Saiba como ser bem sucedido na implantação de um Software ou processo

Na Era Digital, a demanda por digitalização e automação dentro da imobiliária cresce muito, e saber como implementar um novo software ou processo pode te economizar tempo e dinheiro.

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Bloco Inovação

6 min readApr 14, 2020

Muitas imobiliárias têm buscado implementar novos sistemas e processos para se manterem competitivas em seus mercados. Toda semana surge uma ferramenta nova para gerar leads, comunicar-se com seu público-alvo e aumentar as taxas de conversão.

Há cerca de 5 anos o inbound marketing começou a ganhar fôlego no Brasil como uma inovação muito tímida. Hoje é realidade para quase a totalidade das imobiliárias. Ou se faz ou se quer fazer inbound marketing pois os cases se acumulam nos mais variados tipos: vendas, locações ou lançamentos.

Da mesma forma a Pré-Venda tem se consolidado principalmente devido à previsibilidade na geração de novas oportunidades. A Loft mostrou, com seu crescimento exponencial, a força do outbound marketing para tração de vendas complexas quando executada com processo e inteligência.

Quantas inovações estão surgindo com potencial para revolucionar o seu negócio? Certamente muitas e você precisa acompanhar este movimento para não ficar para trás, não é mesmo?

Mas muitas vezes na hora de colocar para rodar um novo processo na operação, por mais promissor que possa ser o produto do projeto, a implementação pode esbarrar nas mais diversas resistências organizacionais, dificultando o colheita dos frutos do investimento.

As 3 fases de uma implementação

E neste ponto chegamos ao objetivo deste texto que é falar um pouco sobre as fases de uma implementação, seja de um processo (um nova forma de fazer algo com maior eficiência) ou de um novo software, e como mitigar os riscos de cada fase.

Toda mudança nos tira da nossa zona de conforto. Já estávamos acostumados a fazer daquela maneira, não é mesmo? Isso é cultural, instríseco so ser humano, ele sempre busca o que é mais confortável e fácil.

No entanto muitas vezes mudar é preciso. E conhecendo as etapas de uma implantação você poderá antever alguns perigos e não cair em algumas armadilhas que poderão sabotar seu projeto pôr em risco todo o seu investimento.

As fases de uma implantação são:

Sistema Novo
Aprendizado
Eficácia

Agora que você já sabe quais são vamos analisá-las detalhadamente. Mas antes observe neste gráfico com atenção a relação entre o esforço e o resultado. O encontro (ou desencontro) destes 2 elementos podem desdobram-se em fatores de risco. Veja:

Sistema novo

Esta é a primeira fase da implantação. É o início da implantação e todos os envolvidos estão empolgados com o novo processo. A curiosidade de todos é grande para entender melhor como funcionam todos detalhes.

Repare no gráfico que tanto o esforço como o resultado são baixos.

Esta etapa chama-se Sistema Novo, mas também é conhecido como "brinquedo novo". Pois é como se a equipe “brincasse” com o software para descobrir algo novo. É um momento de grande curiosidade porém pouca efetividade. As pessoas não sabem exatamente como funcionará a operação e estão ansiosas para ver tudo acontecendo.

No mercado imobiliário onde os corretores de imóveis e a equipe de atendimento costuma ser mais analógica pode ter certa resistência na contratação de novos softwares ou implementação de novos processos. Por isso atenção na comunicação e no apoio das lideranças.

Cada um tem uma forma peculiar para encarar esta fase. As pessoas mais técnicas gostam de dissecar todos os detalhes rapidamente. Então costumam não demorar muito para passar para a próxima etapa.

Esta fase não deve durar muito tempo. Cerca de 1 semana é o mais comum na maioria dos casos. Por isso também não existem tantos riscos envolvidos neste primeiro momento se a sua empresa tiver uma cultura alinhada com tecnologia.

Por outro lado uma recomendação geral é analisar o perfil dos envolvidos no projeto visando auxiliar na utilização da ferramenta, resolução de dificuldades técnicas para que na próxima fase a equipe tenha mais facilidade para atingir o resultado esperado o mais rápido possível.

Aprendizado

Na segunda etapa da implantação os resultados precisam começar a surgir. No entanto a equipe ainda não domina o novo processo totalmente. Todos se esforçam muito colocar em prática os conceitos e orientações adquiridas até o momento. No entanto justamente devido a essa baixa familiaridade com o novo processo a equipe ainda não performa muito bem.

Esta é a fase mais dura da implantação. Algumas pessoas têm dificuldade de enxergar os benefícios do processo no longo prazo e podem ficar desmotivadas.

As emoções são contagiosas e não se pode deixar que a equipe perca o brilho nos olhos. Neste momento o papel do líder é fundamental para assegurar que a sua equipe mantenha a visão dos benefícios que serão gerados. É o momento de aproximar-se da equipe. Ser o ombro amigo, esclarecer dúvidas, orientar quais são as melhores formas de atingir mais resultado e dar feedbacks é uma constância.

Evidente que transparência é fundamental. Caso alguém não esteja performando bem não se deve deixar passar. Se isso acontecer, essa pessoa não passará para a próxima etapa que é a Eficácia. E pode ainda acabar prejudicando o avanço do restante do time.

Todas as pessoas em posições de liderança em sua imobiliária devem aprimorar a arte do feedback. Existem diversas técnicas disponíveis para consulta na internet. Eu gosto muito das técnicas Sanduíche e SARC. Para quem tiver mais interesse neste tema vale uma pesquisa mais aprofundada pois é um tema bastante amplo.

Para as implantações de processos na área comercial é nesta fase que iniciam as análises de conversões por pré-vendedor, vendedor, mercado (talvez um possível pivotamento de mercado) e a consolidação das métricas.

Um erro muito comum que ocorre nesta fase é deixar de definir metas. Por se tratar de um processo novo alguns gestores ficam com receio de desmotivar a equipe.

No entanto a realidade é exatamente o contrário. Se você não definir uma meta alcançável desde o primeiro dia você estará privando sua equipe daquele sabor de conquista ao atingir a meta. Esse sabor de missão cumprida é o que vai gerar a motivação e energia necessário para dominar o processo e partir para a próxima etapa.

Eficácia

Na terceira fase da implantação a equipe já domina o processo. Os esforços são consideravelmente menores pois agora basta fazer mais do mesmo. As métricas já são conhecidas.

O processo torna-se replicável e já não há uma necessidade tão intensa de acompanhamento pois o time ganha confiança e os resultados aparecem com mais facilidade. A equipe já sabe o que, porque, quando, como e onde fazer.

É evidente que a liderança continua sendo fundamental mas o desafios são outros. O monitoramento será na qualidade, motivação e análise dos dados em busca de oportunidades.

Considerações finais

Não existe que tempo fixo que delimite o fim de cada uma das etapas e o início da próxima. Isso vai depender de uma série de fatores tais como a maturidade da equipe envolvida, a habilidade de liderança dos gestores e da complexidade do projeto.

Para posicionar-se mais adequadamente os gestores devem perceber as mudanças no comportamento da sua equipe. Desta forma é possível entender em qual das 3 etapas se está, juntamente com seus desafios e os próximos passos.

Muitas iniciativas acabam não vencendo a barreira da fase do aprendizado. Se você está com dificuldade de colher resultados considere falar com um especialista e descobrir como superar seus desafios.