爛溝通是沒有下限的，別跟不懂溝通的人一起做事
任何糟糕的遠距溝通，必有一份你的功勞！3項低級錯誤，讓你看看什麼是讓人氣炸的爛溝通！
遠距工作、團隊溝通、專案管理相關人員請注意！以為不用面對面就有時間回答應變？不要有了方便卻把溝通當隨便！
學習溝通，也是學習做人
今年，企業遠距工作（Work from home）這個概念，因為新型冠狀病毒（COVID-19）被強烈的放大；而不僅是在家工作，甚至自由工作者這個職業形式的可行性也被端上檯面檢視
以我而言，我的工作狀態可以說是無縫接軌。但這些東西建立在長時間累積的遠距合作、以及走過各種冤枉路的經驗，才能有現在的工作模式並還活著。所以我認為，雖然現階段提倡各種遠距解決方案，但都是救一時卻不夠治本的方式
不過，在這個狀況下各類軟體加速了對「視訊會議」、「勿擾模式」、「資料安全」、「數位落差」、「雲端協作」的重視。而風與浪永遠偏袒最有本事的航海家，溝通協作軟體僅是讓溝通更有效率的敲門磚，如何讓工作運行不受遠距狀態影響，則是每一間公司都需要面對的課題
連跟朋友傳訊息都能誤會，憑什麼工作就不會出錯？
其實，考慮到省去交通、不用面對充滿壓力的環境、少了尬聊的狀況⋯許多人對於「能夠遠距工作」這件事情是開心的
追根究底，這件事情的原因在於「不用面對面」這件事情。是的，當不用在工作上即時應對時，很多人都覺得利用溝通軟體就可以喘口氣
舉例來說：用 LINE、JANDI 這類溝通軟體跟老闆請假，總比面對面要來得敢說出口吧 ? 換句話說，不用真的當面看臉色
壓力層級粗暴分類：面對面講話 > 語音溝通 > 文字訊息
這是在溝通上的壓力層級，當我們就在彼此眼前，而對象可能是主管級或其他需要跟你配合的同事，我想更多時候會有不自在的狀況
我們通常想要馬上給些答覆，而這樣的想法就好比默認自動駕駛，不帶大腦的回應時常都會伴隨著後悔
如果我剛才多想清楚就好了
事後諸葛來說，逃避雖可恥但有用。很多話急著說出口容易造成誤會，這也是我們一生都必須學習改進的課題。但其實，不代表當你改用了溝通軟體就能夠得到改善
在遠距溝通上，有更多你沒有想到的溝通誤會！
你說你打的是中文，卻因為用了錯誤的方式讓人誤會甚至生氣，這件事情很常見，甚至在新型冠狀病毒（COVID-19）期間問題更加放大。而今天我就是要來談談這些事情，也謹記
溝通能力不好的人
不管用什麼形式溝通都會氣死人
不只會氣死人，溝通能力不好的人大部分是你不會做人，最大的原因在於不會換位思考及將心比心、或者不知道如何在這種溝通環境下用更好的方式來表達自己的意思
所以，這篇文章完全適合「遠距工作」「團隊溝通」「專案管理」相關人員，因為我就是這樣走過來的，相信這些甘苦談對大家有幫助
那麼就讓我們開始吧！
1. 彼此之間資訊不對稱
因為遠距工作，所以有很多狀況是沒有辦法在第一時間得知的。而當團隊彼此之間在交辦事項時，也會因為資訊不對稱的狀況而有誤會
這些狀況初期很難避免，但我會推薦大家用兩個方式依次解決
a. 打字解釋超過三分鐘：直接通話了解狀況
目的是快速解決當前狀況，小事情用文字可馬上解決，但大事情用文字無法解決時就要直接用語音通話來馬上處理
b. 溝通完將結論打出來：用溝通軟體同步訊息
訊息軟體怎樣溝通都沒辦法很全面的把狀況交代清楚，所以必須先用電話聯繫，聯繫完接著用溝通軟體來同步剛才所說的事情。這是因為人的記憶力有限，必須要用這樣的方式才可以確實做到訊息傳達
2. 傳送訊息不交代完整
舉一個例子，如有雷同，那就雷同，對我就是在說你啦！
16:03「在嗎？」
16:14「待會有空嗎？」
17:25「可能會需要麻煩你修改一個東西」
