目標管理5步驟,教你做好年度目標設定

最近帶著訂閱服務的朋友們一塊學習個人目標設定,在過程中我發現多數人在目標設定上有幾個主要的問題:

1.不知道該設定什麼樣的目標,日復一日的工作與生活下去
2.設定了難以衡量的目標,很難量化或無法用特定成果來展現
3.設定了無法達成的目標,可能是因為資源、時間、能力的關係

本文我就藉由目標設定5步驟,一步步帶各位來完成年度目標設定吧。

步驟一:探索目標,找到自己的方向

目標管理的第一個步驟就是找到自己的方向,過去這些年在跟很多人討論問題時,我發現許多人其實是沒有目標的在生活,我曾試著問他們一些問題,例如「你這個當下追求什麼?」、「你有沒有什麼想要改善的地方?」、「你有沒有想要成為誰?」,在我拋出一個又一個問題後,對方的思緒會比較集中,此時也更容易講出一些自己想做的事情。

如果你也是一個不知道自己目標的人,我建議你可以好好的思考下面這些問題,最上層的是這兩個問題:

1.你有什麼樣的志向?這件事為何對你來說是重要的?
2.你想成為誰?你從這個人身上看到些什麼?這些為何對你來說是重要的?

這兩個問題並不難,只要花點時間應該就能有答案,請你準備好一張紙跟筆,將你的答案寫下來。

緊接著,我們來進行第二道題,請大家參考下面這個表格,左邊的選項,基本上是我們在人生中常見的問題與目標來源,包含了人際、生活紀律、生理、心理、財務、能力、工作成就、興趣等八個分類。

人際:
同事、同學、朋友、父母、伴侶、小孩,甚至各種廣泛的人際關係,請在該列的右側填入想追求的或要改善的人際問題,例如在想追求的欄位中填入找到女朋友,或者在要改善的欄位中填入改善與同事間的溝通

生活紀律
包含今日事今日畢、固定學習、早睡早起、上網習慣等生活上的方方面面,可能會在右側欄位中填入養成早睡早起的習慣,或改善頻繁划手機看FB的習慣

生理
指的是與你身體有關的大小事,例如健康問題、體重過輕或過重、睡眠不足等,改善脂肪肝、降低體脂率、每天睡滿8小時等,就是你可以設定的方向

心理
與內心、思考有關的大小事,例如學習焦慮、對某些事患得患失、不喜歡但卻不懂得拒絕、不安全感等,降低學習焦慮感、學會優雅的拒絕或許就是你可以設定的方向

財務
與收入、薪水、積蓄、理財、投資等相關的事,你都可以放在這,例如全年收入要增加20%、加薪15%、學習理財、買房、減少每月支出20%等

能力
個人能力的改善與提升,例如學習商業思維、學習簡報技巧、改善溝通表達能力、改善時間管理不當問題等

工作成就
針對工作內容、職務、環境上,升遷、輪崗、換工作、換職務、改善工作績效、免於失業、找工作等都可以陳列在這

興趣
你感興趣或想要刻意培養,而且不見得與工作有直接關係的,如素描、旅行、閱讀等

我相信經過這樣的反思後,你一定會找出一些可能的方向,而且有可能會發現原來自己有那麼多事情可以做,此時你也要學會取捨,問問自己,有哪些事情是非得在接下來三個月內開始的?又有哪些是一年內不執行也不會有問題的?

留意,這不意味著長期目標不重要,而是我們必須先用短期的目標來訓練自己目標管理的能力,當我們能做好短期目標,看長期才會更有意義

步驟二:設定目標,決定努力方向

經過步驟一之後,我想大家應該都整理了一些目標,緊接著就要來設定目標,如果前一步驟你做得還算順利,那設定目標一般來說挺簡單的,就是將上方的挑選出來的目標項目填寫上去,我做了一個表格,可以協助各位更有效的完善你的年度計劃,表格內容如下圖,如果有需要,可以到我的粉絲團的這篇文章留言「我想要年度計畫表」,我再私訊提供給你。

留言位置:https://bit.ly/2PhjS4b

在目標設定時,有個很重要的關鍵,就是需要盡可能符合SMART原則,讓目標具體(Specific)、可衡量(Measurable)、可達成(Attainable)、高度相關(Relevant)、具時效性的(Time-bound):

步驟三:設定關鍵結果,決定努力方向

當你設定好一個目標後,緊接著必須為這個目標設定1-3個關鍵結果,所謂的關鍵結果(Key results)指的是用來衡量目標是否達成的可量化或可衡量指標,其實就是拆解出幾個符合SMART原則中的Measurable的指標出來。

