10 pasos para crear organizaciones exponenciales
Un resumen de lo que aprendimos desde ICON y miut en el 2018
¿Qué es una organización exponencial? Salim Ismail lo define en su libro “Organizaciones exponenciales” como, “aquella cuyo impacto (o producción) es desproporcionadamente grande, al menos 10 veces mayor en comparación con sus pares debido al uso de nuevas técnicas que aprovechan las tecnologías de aceleración”.
Uno de los ejemplos más conocidos es el de Airbnb, que llegó para cambiar toda la industria hotelera que conocíamos en el mundo. Basándose en la lógica de las economías colaborativas,ofrecen miles de alojamientos en más de 34.000 ciudades sin ser los dueños de una sola habitación.
En el 2018, junto con todas las empresas de la red ICON, nos reunimos para conversar sobre cómo hacer que nuestras organizaciones sean cada vez más exponenciales. Después de 10 encuentros, esto es lo que aprendimos:
1. Reflexioná sobre tu propósito
El propósito de una empresa refleja su razón de existir, el por qué del trabajo que ofrecen al mundo buscando alcanzar un objetivo más allá del beneficio económico exclusivamente. El propósito perdura en el tiempo y sirve para conectarse con los colaboradores, quienes son los que se esfuerzan para cumplirlo.
Durante la primera reunión, las distintas empresas de la red analizaron sus propósitos en base a algunas preguntas genéricas que nos permiten reflexionar sobre el why de nuestras organizaciones:
Algunas de las preguntas fueron: ¿Es fuerte, audaz y desafiante? ¿Refleja un propósito importante y significativo? ¿Cambiará el mundo para mejor? ¿Es único? ¿Define por qué existe nuestra organización?
“ Enriquecer el modelo económico tradicional con patrimonio intangible, innovación e ideas. Impulsando personas, ideas y proyectos icónicos” — Propósito de ICON.
2. Medí la gestión de tu empresa
Como las organizaciones exponenciales tienen que estar al tanto de un volumen gigantesco de datos para poder tomar mejores decisiones estratégicas, los Dashboards o tableros les permiten tener un mejor manejo de la información de una empresa, de una manera constante.
Rodrigo Weiberlen, CEO de ICON, nos invita a medir la gestión de nuestras organizaciones a través de un Dashboard, que lo define como: “Un cuadro de mando que te permite hacer medible y tangible los datos de tu empresa”.
La finalidad de esta herramienta es saber cómo le está yendo económicamente a tu organización, y cuáles son las decisiones estratégicas que tenés que tomar en base a esa información. Además, estos datos también te sirven para ser más eficientes e innovadores.
“El punto esencial de la innovación es el resultado económico. No se puede innovar si tu empresa está en un periodo de supervivencia”, comentó Rodrigo a todos los presentes en esta segunda reunión.
3. Colaboradores externos
Para las organizaciones exponenciales, mantener un equipo grande de empleados resulta hasta innecesario, porque basan su trabajo adquiriendo recursos humanos en base a la demanda de la empresa.
Esto permite a la organización abaratar costos y lograr mayores resultados. Ismael Salim nos cuenta en su libro que atraer y manejar recursos de manera externa es cada vez más fácil y barato, con la ayuda de internet.
Como en ICON trabajamos desde una red, nos planteamos la posibilidad de que los colaboradores puedan involucrarse en proyectos de otras empresas del grupo , sin la necesidad de estar bajo una estructura fija todo el tiempo.
4. Utilizar herramientas digitales
En este tercer encuentro, Hermes González nos habló sobre las distintas herramientas que pueden ser muy útiles dentro de una organización si se les da el uso adecuado y que pueden facilitar el proceso de trabajo.
“Existen un montón de plataformas que no sabemos que existen. No se trata de buscar una fórmula o receta exacta , sino de experimentar con cada una”, explicó Hermes.
Después de esta reunión, hicimos una lista de las 10 herramientas que nos proponemos utilizar en el día a día dentro de la red.
