WIP Game — Limitando o Trabalho em Progresso

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GUMA-RS

8 min readSep 8, 2020

Complementando os trabalhos realizados até agora visando o entendimento dos conceitos do Método Kanban, seguirei descrevendo as atividades realizadas para a definição e limitação de WIP.

Assim relembrando o descrito em Pizza Kanban | Facilitação Remota, onde comento que os times estavam a cerca de quatro meses fazendo uso orgânico das práticas Kanban, retomo as evoluções desta adoção tendo como foco, provocar no time o entendimento e a necessidade quanto a limitação do trabalho em progresso.

Iniciamos o momento atual revisando o fluxo desenhado e adotado pelo time, também apresento os Gráficos de CFD (Cumulative Flow Diagram) e Aging WIP, introduzo a provocações quanto à saúde do fluxo adotado e apresento uma proposta de gameficação, o Agile Game BETA.

Confere que vou detalhar melhor as etapas a seguir.

Revisão do Fluxo

Ao longo dos últimos quatro meses, o fluxo de trabalho operacional do Time Associações passou por dois desenhos:

N.01 — Desenho sugerido por mim, com base nas minhas percepções das atividades executadas (comece pelo que se tem!).

N.02 — Desenho reformulado pelo time, após uma análise sobre a aderência da proposta acima e refletindo de fato o contexto de execução do time (evolução!).

E foi com base no segundo, que realizamos nossa revisão. O intuito era reconhecer o mesmo antes de qualquer ação e ser possível fazer uma relação com o que seria apresentado na sequência.

Nosso CFD (Cumulative Flow Diagram)

Ao apresentar o CFD ao time, tomei alguns cuidados iniciais:

Expor o mesmo sem a exibição de todas as etapas de fluxo — neste caso foquei no downstream e justifiquei a escolha;
Limitar o período que seria pertinente a análise que desejava fazer — para isso selecionei os últimos dois meses que eram referentes as ações que já haviam sido tomadas e eram de conhecimento do time;

Durante a apresentação e análise tomei o cuidado de discorrer etapa a etapa do fluxo que estava compondo a visualização e evidenciar as sobreposições percebidas. Respondi algumas questões sobre o gráfico em si e o que eu conseguia visualizar para então deixar a primeira provocação:

Entendendo que a sobreposição entre áreas pode evidenciar algum problema em nosso fluxo de desenvolvimento, o que é possível fazer para tratar a questão?

A idade dos nosso WIP (Aging WIP)

Seguindo as exposições, trouxe então a visualização da idade dos itens que temos em progresso. Neste caso eu trouxe a visualização com os mesmos filtros listados acima.

Neste momento evidenciei o quão velho nosso WIP estava se tornando. Identificamos, porém, algumas sujeiras prévias das ações de melhorias tomadas meses antes, todavia a provocação para o momento surgiu:

O que tem causado o envelhecimento dos itens? E o que podemos fazer para tratar a questão?

WIP Game (Gamificando o entendimento)

Munida das provocações que utilizei como justificativa, apresentei ao time o Agile Game BETA, que se trata de um simulador de gerenciamento ágil. Ele reproduz e demostra os princípios de gerenciamento de tarefas fazendo uso de um board kanban.

Agile Game BETA

Ao acessar o mesmo, somos recepcionados por um Mentor da aplicação, que de forma sucinta aborda o funcionamento da ferramenta. E explica o seguinte:

Deve ser entregue o maior número de tarefas em quatro (4) sprints;
É preciso estar atento aos princípios do Método Kanban (gerenciamento tarefas paralelas, não iniciar tarefas sem que outras estejam concluídas, não gerar gargalos no fluxo e flexibilidade);
E que deve ser usado um quadro de tarefas, esse por sua vez é composto pelas seguintes colunas: Backlog, Analyze, In Progress, Test e Done.

Complementando o momento chamei atenção para pontos importante:

Etapas do Game: o game acontecerá em três etapas importante, Simulação Inicial, Melhorias e Simulação Final;

2. Contagem e Valor Entregue: área onde é possível identificar o progresso em dias das sprint e o acumulado de valor entregue;

3. Recursos: área para diferenciar os recursos e suas respectivas eficácias;

4. Backlog: informações visíveis, tal como o esforço necessários para execução e o valor de entrega de cada item;

Demostrei ao time o funcionamento e seguimos para o game.

