3 liste di cose da fare per organizzarti meglio
Perché l’organizzazione è una cosa semplice
Compilare liste di cose da fare nella tua giornata pare noioso, è vero. Ma le liste di cose da fare ti aiutano in una cosa importante: usare il tuo tempo al meglio.
L’abilità di lavorare più in fretta e di essere più produttivi in meno tempo non è schiavitù, è libertà. Avrai comunque la stessa pila di cose da fare ogni giorno, che tu ti sia organizzato oppure no. Ma se riesci a essere più efficiente puoi portare a termine le incombenze più in fretta e avere ancora del tempo per te stesso, per i tuoi figli o per lavorare di più.
Se fai attenzione alla tua giornata tipo, e sei come la maggior parte delle persone, ti renderai presto conto dell’enorme quantità di tempo che sprechi inavvertitamente tra procrastinazione e cattiva organizzazione.
“Litigo sempre con il tempo; è troppo breve per fare qualcosa ed è troppo lungo per non fare niente.” Regina Charlotte, erede al trono britannico, morta di parto a 21 anni nel 1817
Dunque? Fare liste
Le persone più produttive hanno e seguono un’organizzazione. Per quanto questo possa sembrare ovvio e banale, circa il 50% delle persone non organizza le sue attività quotidiane.
Non è sufficiente infatti sapere a quali progetti lavorare e avere un’intenzione generica su cosa fare. È importante suddividere la giornata in segmenti.
Avere una lista di cose da fare che suddivide la giornata in segmenti di un’ora funziona molto bene, ma puoi provare anche con quarti di giornata o mezze giornate.
Scrivi su un foglio i progetti su cui lavorerai in ciascuno di questi segmenti e fai questo all’inizio della tua giornata oppure come ultima cosa la giornata precedente. Appendi il tuo programma sul muro o su una bacheca in modo da averlo sempre in vista.
Man mano che passi attraverso la tua giornata consulta la tua lista e tieni il passo. Naturalmente, se le priorità cambiano, cambierai anche il programma, ma fallo sempre per iscritto.
Precisione e dettagli
La ragione per cui nelle liste di cose da fare è importante utilizzare incrementi orari è che ti danno una scadenza precisa per completare il lavoro.
Il lavoro da fare si espande in modo da riempire il tempo che hai a disposizione per completarlo. Se hai tutto il giorno per fare una cosa, impiegherai tutto il giorno per farla. Se hai solo un’ora, riuscirai a portarlo a termine molto più velocemente ed efficacemente.
Puoi rifare il programma a piacere, a patto di non mancare le scadenze che ti sei posto. Puoi cambiare le cose seguendo l’ispirazione del momento. Il punto è essere organizzati, tenere sott’occhio le scadenze e dare a te stesso il tempo sufficiente per finire ogni compito.
Se ti senti in vena di fare qualcosa di diverso rispetto a quello che avevi programmato, cambia il programma. Sarai più produttivo se ti darai la libertà, quando e se possibile, di fare ciò di cui hai voglia.
Quali liste fare?
Quando ti trovi in una situazione complessa in cui hai molte cose da fare e vari impegni che si sovrappongono, cercare di tenere tutto a mente è uno spreco di energie e fare una lista delle cose da fare non solo è un aiuto, ma è determinante per il successo. La ragione principale per cui le liste funzionano è proprio la loro semplicità.
Alcune persone, e magari tu sei fra queste, non vogliono fare liste perché hanno l’impressione che siano limitanti. In realtà, sono liberatorie. È proprio la struttura che creano a rendere le cose più semplici, più prevedibili, più facili da tenere sotto controllo.
Non solo perderai meno tempo, ma tante più informazioni scarichi su un foglio di carta, o su Google Calendar, tanto meno cose dovrai tenere a mente. Questo diminuisce l’ansia e ti permette di avere più energia per le cose davvero importanti.
Puoi tenere svariate tipologie di liste di cose da fare, ma le più importanti sono tre.
Le 3 liste di cose da fare
1) Lista giornaliera
Scrivi ogni giorno, o la sera prima, una lista di cose da fare all’interno di quella giornata. Organizza la lista a intervalli orari e rivisitala quando necessario. Fai attenzione a non inserire nella lista più cose di quando non sia realistico poter fare. Ricorda, la lista non è un tiranno, ma una guida.
2) Liste dei progetti
Separata dalla lista giornaliera, tieni una lista specifica per ogni progetto attualmente in corso. Rivedi queste liste dei progetti più volte a settimana e fai in modo che le liste giornaliere coprano passo dopo passo tutti gli elementi presenti nelle liste dei progetti.