- Trello: Una herramienta que te permite organizar tus proyectos y gestionar un equipo de trabajo. Con Trello podés tener un pantallazo general de las acciones que están pendientes y cuáles ya se hicieron.
- Asana: Una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo. Asana permite avanzar con el trabajo de principio a fin. Es una herramienta fácil de aprender y funciona para gestionar todo tu negocio. Cuenta con su versión gratuita y premium.
- Workep: Una plataforma que ayuda a optimizar la gestión de proyectos a través de Google Apps como Drive, Hangouts, Calendar y demás.
- Salesforce: Plataforma de gestión de relaciones con los clientes de tu empresa. Es una aplicacion de CRM basada en la nube utilizada para ventas, servicio, marketing y otras áreas.
- Zoom: Es una de las plataformas más destacadas de video conferencias y servicios de conferencias web que te permite mejorar la experiencia con tus colaboradores, aliados y clientes actuales y potenciales cuando se requiera llevar a cabo sesiones virtuales.
- Adobe Sign: Herramienta que te permite colocar firmas digitales a documentos de manera segura y sencilla.
- Pexels: Sitio que nos ofrece un extenso archivo de fotografía gratuito en alta resolución para que las usemos en nuestros proyectos personales, presentaciones, sitios web e incluso con fines comerciales.
- Freepiks: Biblioteca con más de 3 millones de vectores gratis, PSD, fotos e iconos gratis. Todos los recursos gratuitos exclusivos que necesitas para tus proyectos.
- Google Ads: Un servicio y un programa de la empresa Google que se utiliza para ofrecer publicidad patrocinada a potenciales clientes.
- Quicktime: es un framework multimedia estándar desarrollado por Apple que consiste en un conjunto de bibliotecas y un reproductor multimedia que te permite grabar sonido y videos.
5. Crear comunidad
¿Cómo te relacionás con tus consumidores? ¿Con tus colaboradores o tus aliados? En esta quinta reunión, hablamos de la importancia de crear comunidad con todas las personas que interactúan con nuestras organizaciones.
En este encuentro, joha boettner, del equipo de KOGA en ese entonces, nos habló sobre cómo KOGA empezó a crear comunidad desde el 2012 gracias a Gramo, una plataforma de conversaciones que reúne a miles de personas todos los años para escuchar charlas inspiradoras, y que luego se fue expandiendo con la creación de otros proyectos a lo largo de los años.
Una comunidad más que nada empieza con el equipo, que es el centro de la organización y el motor para crearla, después se extiende a los early adopters, luego vienen los que formaron parte alguna vez de tu empresa pero siguen en el entorno. También están los vendedores, los proveedores y después todo el mundo.
Algunas organizaciones exponenciales que crearon una comunidad son
Google, Spacex, Waze, Uber, Airbnb o Tesla, en el que los usuarios forman parte del desarrollo y funcionamiento de la organización.
6. Crear interfaces para automatización
El tiempo que le dedicamos a atender un cliente, a ciertos procesos de trabajo que quizás sean repetitivos pueden ser simplificados a través de interfaces que nos ayuden a automatizar el trabajo dentro de una organización.
Eduardo Williams define a las interfaces como “procesos o flujos de trabajo que muchas veces empiezan a mano pero en la medida que la organización escala es prescindible habilitar estos procesos por medio de la tecnología y plataformas hasta el punto que sean 100% autónomos, eliminar la fricción y permitir así su escalamiento”.
Un ejemplo sencillo de una interfaz es el proceso para convertirte en anfitrión de Airbnb, en el que el interesado solo debe acceder a una plataforma en su sitio web y seguir todos los pasos ahí explicados. Además, en un mismo lugar te responden la mayor cantidad de preguntas frecuentes que un anfitrión podría tener, reduciendo lo máximo posible la necesidad de un contacto humano para realizar la inscripción.
Una persona podría demorarse 30 minutos o una hora en explicarle a alguien cómo ser anfitrión de Airbnb, pero ellos ahorran ese tiempo automatizando todo el proceso.
