Gestão do Tempo: três métodos para se organizar no trabalho

Gostaria de compartilhar com vocês um tema que para mim possui muita relevância na organização do meu dia. Trabalho na área de Recrutamento e Seleção há alguns anos e desde o início da minha trajetória profissional percebi a importância na organização e gestão do meu tempo, buscando melhorar minha produtividade e trazer mais visibilidade em relação aos meus processos e entregas.

A Literatura através de White, Riley, & Flom (2013) traz que na vida o comportamento de administrar efetivamente o tempo implica em diferentes componentes como: a consciência do tempo, a identificação de fatores, o planejamento das demandas, rotinas e expectativas, além da criação de hábitos, conciliando também com horários para descanso. Sendo que estes fatores são de extrema importância para conseguirmos, dentro do nosso dia, gerir o tempo não só no trabalho, mas também em nossa vida.

Vamos focar em alguns fatores que para mim foram cruciais na organização do meu tempo dentro do ambiente de trabalho, destacando alguns métodos como: o Método de Pomodoro, o Time Blocking, o Timebox e também podemos recorrer há algumas rotinas e ferramentas mais simples como o uso de agenda, cadernos de anotações, post-its e etc. Acredito que, independente de qual técnica você escolha utilizar, o mais importante é ter uma organização que funcione na sua rotina e que lhe proporcione, além do planejamento das suas tarefas, uma otimização e redução no prazo.

1. Método de Pomodoro

Falando um pouco de cada técnica, o Método de Pomodoro foi criado por Francesco Cirillo no final dos anos 80, sendo que este método consiste em montar uma agenda para a realização das tarefas no prazo de 25 minutos, e a cada término destes 25 minutos, temos uma pausa de 5 minutos para descansar. Ao final de três Pomodoros — o que equivale a 75 minutos — é recomendado dar uma pausa maior, de até 30 minutos, para conseguir relaxar e entender as novas prioridades.

2. Time Blocking

Temos também o Time Blocking, estratégia na qual você separa a semana em pequenos blocos transitórios manejáveis onde é especificado as tarefas que serão realizadas como verificar e-mails, trabalhar nos projetos, fazer uma pausa ou até mesmo se exercitar, estes blocos podem ser divididos em partes do dia, horas ou até mesmo em períodos para a resolução de um simples problema. Neste método podemos nos organizar através de agendas, post-its e etc.

3. Timebox

Por final, temos também o Timebox, uma estratégia baseada em metas que buscam aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação, sendo que este método consiste na definição de períodos onde você vai se dedicar aquela atividade ininterruptamente, com o foco na resolução dos problemas e metas pré-estabelecidas.

Como colocar tudo isso em prática?

Diante de vários métodos para nos ajudar na gestão do nosso tempo, qual estratégia escolher?! Acredito que seja a que mais faça sentido com a sua realidade e com o seu jeito de trabalhar.

Eu particularmente gosto de mesclar entre o Método do Timebox e o Time Blocking, mas já tive a oportunidade de utilizar o Método Pomodoro, porém para as minhas demandas entendi que não era muito eficaz e está tudo bem não nos adaptarmos a um método específico, temos apenas que entender qual mais se adequa dentro da nossa realidade.

Obrigada pela leitura! Esperamos que o conteúdo seja útil.

Gostou do artigo? Veja também “Como organizar sua semana de trabalho”, e outros conteúdos do ioasys voices.

Conheça a ioasys

Quer saber mais sobre a ioasys? Confira nossas redes sociais e nosso site!

Instagram | Facebook | Linkedin | TikTok | Site

Referências

White, S. M., Riley, A., & Flom, P. (2013). Assessment of Time Management Skills (ATMS): A practice-based outcome questionnaire. Occupational Therapy in Mental Health, 29(3), 215–231.