3) Lista a lungo termine
Questa è una lista di progetti a cui sei interessato, ma per i quali non hai ancora delle scadenze stabilite. Dedica qualche ora la settimana a uno dei progetti di questa lista. Pur non essendo urgenti, potrebbero essere importanti per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.
Il segreto delle liste di cose da fare sta nella loro semplicità
Questo semplice sistema funziona. Non farti ingannare dalla sua semplicità.
In effetti, sistemi organizzativi eccessivamente complessi spesso sono controproducenti. Nel momento in cui incominci a introdurre complessità, sia nel tuo sistema organizzativo che nell’insieme delle tue responsabilità, diventerà via via più difficile operare.
Tieni presente che una lista di cose da fare funziona meglio quando contiene il 100% delle cose che devi ricordare. Ad esempio, se hai delle persone da chiamare al telefono ma la tua lista dice soltanto “fare le telefonate”, dovrai comunque ricordare chi chiamare, scegliere chi chiamare per primo e fare attenzione a non dimenticare nessuno. La lista funzionerà al meglio se conterrà l’elenco preciso delle persone da chiamare. Più una lista scarica la mente dallo stress di dover ricordare qualcosa, tanto più sarà d’aiuto.
La lista di cose da fare di fatto rappresenta una serie di decisioni che prendi nel momento in cui compili la lista e di cui non ti dovrai più preoccupare in seguito. Hai già deciso, adesso devi solo eseguire il tuo piano.
Determina le priorità
Sappiamo tutti che non possiamo sempre fare ciò che vorremmo quando vorremo. Dobbiamo rispettare delle scadenze e rimandare compiti piacevoli a favore di attività di cui faremmo volentieri a meno.
Qui entra in gioco la disciplina, un concetto che in tanti non amiamo, ma che spesso è il vero segreto del successo e di una vita serena.
Tutti gli studi fatti al riguardo indicano che, insieme all’intelligenza, la capacità di una persona di sacrificare i piccoli piaceri immediati a favore di più significativi risultati nel futuro è ciò che porta maggiori probabilità di ottenere soddisfazione e successo nella vita.
Questa capacità si nota già fra i bambini. Ad esempio, si può mettere su un piatto davanti a un bambino un cubetto di cioccolato dicendogli che può mangiarlo liberamente se vuole, ma che se aspetta un’ora senza toccarlo potrà averne tre di cubetti. Alcuni bambini divorano il cubetto subito, altri aspettano e ne ottengono tre. Questa capacità di rimandare soddisfazioni nel futuro ha ricadute pesanti nella vita adulta.
Il valore di fare liste e di premiarsi
Non c’è altro trucco se non “fai ciò che deve essere fatto”.
La disciplina non è semplice volontà. È abitudine e organizzazione. Una volta che hai deciso e hai messo per iscritto una lista di cose da fare, hai minore tentazione di cambiare idea. Una lista è come una serie di briciole di pane che tu stesso posizioni lungo il tuo cammino.
Sfrutta le cose che ti piace fare e che vuoi fare come premi ogni volta che concludi un compito che non ti piace. Trarrai ancora più soddisfazione dal fare ciò che ami sapendo di meritarlo invece che dal sentirti incolpa o in ansia perché dentro di te sai che hai sprecato del tempo e non hai fatto ciò che avresti dovuto.
Prova diversi sistemi organizzativi e, se noti che nulla funziona, allora è possibile che la radice del problema sia emotivo e psicologico. Il problema allora è di natura diversa, ma può essere ugualmente superato.
Parlo del lato più psicologico delle abitudini, e in particolare delle cattive abitudini, in questo articolo:
Come eliminare le cattive abitudini che ti rovinano la vita
Mentre puoi leggere di alcune ragioni psicologiche per cui potresti non riuscire a organizzarti in quest’altro:
Come realizzarti nella vita in 3 consigli che non vuoi sentirti dire
Vuoi saperne di più?
Leggi LISTFUL THINKING — ORGANIZZAZIONE GIORNALIERA E LISTE PER ESSERE PRODUTTIVI
Organizzare la giornata significa risparmiare tempo, migliorare la produttività, risparmiare denaro e ridurre lo stress. Cosa hanno in comune Madonna, Martha Stewart, Ben Franklin, e Leonardo da Vinci? Sono tutte persone che amavano o amano fare liste. Queste persone di successo, insieme a molti attuali dirigenti e imprenditori di successo, usano fare liste per tenere traccia delle loro idee, pensieri e attività.
Questo è un MiniBook di InBreve, un servizio che gestisco che offre riassunti di libri su motivazione, business e successo. Per informarti e restare al passo anche se sei sempre di fretta.