講話不一次講完，就是訊息溝通最大的問題！
解決方式非常簡單，其實就是把前因後果給講清楚，上面舉的例子看起來可能還好，但大家可以想想「修改一個東西」這句話有多恐怖
請問是什麼東西需要修改？若是在一個工作流程中接近定案的東西要你做修改，如果沒有能夠說服對方的理由的話，對委派方而言無疑是個大雷
如果是我，我會這樣處理
16:03「哈囉 syuya，這裡有件事情想要跟你討論，目前在這個專案的某某進度中，和上級討論過後這部分需要調整一點內容，但這個內容我不確定有沒有辦法如期在我們的專案進度內完成，所以想詢問你在這個內容上的判斷」
16:06「目前上級的意思是，這個內容並不是非調整不可，因為專案的進度完成是最優先的，但如果有機會調整的話我想會更好！如果方便的話希望待會可以語音通話，再告訴我你方便的時間，謝謝你！」
這裡我很刻意的用兩則訊息的方式來跟大家說明，其實一則打完也可以，但你可以從中發現我在這串對話上的訊息是什麼
(註)這裡的舉例主要是方便探討接下來的構句文字，也就是囉唆版。大家可以不用照著上面的說法去說明！但接下來由案例分拆出的解析會推薦大家看看！a. 用討論代替決定：語際關係
團隊溝通之中，重中之重就是團隊合作。因為彼此之間是對等的，並不是委託與受委託的關係，而就算是受委託的關係也不可以用「你該這樣改」的方式不明究理的和對方溝通。甚至這不叫做溝通，這變成通知，也就是語際關係中偏向上對下的關係，代表你對對方很不尊重
更友善的方式是讓對方一起參與，一旦跟對方討論之後對方也認同了這個決定，這個決定才是可以執行的決定而非命令！
b. 講清楚前後脈絡：輕重緩急
如果你是專案的溝通中樞，那你必須釐清這件事情轉彎的重要性，所以我在舉例中有提到：「專案完成優先，但上級認為這個部分需要調整」
在此我先假定團隊中大家都是以專案周圍展開，也都是理性的。因為我們是為公司服務，並非為上級/任何人服務，為了能夠順利推動這個專案順利執行，釐清一段事件的輕重緩急會很重要
這就好比平時決定事情的優先順序一樣，我們不能被情緒勒索、被情感帶著走，將籌碼攤開後知道哪些事情該先做，這才更重要
那知道了這些後，接下來能怎麼更俐落的傳送訊息呢？
16:03「syuya 午安，目前在這個專案的某某進度中，和上級討論過後這部分如果能夠調整會更好。但我們還是以專案的進度完成為優先！至於詳細狀況，方便的話下午六點前都可以通話，隨時打給我就可以了，謝謝你！」
發現善用文字的魔法了嗎？我來幫各位翻譯翻譯，白話文就是「老大說這裡要改，但非必要。今天下班前可以隨時打給我，因為用打的太花時間，我就懶」
白話文傳送出去會被翻白眼，請勿輕易嘗試！
所以在這樣的溝通情境中，一來訊息相對而言是連貫的，再來是有把狀況交代清楚。這裡我可以馬上整理出需要的訊息：
- 說明狀況：晚上幾點要發布貼文，而有留製作的緩衝時間
- 需求的內容規格：文案、圖像、廣告等需求
- 進階說明概況：製作有沒有其他彈性？、目標是什麼？都有講清楚
當然你也可以利用 5W1H（What、Why、Who、Where、When、How）把事情給整理清楚，這裡就不多做解釋了
另外，不是每一件事情都需要完整交代脈絡。例如：只是專案中的勘誤校正就沒必要具體交代前因後果
3. 沒換位思考對方工作階段
假如你是專案經理，也就是 PM（Project Manager），那你的工作主要就會是驅動不同部門之間的協作，並建立符合每一次專案目標的工作流程，從中找出最小可行性制定好的流程來增進營運效率
