Guide : bien recruter pour sa startup early stage

Bien recruter décidera de la vie ou la mort de votre startup, alors préparez-vous dès maintenant !

Après deux ans passés à discuter avec des entrepreneurs, tout le monde est d’accord : recruter les bonnes personnes sera déterminant pour le futur de leur startup.

Mais comment faire quand on est CTO, CEO ou autre CXO, et que le recrutement n’est ni notre métier, ni notre occupation principale ?

L’objectif de ce guide est de fournir à tout entrepreneur l’essentiel de compréhension et d’outils pour que le recrutement devienne une force dans le développement de votre startup.

Prenez un café. Dans 15 min vous n’aurez plus peur du recrutement. Voici les 4 étapes de ce guide :

Lorsque je recrute, d’abord : (1) j’identifie le besoin afin de m’assurer qu’il est réel et bien comprendre quelles sont les attentes du rôle. Puis, il s’agit de choisir la méthode adéquate pour (2) attirer les personnes pouvant correspondre à mon besoin. Une fois le contact établi, la phase d’entretiens débute, il s’agit alors (3) d’évaluer et de convaincre les candidats. Pour finir, (4) je mesure la performance de mes recrutements histoire d’analyser le passé pour tenter d’améliorer le futur !

Étape #1 : Identifier et qualifier son besoin

Faites le job par vous-même

Avant même de penser à recruter quelqu’un pour faire quelque chose, faites le vous-même. Ça permet de rendre concret un besoin que l’on s’imaginait. Ensuite, il est bien plus facile de le définir et de le qualifier. Vous saurez alors de quoi vous parlez et si c’est vraiment important pour votre startup.

Je vous encourage à appliquer cette méthode même lorsque ça vous paraît impossible. Par exemple, développer les rudiments de votre app alors que vous n’êtes pas tech; ou encore vous occuper des finances de votre boîte alors que vous êtes CTO. Le faire vous poussera à réfléchir sous contrainte, et souvent trouver des solutions que vous n’auriez pas imaginé.

Enfin, il est beaucoup plus simple de juger du bon accomplissement de la tâche en question si on a eu à la faire soi-même. Même si on la faisait mal et en bidouillant…

Quel budget pour sa nouvelle recrue ?

Votre budget est serré, comme tout le monde. Vous vous demandez si un stagiaire ne ferait finalement pas aussi bien le job que quelqu’un d’expérimenté tout en ne vous coutant pas un rond.

Imprimez et affichez cette expression dans votre bureau : “When you pay peanuts you get monkeys”

A moins que vous adoriez les singes, il est peu probable que vous souhaitiez que cette expression se réalise. Il est certain que vous n’aurez pas le même ROI avec un stagiaire ou un junior mal payé. N’invoquez pas “la passion” ou “we’re on a mission” pour convaincre votre futur employé de se brader. Ne proposez que des deals que vous accepteriez vous-même à la place de cette personne. Commencer une relation professionnelle sur un mauvais deal ne vous fera que vous desservir (turnover, faible rendement…).

Si vous n’êtes pas prêt à dépenser de votre budget, peut être que ce rôle n’est pas si important ou n’apporte pas tant de valeur que ça à votre startup, non ?

Qualifiez votre besoin en écrivant votre job description

En plus de votre rôle de CTO, vous faites le support de votre app tous les jours de 8h à 22h et êtes légèrement usé. Recruter quelqu’un pour faire cette activité à votre place augmenterait la satisfaction client, et pourrait vous permettre de décrocher des ventes. Le besoin semble clair, mais par quoi commencer ?

Couchez sur papier les éléments de base du poste. En plus de mettre ses idées au clair, vous pourrez partager ce que vous avez écrit avec votre équipe et ainsi vous assurer que vous avez bien tous la même définition du job recherché. Il y a 3 points indispensables à détailler :

1. Mission statement : commencez par le rôle que la personne va jouer au sein de l’organisation. Décrivez quelle équipe elle rejoindra, dans quel but… C’est aussi le moment d’énoncer ce que la personne fera au quotidien.
2. Outcomes : en réponse au rôle de la personne il s’agit des responsabilités et des livrables auxquels la personne devra répondre.
3. Job qualifications : enfin, le dernier sujet à traiter sont les compétences requises pour assumer ce rôle et atteindre les objectifs énoncés plus haut. Il peut s’agir d’expérience professionnelle, de formation, de compétences…

Bonus : Vous n’avez pas perdu votre temps ! Vous pourrez réutiliser ce texte pour votre future annonce. On y revient dans la section suivante.

