team established rules and expectations. We agreed on things such as best meeting times, when to ask for help, and celebrating our wins after the end of the week.
The Team Canvas is a valuable tool that I wish more organizations used. It allows you to get to speed with everyone and reduce the risk of running into significant issues down the road. Patrice recommended to look back at your canvas and revise every so often in order to keep things update to date. This can be done when you onboard someone new, when your priorities have shifted, or at the start of a new project.
In summary, running a three-day sprint and using the Team Canvas allowed my fellowship team to quickly establish strong team dynamics in a short period of time.
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Une dynamique solide au sein d’une nouvelle équipe… en 30 jours!
Bonjour, je m’appelle Gillian. Je suis la conceptrice de l’expérience utilisateur au sein de la cinquième cohorte de boursiers de Code for Canada à la Régie. Notre mission : améliorer la gouvernance numérique. Mes collègues, Malik Jumani (gestionnaire de produit) et Ian Cappellani (développeur), et moi collaborons avec la Régie afin de bonifier les outils utilisés par la population canadienne pour participer aux audiences concernant de nouveaux projets énergétiques assujettis à la réglementation fédérale.
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Ce n’est pas une mince tâche de réunir trois personnes d’horizons différents qui n’ont jamais travaillé ensemble pour réaliser un projet en dix mois. Comment faire pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde pour le sprint?
En tant que boursiers de Code for Canada, mon équipe et moi avons suivi un processus d’accueil et d’intégration intensif de trois semaines lors duquel nous avons eu le privilège de prendre part à deux activités de renforcement de l’esprit d’équipe. La première consistait en un sprint de trois jours et la seconde, en un atelier de deux jours animé par Patrice Hall, stratège opérationnel.
Le sprint de trois jours
Au cours de la deuxième semaine d’accueil et d’intégration, Malik, Ian et moi avons appris à connaître nos styles de travail respectifs à l’occasion d’un sprint de trois jours.
Dans le jargon du développement de logiciels, un « sprint » est un événement d’une durée définie au cours duquel une équipe doit accomplir un certain nombre de tâches.
On nous a confié un problème relatif au système de dépôt électronique de la Régie et nous avons proposé des solutions possibles au moyen d’un prototype. Malik a élaboré la feuille de route et établi l’échéancier du sprint. Il a ainsi contribué à garder notre équipe sur la bonne voie jusqu’au jour de la présentation.
J’ai tenu deux séances pour faire des essais de convivialité avec mes coéquipiers, afin de leur permettre de bien comprendre les irritants possibles du point de vue de l’utilisateur. J’ai de plus animé des séances de travail avec l’équipe au moyen de Miro et j’ai présenté des activités de réflexion conceptuelle pour favoriser l’idéation et le remue-méninges. Au terme du processus, nous avons procédé à un vote par points (suffrage par priorités) pour intégrer les idées de tous les membres de l’équipe.
Finalement, Ian a réalisé, en langage HTML, le prototype d’un des écrans que nous avons conçus et iI a travaillé en étroite collaboration avec Malik sur les diapositives de la présentation.
L’atelier de deux jours sur Team Canvas
Patrice Hall nous a présenté l’outil Team Canvas, qui permet aux équipes et à leurs membres de consigner sur un « canevas » leurs attentes, leurs valeurs et leurs buts, tout en tenant compte de leurs forces et faiblesses respectives.
Un tel exercice exige des participants qu’ils fassent preuve d’une grande vulnérabilité, ce qui n’est pas facile quand on connaît à peine nos coéquipiers. Il était donc important de créer dès le départ un espace sûr et libre de jugement.
L’outil Team Canvas:
Au cours du premier atelier, j’en ai appris davantage sur mes coéquipiers et sur la meilleure façon de les soutenir pendant notre collaboration à la Régie. L’atelier nous a aussi aidés à déterminer les principes directeurs de notre équipe. Les buts communs que nous avons établis nous ont permis de définir notre orientation, tandis que les buts personnels que nous avons formulés ont favorisé l’honnêteté quant à nos propres motivations.
Entre le premier et le deuxième atelier, notre équipe a travaillé une semaine à la Régie. Nous avons rencontré les parties prenantes et les collègues avec lesquels nous serions appelés à collaborer au cours des mois suivants et nous avons appris le rôle qu’ils pourraient jouer dans notre projet. Nous avons ainsi pu cerner leurs besoins, leurs buts et leurs attentes pour les dix mois de notre collaboration.
Au cours du deuxième atelier, notre équipe a établi les règles et les attentes pour le projet. Nous nous sommes par exemple entendus sur les meilleurs moments pour les réunions debout et sur l’importance de la concision pendant les réunions. Nous avons aussi convenu de faire preuve d’une certaine souplesse dans notre façon de travailler et, plus particulièrement, de célébrer nos réussites à la fin de chaque semaine.
L’outil Team Canvas nous a été précieux et j’aimerais voir davantage d’organisations l’utiliser. Il permet à tout le monde de se mettre au diapason et de réduire le risque que des problèmes importants ne surviennent en aval. Patrice nous a recommandé de jeter un coup d’œil à notre canevas d’équipe de temps à autre, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde; par exemple, lorsqu’un nouveau coéquipier s’ajoute à l’équipe, lorsque les priorités changent ou au début d’un nouveau projet.
En résumé, l’ajout de contraintes de temps, comme lors du sprint de trois jours, et l’élaboration d’un canevas d’équipe nous ont rapidement permis de créer une dynamique d’équipe solide et de découvrir les circonstances dans lesquelles chacun de nous travaille le mieux.
