Como organizar sua semana de trabalho

Se organizar no ambiente de trabalho é essencial para manter suas entregas em dia e melhorar a produtividade. Dedicar-se a essa atividade pode ter efeitos extremamente positivos no dia a dia e a longo prazo, podendo facilitar o trabalho com os colegas de equipe, melhorar o humor, a saúde mental, entre outros benefícios.

Para pessoas que precisam organizar seu próprio trabalho, pessoas muito ansiosas pela quantidade de demandas ou que precisam lidar com vários contextos e tarefas, é crucial ter um momento para planejar a semana de trabalho. E isso pode ser feito em pouco tempo no fim das sextas ou início das segundas.

Nesse artigo vamos falar sobre algumas práticas de organizar sua semana de trabalho de maneira eficiente para que você possa alcançar seus objetivos de forma produtiva. Além disso, como estratégia de gestão de andamento de tarefas, apresentarei uma maneira de utilizar a metodologia Kanban.

Revise sua agenda

Primeiramente, nesse momento dedicado à organização pessoal no trabalho, é importante revisar a agenda e as tarefas da semana. Observe seus compromissos neste período.

Sempre vão ter reuniões que você não precisa participar, por exemplo. Caso isso aconteça, é bom excluir a reunião da sua agenda, dessa forma seu cronograma para a semana ganhará um respiro e a ansiedade vai diminuir.

Priorize suas tarefas

Além de revisar a agenda, esse tempo para a organização também serve para revisar as tarefas que você precisa executar. Priorizar é essencial. Às vezes nem tudo o que você planejou é possível de fazer. As tarefas menos prioritárias podem ser reservadas para a próxima semana.

Aqui cabe também delegar tarefas que precisam ser feitas, mas não precisam necessariamente serem realizadas por você.

Utilize o Kanban

Você já deve ter ouvido falar sobre a utilização do Kanban na organização do fluxo de trabalho. Essa metodologia busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré-definido e utilizar esse sistema para estruturar seus afazeres pode ajudar na produtividade e na organização das entregas.

Assim, para pessoas com uma quantidade média de reuniões e tarefas para executar, três colunas em um Kanban são suficientes para organizar e guiar seu dia a dia. São elas: Backlog, To Do e Done.

1. Backlog

A coluna de Backlog serve para colocar todas as demandas que entram para serem executadas. Aquela apresentação que a equipe de experiência lhe pediu, acompanhar a versão do produto que você cuida e até responder aquele e-mail que você precisa dedicar mais tempo para analisar antes de clicar em enviar.

É muito útil colocar datas para execução nos itens. Dessa forma é possível priorizar. Funciona para pessoas muito ansiosas, assim você consegue ver que nem tudo tem um prazo curto, como a gente tende a pensar.

2. To Do

A coluna de To Do é para o que você precisa fazer hoje. Aquelas datas que você colocou nas tarefas do Backlog vão te ajudar aqui. Quando tem muitas tarefas para entregar no dia, vale a pena priorizar entre elas. A mais importante será feita primeiro e assim por diante.

É importante colocar no To Do só o que você realmente vai conseguir fazer no dia. Nada de colocar 20 tarefas se você consegue entregar apenas 5. Para saber o que você consegue fazer no dia é bom dar uma olhada nos buracos da agenda, aqueles momentos que você não tem reunião.

Isso porque se você precisa participar da reunião, vai dedicar aquele tempo para ouvir e falar e não para executar alguma outra tarefa. Depois de ver quantos buracos você tem na agenda é fácil estimar quantas tarefas você consegue finalizar.

Durante o dia, quando não foi possível finalizar alguma tarefa pois foi necessário esperar um desenvolvimento a mais ou simplesmente não deu tempo, não precisa sofrer, apenas estime outra data.

3. Done

A coluna mais satisfatória do Kanban com certeza é a Done. Nela vamos colocar as tarefas que concluímos. Nada mais prazeroso do que ter uma lista de tarefas do dia concluídas.

Tirar esse tempo para se organizar vai poupar tempo e o trabalho vai ser mais fluido, focando no que você realmente precisa fazer no dia. É claro que sempre vão aparecer demandas urgentes de última hora, nesse caso, basta priorizar e organizar as datas.

Essas são apenas algumas das estratégias que podem contribuir para uma melhor gestão do seu ambiente de trabalho, trazendo diversos benefícios. Tire um tempo para se organizar e pense nessas táticas com o objetivo de descomprimir e aumentar sua produtividade.

Lembrando sempre que é importante respirar fundo e manter a calma diante de todas as suas tarefas. Use esses recursos a favor de diminuir a ansiedade no espaço de trabalho, contribuindo também para sua saúde mental.

Obrigado por ter lido até aqui!

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