Astuce : Pour éviter toute déconvenue ou incompréhension, faites rédiger ou relire la job description par les membres de l’équipe qu’intégrera la nouvelle recrue.

En identifiant les compétences que doit avoir votre prochaine recrue, vous venez de créer votre persona. Passons à la suite : comment atteindre votre cible !

Si vous souhaitez vous perfectionner à définir et rédiger votre job description voici l’excellent guide du site re:Work par Google.

En bref :

• Avant de rechercher quelqu’un pour un job, faites-le vous-même.
• Rédigez la description du poste en notant son impact sur la startup et imaginant son quotidien.
• Relisez et discutez de la description du poste en équipe.
• Outil : Google doc pour rédiger et partager votre job desc. Pour utiliser des mots justes et connaitre leur impact, jetez un oeil à Textio.

Étape #2 : Trouver et attirer les bons candidats

Vous savez maintenant quel job vous proposez et avez une idée des compétences de la personne idéale pour l’occuper. L’étape suivante est souvent perçue comme la plus difficile, même par les recruteurs professionnels.

Il s’agit de la phase d’engagement : arriver à capter l’attention et attirer à nous les personnes qui correspondent à son besoin afin qu’ils deviennent candidats.

L’annonce ne doit pas être un réflexe, mais une réflexion

L‘annonce est un réflexe pour pratiquement tout le monde. Elle vous apporte de la visibilité et potentiellement des candidats.

Quelle est la probabilité que vous recrutiez un candidat qui a postulé à votre annonce ? Terriblement faible.

Regardez ce graphique. Les sites carrières et les site à annonce (comme Indeed, l’Apec, Welcome to the Jungle, AngelList…) génèrent 75% des candidats. Mais ils ne représentent que 24% des embauchés.

Etude Jobvite 2015

Le taux de rendement des annonces est donc très faible, vous passez votre temps à éplucher des CV et faire passer des entretiens qui n’aboutissent à rien… Pas de panique ! Il existe plein d’autres méthodes !

Choisir la bonne méthode pour engager sa cible

Il existe bien des moyens pour parvenir à engager sa cible. Combiner les canaux et les adapter selon ses résultats est primordial.

Voici 5 méthodes pour engager des candidats :

1/5 - L‘approche directe :

Profils concernés : Surtout les profils qui ne postulent pas : seniors, IT.

Il s’agit d’aller contacter directement des personnes que vous avez identifié comme correspondant à votre besoin. Généralement l’approche se fait par les réseaux sociaux : LinkedIn, Twitter, Github, StackOverflow, Dribbble, Facebook…

Trouvez où votre profil idéal passe son temps et bingo vous avez votre canal d’approche. Vous pouvez d’ailleurs tout à fait dénicher la personne sur LinkedIn mais la contacter sur Twitter car c’est là qu’elle est la plus active.

Aller plus loin : Les opérateurs booléens vous permettront de passer à la vitesse supérieure en faisant des recherches complexes.

2/5 — La cooptation :

Profils concernés : Tous.

Pratique très connue des entrepreneurs, il s’agit d’utiliser ses réseaux — au sens large — pour recruter. Peu chère, rapide, onboarding facile, rétention supérieure… Bref, elle présente de très nombreux avantages. Attention cependant à la diversité de votre équipe.

Commencez par chercher dans votre propre réseau — LinkedIn par exemple — si des personnes peuvent correspondre à votre recherche. Puis, passez aux réseaux de votre team. Prenez le temps de les explorer ensemble s’il le faut car il est totalement impossible de se souvenir de toutes les personnes avec qui l’on a travaillé, que l’on a croisé en meetup, en soirée…

Aller plus loin : Copiez le lien de la recherche effectuée dans votre réseau et partagez-le avec votre team ! Vos coéquipiers pourront alors faire la même recherche que vous dans leur réseau en 1 clic. Exemple ici.

3/5 — Les marketplaces :

Profils concernés : Profils expérimentés, difficiles à contacter, où simplement sur des compétences que vous ne maîtrisez pas.

Hired, Talent.io sont les marketplaces du moment. Ces plateformes mettent en relation des personnes ouvertes aux opportunités et des employeurs. En échange vous payez entre 15% et 18% du salaire annuel brut par recrutement.

Cette méthode est très en vogue dernièrement, surtout dans le milieu de la tech. Contrairement au sourcing et à la cooptation, vous êtes certain que les profils que vous contactez sont en recherche d’un nouveau job. En revanche, vous êtes en concurrence avec toutes les autres startups qui recrutent exactement les mêmes profils que vous.