既然你必須跨部門溝通，那你就必須了解不同部門、不同領域之間的運作狀態。光從上級交代事項後不能只進行轉述，因為你不是傳聲筒，你是專案經理，你要從中判斷執行可行性。甚至，更優秀的專案經理會在溝通討論之中迴避許多不必要的溝通作業
例如：
當知道設計部門的東西到完稿階段後基本上就無法修改設計風格的話，那在上級跟你提出修改期待時，你就可以先把這個狀況和上級討論。有可能是必須爭取更多時間，或者放棄修改
不是要你了解不同領域的專業，而是要了解他們在每個階段的可行性，如果少了這個部分，很容易在安排專案進度上會有問題，不管是太緩慢或者過緊湊都不是好事
恐怖的溝通經驗
之前執行一個專案時，有個團隊換了一個新的專案經理，他追我的東西追的很勤，真的就是照三餐問的那種。但不是我期限出問題，因為我基本上都是準時或提早給、甚至我過去本來就有跟這個團隊長期合作的經驗
所以他這樣追我進度的時候我感到非常的不舒服，也有不被尊重的感覺。我認為會有合作，都是建立在對方彼此有給足信任的狀況下，我相信對方會把專案安排好、對方相信我會準時將東西負責好
退個一萬步來說，就算真的有狀況無法完成，以一個時常做遠距工作協作的人而言，也會事情表明狀況、如何彌補缺失，這就是將一件事情負責到底
但我想這就是在企業遠距工作（Work from home）中會有的陣痛期，而也會發現，這些企業平常在團隊運行中可能沒有建立足夠的安全感，導致在遠距溝通上會有溝通過度、溝通誤會的產生
溝通的誤會來自於非語言溝通的缺失
雖然同樣是遠距工作，但企業遠距工作（Work from home）和我們過去數位遊牧（digital nomad）所遇到的狀況不太一樣
會有數位遊牧（digital nomad）的產生，是因為有著地區和時區的差異、以及個人規劃的彈性
對我來說，我在一開始就做好遠距工作的心理準備和適合的硬體設備。例如網路一定要基地台最多的電信且吃到飽、知道溝通會有落差所以盡可能的完備和負責每一個溝通作業
但相反的，企業遠距工作（Work from home）卻是要以軟硬體前提是「到公司工作」的狀況下，突然改成全體員工在家工作，這是完全不同的狀態
所以會有一些企業是用雙週輪班來漸進式調整員工工作狀態，而如何排定工作時間、出勤狀況如何記錄、如何處理加班狀況⋯等這些全部都成為了許多企業共同的課題
而非語言溝通，也就是對方的表情、肢體、說話語氣，會因為遠距工作的關係而導致缺少非語言溝通的判讀，而招致溝通上的誤會，我舉一個簡單的例子：
A：我覺得這個點子很棒！
B：我覺得這個點子很棒。
假設這是面對面的對話，那你可以想像得到 A 是真心覺得這個點子很棒；相對的，如果在溝通軟體上你用 B 的方式來跟對方說話，即使你是真的覺得很棒，對方看到你的標點符號是「句號」也會很擔心是不是哪裡出了問題
就像是「哈」「哈哈」「哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈」「呵呵」這些文字在判讀上都有很多主觀或被錨定的感受
當你無法面對面工作，你就無法察覺團隊間的真實氛圍；而企業遠距工作（Work from home）和數位遊牧（digital nomad）最大的差別就在於是否能夠適應文字判讀及非語言溝通
相信我，多數人轉換初期都是不習慣的。這就是為什麼多數即時通訊軟體都需要貼圖來輔助文字訊息，因為這些東西都有助於輔助文字內容或者避免不必要的溝通誤會
但我開頭也說了，使用溝通協作軟體僅是讓溝通更有效率的敲門磚，如何讓工作運行不受遠距狀態影響，則是每一間公司都需要面對的課題。而對於不習慣企業遠距工作的員工們，也要嘗試在這波疫情中，在工作與生活間劃下明確的界線