7. Autogestión de los miembros de la organización
Un aspecto fundamental para construir organizaciones exponenciales es el de lograr la auto-gestión de todos sus miembros, logrando que cada uno pueda asumir una actitud emprendedora para tomar sus propias decisiones, administrar su tiempo de la mejor manera y elegir sus propios caminos dentro de la empresa.
Las organizaciones exponenciales esperan que sus trabajadores cuenten con iniciativa, que sean valientes y no tengan miedo a proponer ideas y equivocarse.
En esta séptima reunión, con Santiago Campos Cervera conversamos sobre los elementos fundamentales para lograr la autogestión. Una de ellas es la autonomía, la capacidad de un trabajador de tomar sus propias decisiones y funcionar de manera independiente dentro de una organización, sin esperar ninguna orden superior para realizar cada tarea.
Otras cualidades necesarias son la responsabilidad, el compromiso y la creatividad para lograr un buen rendimiento dentro de la empresa.
8. Apalancamiento de activos
Todas las empresas tienen ciertos activos intangibles que forman parte del core del negocio, pero que requieren mucha inversión para llevarlo adelante. Si se usan a través de economías colaborativas, se financia el costo. Los ejemplos clásicos de compañías exponenciales son Uber sin autos y Airbnb sin hoteles, en el que el core de cada uno sería la movilidad y el hospedaje, respectivamente.
En esta octava reunión, los representantes de cada empresa reflexionaron sobre algunas prácticas para abaratar costos. Algunos recomendaron empezar a optar por las reuniones virtuales, antes que las presenciales, para ahorrar costos de traslado y otros gastos de cada encuentro como alquileres o comida.
Además, también propusieron compartir gastos que incurren muchas o todas las empresas de la red, desde un banco de fotos disponible para todos hasta cargas de presilladoras.
9. Trabajar en el compromiso de los colaboradores
Para lograr un buen rendimiento de los miembros de una organización, es vital trabajar en el nivel de compromiso que estos sienten con el propósito de la empresa y en los beneficios que obtienen por su esfuerzo.
Los atractivos que más valoran los colaboradores a la hora de seleccionar un trabajo es el aporte de realización que ese nuevo empleo le puede proporcionar a la persona, un buen ambiente laboral, el reconocimiento, la flexibilidad con los horarios y un buen salario para tener una mejor calidad de vida.
Entonces, en esta penúltima reunión, pudimos identificar algunas prácticas saludables para fortalecer el compromiso de los colaboradores. Primero mencionaron que es importante siempre contar con nuevos desafíos, para mantener motivado al equipo e incluirlos en la toma de decisiones, para demostrar que sus opiniones son tenidas en cuenta.
Muchas empresas de la red ya implementan algunos beneficios para sus colaboradores, como la posibilidad de tener días libres por cumpleaños o fechas especiales, además de la flexibilidad de horario.
10. Experimentar, equivocarse, volver a empezar
En el último encuentro, los representantes de cada empresa tuvieron la oportunidad de prototipar algunos de sus proyectos personales o de sus empresas con la ayuda de Beta, una metodología de trabajo colaborativo creado por miut para desarrollar un modelo básico de la solución en un tiempo acotado, acortando caminos y minimizando riesgos.
Con esta metodología, los presentes tuvieron que pensar en varios aspectos de sus negocios, como el público, el mercado, el modelo de negocios, la propuesta de valor, la estructura, entre otros, que luego te sirve como una hoja de ruta para empezar a poner en marcha tu proyecto.
Desde miut, venimos acompañando este tipo de procesos a distintos proyectos, emprendedores y empresas, buscando acelerar procesos de cambios y adaptación de organizaciones tradicionales en organizaciones más flexibles, líquidas y adaptadas a los desafíos de la actualidad.
Artículo redactado por Gonzalo Recalde
Agradecimientos a Marisol Jara Hüttemann y Luis Rojas Cabrera.