J’ai entendu de nombreux CEO / CTO me dire qu’ils ont passé un temps fou sur ces plateformes pour parfois peu de résultats. Cette méthode permet de s’abstraire de toute la partie de sourcing. Malgré ce gain, n’oubliez pas que l’utilisation des marketplaces est bien plus couteuse que la commission prise par les services. Votre temps à contacter des profils et rencontrer les candidats ne doit pas être négligé dans le calcul.

4/5 — Les cabinets de recrutement & de sourcing :

Profils concernés : Postes clés, introuvables dans votre réseau, avec qui vous ne savez pas communiquer.

Méthode connue de tous, vous externalisez le problème en payant encore davantage que les marketplaces. Ici on parle plutôt de 18 à 25% du salaire annuel brut par recrutement.

Cela peut être une bonne solution pour un poste critique, ou pour lequel vous avez utilisé les méthodes précédentes sans succès. Néanmoins, en plus de payer très cher votre recrutement, vous n’apprenez pas à recruter ce qui peut être dommageable pour la suite de la vie de votre boîte.

Sous la pression, des startups peuvent dépenser jusqu’à 40% du montant de leur levée en honoraires de cabinet de chasse.

Enfin, certains cabinets proposent de ne s’occuper que de la partie sourcing (identification + engagement). Une fois le premier contact effectué ce sera à vous de gérer le processus de recrutement et son évaluation. Ce peut être un bon compromis pour payer moins cher et externaliser le sourcing tout en apprenant à évaluer.

5/5 — Les annonces (site carrière et d’emploi)

Profils concernés : Jeunes diplômés. Puis, tous les métiers business, ops ainsi que ceux de production (hors informatique). Plus on gagne en expérience, moins on passe par une annonce.

Le meilleur pour la fin. Je déconseillais en ce début de section de ne se baser que sur les annonces. Cela ne veut pas dire que je les proscrits totalement, loin de là !

Poster son offre sur son propre site, sur Indeed, ou sur AngelList peut vous apporter de la visibilité et potentiellement de bons candidats. Avoir vos annonces sur votre site vous apportera peut être très peu de visites, mais ce seront les personnes vraiment intéressées par votre marque qui iront a priori les visiter. Je déconseillerais simplement d’y passer trop de temps, notamment en essayant d’être sur toutes les plateformes possibles.

Ne payez jamais pour une annonce. Jamais !

C’est radical, mais je vous assure qu’en vous astreignant à faire ça vous vous poserez davantage de questions sur le bon canal et la bonne approche. Vous récolterez moins de candidatures qui n’aboutissent à rien et gagnerez un temps fou.

Pssst. Ne répétez pas trop ce que je vais vous dire. Le seul site d’emploi dont j’ai entendu du bien de la part de startups est Welcome to the Jungle. Il est peu probable que vous y recrutiez votre CTO. En revanche, les jeunes sales b2b et marketeux y sont légion !

Aller plus loin : Pour bien rédiger votre annonce il vous faut avoir les mots clés qui sont recherchés par les candidats. Indeed Job Trends est là pour ça, et cet article vous explique comment l’utiliser.

En bref :

• Recevoir des candidatures n’est pas une fin en soi. Essayez d’attirer les candidats qui ont le plus de chance d’être embauchés car ils ont les bonnes compétences.
• Ne multipliez pas les méthodes sans raison. Choisissez celle(s) qui engagera la cible que vous recherchez.
• Externalisez le moins possible. Il faudra apprendre à recruter, autant que ce soit tôt !
• Outils : Gérez vos candidatures entrantes avec Welcome Kit, regardez qui ouvre vos email avec mailtracker d’Email Hunter. Si vous souhaitez faire des campagnes de contact plus massives et personnalisées regardez du côté de Mixmax.

Étape #3: Évaluer et convaincre en entretien

A ce stade vous avez vos candidats ultra motivés et vous allez vous entretenir avec eux pour dénicher LA perle rare du lot.

Votre objectif est double : évaluer la personne de manière objective afin de prendre une bonne décision. Puis, convaincre cette personne de vous rejoindre.

Le syndrome des étoiles dans les yeux

Vous recrutez grâce à votre feeling ? Vous signez un contrat lorsque le candidat vous a mis des étoiles dans les yeux ? Vous demandez à vos candidats combien de balles de golf peut contenir un 747 à la Google ?

Arrêtez tout ! C’est inutile, et c’est le DRH de Google qui le dit :

“Many managers, recruiters, and HR staffers think they have a special ability to sniff out talent. They’re wrong… It’s a complete random mess… We found a zero relationship.” — Laszlo Bock

Oubliez tout cela. Laisser la prise de décision à pile ou face serait RÉELLEMENT plus efficace.