Proposta da Gamificação

Para executar o WIP Game estruturei o seguinte:

Dividi os presentes em duplas;
Cada dupla executaria uma primeira fase do game — sem instruções apenas com o foco em entregar o maior valor possível;
Ao fim da primeira fase, entender e analisar os pontos de melhorias sugeridos pela ferramenta e estruturar uma nova estratégia de execução;
Na execução da segunda fase tentar fazer o uso das melhorias sugeridas e obter um resultado melhor que o anterior;
Para cada fase executada, seria coletada o valor entregue para mensurar o placar final.

Rodando o WIP Game

Dupla M&C: A primeira dupla a jogar começou usando um método pouco conhecido, o DOD (desenvolvimento orientado ao desespero), brincadeiras à parte, como não havia orientações a dupla se preocupou em começar a fazer e é perceptível o acumulo em determinadas filas e por consequência a formação de gargalos.

Ao iniciar a segunda fase munidos dos pontos de melhorias, executaram melhor a mesma e obtiveram um resultado expressivamente mais alto que na primeira fase. O placar da dupla foi F01–105,80 pontos e F02–350,80 somando um total de 456,60.
Dupla T&F: A segunda dupla, equipado da experiência de seus antecessores fizeram uso de uma estratégia mais organizada. Identificaram os itens com maior valor e começaram as atividades por essas. Não gerando empecilhos e acúmulos em nenhuma das filas.

Apesar de um bom resultado na primeira fase, na segunda fazendo uso das melhorias identificadas acabaram diminuindo o ritmo e seu resultado ficou abaixo do anterior. Assim tivemos o seguinte placar F01–406,20 pontos e F02–335,40 somando um total de 741,60.
Dupla G&W: A terceira dupla seguiu a organização apresentada pela Dupla T&F, identificando os itens com maior valor, todavia sua abordagem se diferenciou quando focou esforços dos seus recursos nas filas iniciais e à medida que os itens evoluíam os recursos eram remanejados.

Das três duplas iniciais, a que melhor fez uso dos pontos de melhorias indicados foi a Dupla G&W. Melhorando seu placar na segunda fase, terminamos com F01–283,80 pontos e F02–411,60 somando um total de 695,40. Evidenciando que as oportunidades evolucionárias melhoram nossos resultados.
Dupla L&L: Considerando as oportunidades de melhorias e evoluções naturais dos fluxos de trabalho e com base no histórico das duplas anteriores, a quarta ao iniciar a primeira fase, fez uso das boas práticas de todas as demais, mesclando itens com baixo esforço e baixo valor e itens com alto valor e baixo esforço. E usando a versatilidade dos recursos para fornecer fluidez na execução.

No entanto apesar dos pontos de melhorias, na fase seguinte reduziram sua eficácia e apresentaram um resultado menor que na primeira fase. Com o placar F01–433,60 pontos e F02–394,00 somou um total de 827,60.
Dupla I&C: A última dupla antes de iniciar optou em ajustar seus esforços nas duas filas iniciais do fluxo e ir movimento esses à medida que os itens estavam avançando para sua entrega. Como os anteriores identificaram a relação Valor vs Esforço e sem gerar acúmulo conseguiram ter um desempenho considerável nesta primeira fase.

Seguindo a estratégia inicial, não apenas mantiveram a eficácia de sua abordagem, como aumentaram sua pontuação. Fechando assim o placar F01–410,80 pontos e F02–453,80 somou um total de 864,60. Deixando explícito as oportunidades de melhorias gradativas.

Resultados e Percepções

Após todos os presentes terem participado, finalizamos as contagens dos pontos e o placar final foi:

A Dupla I&C não apenas teve o melhor resultado na soma total dos valores entregues, como também foi quem apresentou a menor diferença entre os que conseguiram melhorar o placar na segunda rodada.

E para fechar o momento trouxemos para a discussão os principais pontos observados:

atenção ao valor e a complexidade dos itens de trabalho;
organizar o inicio das atividades — somente começa um item novo quando o anterior estiver de fato finalizado;
cuidado ao iniciar atividades em paralelo — corre-se o risco de não finalizar nenhuma;
importância de limitar e respeitar o trabalho em progresso em todas as etapas envolvidas.

Considerações Finais

Ao trazer ao time a proposta deste momento, o intuito apenas se baseava em trazer a eles o entendimento da necessidade e dos ganhos ao limitar o trabalho em progresso.

Os gráficos, as provocações tiveram o intuito de demostrar as consequências da falta de política que trate a questão. E o jogo em si, demostrar isso na prática.

O Time Associações está neste momento finalizando todas as tarefas que encontram-se em desenvolvimento, esse foi o nosso acordo antes de realizar a efetiva limitação do WIP.

E nos próximos passos vamos experimentar a limitação do WIP e acompanhar como reagiremos a essa proposta.