很多目標相對好量化,例如薪資增加15%、收入增加30%、TOEIC考到800分以上、受邀演講超過3次、有人願意付費邀請授課超過5次、每個月看10本書等。但有些目標的量化則相對困難,舉例來說,實作中有人提到他的目標是「掌握商業思維能力」。

我問他:「如何確認你已經掌握了商業思維能力?」

他一開始回答:「上完老師的課。」

我說:「所以你的目標只是上完課,而不是掌握能力,如果要說掌握能力,你必須要能有output,舉例來說,PMP會有一張證照,有些課會有結業證明,但這些其實都不代表你已經掌握該技能,頂多只是上過課而已。」

他問我:「那怎麼樣才算掌握了呢?」

我說:「首先,先告訴我你想學商業思維的原因是什麼?它能解決你什麼問題?或者為你帶來什麼好處?」

他說:「提升我向上管理能力,改善橫向溝通能力,也提高了自己思考問題的高度。」

我說:「OK,漸漸的具體了,那我們如何觀察或衡量你的向上管理與橫向溝通能力改善了呢?」

他說:「現在接近年底,公司開始在討論明年的計畫,其中有一些接觸市場的專案我很感興趣,我想跟老闆提出讓我參與該專案的請求,如果可以,還希望能擔任該專案的PM。」

我說:「嗯,那你覺得商業思維在這個提案中可以派上用場。」

他說:「絕對可以,我能先做專案的分析,並把為什麼是我講清楚。」

我說:「好,這件事與是否掌握商業思維有了較高的正相關,可以列為你的關鍵結果。」

如果你在設定關鍵結果時遭遇到以上的問題,建議你先思考當初設定這個目標背後的原因或問題,一般來說當這個目標達成時,應該會有助於解決背後的問題,因此我們可以將關鍵結果鎖定在解決背後問題上。

步驟四:盤點資源

如果是進行企業的戰略規劃,盤點資源的動作一般會在整個過程中進行,而在個人目標管理時,我將它放在確認關鍵結果後,主因是我不希望大家在一開始就將問題想得太過複雜,導致目標一直確認不下來,不過在採取行動前,我認為資源的盤點還是相當重要的。

談論資源時,對個人而言,其實最主要的就是所屬的平台,關於平台的觀念可以參考這篇:善用平台,強化個人發展

有些事,你靠自己赤裸裸地去做,通常事倍功半,但若能借用平台的力量來進行,通常就省力的多。

除了平台外,其他諸如資金、人脈關係、專業知識、時間等,其實都是你能善用的資源,而我建議你在盤點時,盡可能的將資源分成可掌握資源有機會的資源,可掌握資源意味著你自己可以決定用或不用,而有機會的資源則意味著你必須要做些努力才能換來,先全部將它們列出來。

此外,我建議大家在思考資源時,千萬不要將自己的目標成果過度相依於他人,如果你識別完後,所有的資源都屬於有機會的資源,而這些機會你成功取得的把握度非常低,這就意味著你將目標是否達成這件事,過度相依於外部,這並不是一個好的做法,能掌握主動性,達標機會才會提升。

步驟五:採取行動,設定行動計畫

當你設定好關鍵結果,也盤點完資源了,往下就是怎麼動手的問題,因此目標設定的最後一哩路就是採取行動,這個步驟其實最單純,但一樣有一些值得留意的地方。

首先,行動必須要與關鍵結果相關,簡單的說,執行了幾個行動計畫後,關鍵結果應該就要達成,如果事情都做了,但結果還是不如預期,這意味著要不做法有問題,要不就是執行不到位。

接著,以短週期行動替代長週期行動,這也是敏捷的概念,有時你將目標設定的太大,需要太長的週期才能看到成果,這不僅考驗自己的耐性,同時也忽略了執行過程中的變數,所以我建議,不要設定一年的目標與計畫,而是將一年的目標拆解成一季,可以的話再拆到一個月,然後關鍵結果與行動計畫也是逐月設定。

隨著時間,你的進度有可能超前或落後,你可掌握的資源也會變化,因此更短週期的行動計劃可以讓你更快的獲得反饋,並因應現況進行計畫調整。

所以寫完一張全年的目標設定後,再寫一張最近一季的,接著寫下下個月的,多多練習,你就會愈來愈順手了。

最後,所有的行動計劃都要有output,如果你做一件事,做完後卻不知道做的怎樣,那其實非常可惜,因此,我建議各位一定要為每個行動計畫預想好它將產出什麼樣的結果。一個關鍵結果下可能會有多個行動計畫,而這些行動計劃產出的總和,應該就要等於關鍵結果。

這篇透過五個步驟帶大家一起進行個人目標管理,希望對大家有幫助,若有任何問題,歡迎提出交流討論。

看完文章如果想要做做看,可以到我的粉絲團的這篇文章留言「我想要年度計畫表」,我再私訊提供給你。

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