Entretiens structurés : bien évaluer pour prendre une décision

Le principe d’un entretien structuré est d’avoir une méthode d’évaluation commune aussi bien pour les évaluateurs que pour les candidats, qui permette de juger des habilités du candidat vis à vis du poste.

Avant d’écrire vos questions, il faut savoir ce que vous êtes en train d’évaluer et pourquoi. Le plus simple est de constituer une liste d’attributs cruciaux pour performer dans le poste. Vous pouvez aussi ajouter des attributs génériques à votre startup.

Par exemple, voici les 4 attributs que nous avons évalués lorsque nous avons recruté un développeur front en alternance : Communication, Technique, Curiosité, et Autonomie.

Puis, nous avons défini une échelle de valeur sur 3 degrés : Insuffisant, Suffisant, Excellent. Il est important de se mettre d’accord entre évaluateurs sur ce que veut dire chaque degré pour chacun des attributs. Sinon, vous évaluez dans le vide.

Créer cette grille peut être douloureux la 1ère fois, mais elle vous sauvera de bien des mauvais recrutements !

Une fois que vous avez cette grille vous n’avez plus qu’à confectionner des questions qui vont vous permettre d’évaluer le niveau du candidat. Il est préférable de les écrire à l’avance et d’avoir les mêmes pour tous les candidats évalués pour le même poste.

Si vous souhaitez un autre exemple d’attributs, re:Work (toujours) vous partage ceux de Google.

N’évaluez pas seul

Si vous avez la chance de ne pas être seul dans votre startup — ce qui est surement le cas — profitez de cette richesse pour que le candidat soit évalué par plusieurs personnes. Ainsi, vous réduirez l’impact de vos biais inconscients. Confronter vos opinions en vous basant sur la même grille d’évaluation vous permettra de prendre de meilleures décisions.

Si vous impliquez des employés n’ayant aucun lien hiérarchique, ni aucun besoin que la personne soit recrutée (par exemple quelqu’un venant d’une toute autre équipe) alors vous aurez un avis qui n’est pas intéressé et potentiellement bien moins porteur de biais.

Combien faire d’entretiens ?

Une de vos priorités doit être de ne pas gaspiller ni votre temps ni celui du candidat. Il a aussi démontré au fil des recherches en entreprise que multiplier le nombre d’entretiens n’augmente pas vos chances de recruter la personne idéale pour le poste.

1. Qualification téléphonique : Il s’agit d’évaluer rapidement si aller plus loin dans le recrutement a du sens. C’est un exercice qui doit aussi être très structuré, et limité dans le temps. En 30 minutes vous devriez avoir largement le temps de savoir si vous souhaitez ou non rencontrer la personne en entretien. Cet appel est surtout là pour éviter d’organiser un entretien, et de vous rendre compte au bout de 5 minutes que ça n’ira pas plus loin. Pour vous améliorer à la pratique du phone screening, lisez cet article.
2. Entretien(s) : Comme dit précédemment, c’est moins le nombre d’entretiens qui compte que d’avoir des réponses à toutes les questions de son interview structurée afin de prendre sa décision. Je vous conseillerais de ne pas dépasser 2 voire 3 entretiens selon la taille de votre organisation et le nombre de personnes à rencontrer.

Il faut convaincre maintenant !

Une fois que votre décision est prise, il vous faut convaincre le candidat — qui passe très probablement d’autres entretiens ailleurs, et tant mieux ! — que vous êtes la meilleure startup à rejoindre.

N’ayez pas peur de la concurrence. Si le candidat vous parle de ses autres procédures de recrutement, le pire que vous pourriez faire serait de dévaloriser les autres. Vous perdrez la confiance du candidat. Retour à la case départ.

Je vais vous divulguer un secret ancestral que nous nous transmettons d’une génération à l’autre de recruteurs : il existe 3 leviers à activer pour convaincre :

1. Job : cela inclut le poste que vous proposez, ses perspectives, le cadre général de votre startup… C’est généralement le levier le plus puissant.
2. Money : L’argent est rarement ce qui motive en 1er quelqu’un de travailler pour vous. Cela ne veut pas dire qu’il faut payer au lance pierre. Vous voulez les meilleurs ? Alors faite que votre offre soit difficile à refuser.
3. Location : Le lieu a son importance. Et je ne parle pas forcément de votre ligne de métro, ou de la beauté de vos locaux. Si vous êtes situés à Grenoble, ne négligez pas les passionnés de skis habitants à Paris (histoire vraie).

Vous pouvez agir sur un, deux ou les trois leviers pour convaincre. Bien sûr que votre startup a ses faiblesses, mais elle a aussi probablement de nombreux atouts, sachez les exposer.

En bref :

• Ne vous fiez jamais à votre intuition pour recruter.
• La méthode des entretiens structurés vous permet de prendre de bonnes décisions, adoptez-là de toute urgence.
• 3 leviers pour convaincre : job, money, location.
• Outil : Pour gérer de manière collaborative votre pipeline de recrutement, et évaluer vos candidats rien de tel que Trello.

Étape #4 : Mesurer pour (s’)évaluer

Nous arrivons au bout du voyage. Tenez bon, le recrutement n’aura bientôt plus de secret pour vous. Je vais vous proposer 3 indicateurs simples à mettre en place et à surveiller pour vous améliorer dans votre pratique du recrutement.

Calculez le coût d’un recrutement

Après chaque recrutement je vous conseille de calculer le coût de celui-ci. Un calcul rapide et basique peut vous permettre de réaliser à quel point vous avez misé sur le mauvais cheval en payant pour cette annonce LinkedIn ou vérifier que payer ce cabinet de chasse est bien la méthode la plus rentable.

Prenez en compte chacune des étapes : le temps passé à la rédaction de la job description, les moyens employés pour engager les bons candidats, le temps passé à la revue des CV, le temps passé en entretien…

Aidez-vous de moyennes et d’approximations, on n’est pas aux pièces ! Armé(e) de votre feuille excel vous devriez vous en sortir en 15 min max.

Calculez des taux plutôt que d’empiler des valeurs

Vous avez reçu 2132 candidatures à votre annonce LinkedIn, reçu 39 personnes en entretien pour en recruter 2 ? Ce sont de gros chiffres avec un très faible taux de rendement ! Dans les méthodes citées plus haut, il y en a certainement une de plus rentable. Voici les statistiques de conversion candidat / recrutement :

Mesurez l’expérience candidat

Savoir ce qu’ont pensé les candidats de votre procédure de recrutement est primordial sur le long terme. Cela vous permet de savoir si vous avez laissé une bonne impression ou non. Une méthode assez simple est d’envoyer à tous les candidats reçus en entretien un questionnaire (via Typeform ou Google Form) court et anonyme. Vous pourrez alors suivre votre progression, et vous améliorer !

En bref :

• Calculer combien vous coûte un recrutement n’est pas compliqué et peut vous aider à choisir la bonne méthode.
• Le nombre de candidatures que vous recevez n’a aucune importance. Regardez plutôt le taux de transformation de candidat à embauché.
• Ne négligez pas l’expérience candidat, elle vous suivra longtemps
• Outils : Un bon excel pour faire vos stats. Et surtout un Typeform pour mesurer l’expérience candidat.

Pour aller plus loin

Le recrutement a piqué votre intérêt et vous voulez en savoir davantage ? Voici une liste de quelques bouquins, blogs, vidéos et ressources que j’affectionne :

• Who, The A Method of Hiring (Livre) Grand classique du recrutement
• Work Rules (Livre) Retour d’expérience du DRH de Google
• Re:Work (Site + Youtube) Guides, outils et interviews.
• Science in hiring at Google (Vidéo) 40 min pour approfondir la partie Interview + Decision making.
• 9 Phone Interview Tips (Article) Bons conseils pour votre 1er appel
• Guide pour communiquer sur la cooptation (Article + Outil) par Chloé.

Quand recruter son propre recruteur ?

Je vous renvoie à la première étape de ce guide pour savoir identifier à quel moment il vous faut recruter votre recruteur. Si vous vous posez la question, vous n’avez pas bien lu ! C’était un piège :D

De plus en plus de startups recrutent leur recruteur ou Talent Acquisition Manager (TAM pour les intimes). Ces profils ont connu ces dernières années une vrai professionalisation de leur métier et ils sont de plus en plus courtisés.

Comparez le coût global de vos recrutements à celui du coût d’un recruteur. Vous verrez qu’assez rapidement avoir quelqu’un en interne dont c’est le métier peut être un réel plus. Essayez d’anticiper également si votre volume de recrutement de cette année est une tendance qui va persévérer ou si vous allez atteindre votre taille critique et recruter dans une moindre mesure l’année prochaine.

Bravo ! Si vous êtes arrivé jusqu’ici c’est que le guide vous a peut être plu. J’espère sincèrement vous avoir aidé que le recrutement devienne maintenant un atout et non plus une contrainte dans votre développement.

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Et bien sûr, commentez-le avec vos remarques, retours d’expériences ou des questions. Discutons !

A bientôt,

Merci à Paul Mouchet, Guillaume Alexandre et Chloé Desault pour leur soutien, relectures et leurs précieux conseils !