Modelos organizacionais: como habilitar resultados

Aplicando modelos e como relacioná-los com os resultados dos negócios

Por Paulo Andre Sampaio, agente de transformação no Itaú.

Nesta série de três artigos, já abordei anteriormente os papéis dos times dentro da empresa, bem como a importância das cerimônias realizadas pelas equipes. (Confira o artigo Modelos organizacionais flexíveis e evolutivos).

Na sequência, pude explorar os lastros filosóficos e ancestrais que relacionam nossos comportamentos e atitudes com diferentes papéis e ocasiões na sociedade. (Veja o artigo Modelos organizacionais: papéis e cerimônias pela ótica da complexidade e filosofia).

Agora que já conhecemos o que são modelos, papéis e cerimônias, e como podem ser úteis para representarmos e evoluirmos a realidade que nos cerca e suas relações com o passado, apresentarei sugestões para aplicações práticas em diversos cenários e contextos.

Apesar de aceitar que todos os modelos são, essencialmente, imperfeitos, é plausível utilizá-los como representações subjetivas da realidade atual, e traçar formas de organizar pessoas e recursos, a fim de otimizar o fluxo de informação e gerar uma rede virtuosa para o atingimento de objetivos.

Construir um modelo eficiente no contexto do trabalho moderno envolve algumas etapas importantes:

1. Entender as necessidades e especificidades do cliente e do negócio

É importante entender o que o cliente precisa e os objetivos do negócio, atrelados a como as equipes devem ser organizadas para atender a essas necessidades. Isso pode envolver a definição de papéis e responsabilidades específicas para as equipes, bem como a identificação das cerimônias necessárias para manter a equipe alinhada e progredindo. No entanto, é razoável dizer que mapear tudo será improvável, pois as reais necessidades podem não estar aparentes no momento.

2. Definir papéis e responsabilidades

Com base nas necessidades acima, é importante definir claramente os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe. Isso pode envolver a definição de papéis específicos, como gerente de produto, desenvolvedor, designer, etc., e a atribuição de responsabilidades específicas para cada papel.

3. Identificar as cerimônias necessárias

Uma vez que os papéis e responsabilidades foram definidos, é importante identificar as cerimônias necessárias para manter a equipe comprometida e as informações fluindo. Isso pode envolver a realização de reuniões diárias (stand-ups), revisões de sprint, retrospectivas e outras reuniões de equipe relevantes.

4. Implementar e evoluir

Após definir os papéis e cerimônias necessárias, é importante implementá-los e evoluí-los com base no feedback da equipe e do sistema como um todo. Isso pode envolver ajustes nos papéis e responsabilidades, bem como nas cerimônias realizadas pela equipe. Lembre-se que nenhum modelo é perfeito e ideal, e sua evolução depende de aprendizados rápidos e constantes.

Além disso, um modelo que funciona em uma parte da organização pode não funcionar em outras partes, e está tudo bem. É recomendável o investimento na identificação de padrões comuns a territórios diferentes para que estes sejam replicados de forma coerente. Embora, devemos aceitar e abraçar as variações de contextos nessa construção e responder rápido às mudanças.

Algumas práticas que podem ajudar a construir artefatos de um modelo eficiente

· Comunicar claramente as expectativas em relação aos papéis e responsabilidades. Lembrando que, o que é claro para um pode não ser para outro e a importância de uma evolução contínua na comunicação;

· Garantir que a equipe esteja alinhada e tenha uma compreensão clara dos objetivos e estratégia do negócio, bem como seu propósito;

· Realizar as cerimônias de forma regular e consistente, desde que estas agreguem valor;

· Encorajar a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe;

· Estar aberto a feedback e ajustes para um aperfeiçoamento contínuo;

E os resultados?

Para relacionar modelos de trabalho, seus artefatos, papéis e cerimônias com resultados de negócio, é preciso entender como esses elementos se relacionam com as atividades da empresa e como eles contribuem para alcançar os objetivos de negócio.

Os modelos de trabalho fornecem artefatos contendo um conjunto de práticas, papéis e cerimônias que ajudam a equipe a manter um fluxo de trabalho eficiente e eficaz.

Os artefatos, como o backlog de produto, o quadro Kanban e outros, são ferramentas que ajudam a equipe a gerenciar o trabalho em andamento, visualizar o progresso e identificar problemas. Esses artefatos podem e devem ser personalizados para atender às necessidades da equipe e do negócio.

Os papéis são responsáveis por diferentes aspectos e trabalham juntos para alcançar os objetivos de negócio. Cada papel tem responsabilidades específicas e deve colaborar com os outros para garantir que as entregas sejam feitas e os resultados sejam atingidos.

As cerimônias, como a reunião diária, a revisão do sprint e a retrospectiva, são oportunidades para a equipe se reunir e discutir o trabalho em andamento, identificar problemas e fazer melhorias. Essas cerimônias ajudam a manter a equipe alinhada e a garantir avanços de acordo com o planejado.

Ao integrar esses elementos em um modelo de trabalho, a equipe pode trabalhar de maneira mais eficiente e eficaz, o que pode levar a melhores resultados de negócio. Por exemplo, um modelo de trabalho bem projetado pode ajudar a equipe a reduzir o tempo de desenvolvimento do produto, aumentar a qualidade do produto e melhorar a satisfação do cliente.

Para medir a tangibilidade dos resultados de negócio relacionados aos modelos de trabalho e seus artefatos, papéis e cerimônias, é importante estabelecer indicadores de desempenho relevantes para o negócio e a empresa.

Estes indicadores podem ser quantitativos ou qualitativos e devem refletir as metas e objetivos do negócio e da empresa.

Alguns exemplos que podem ser usados para medir a eficácia dos modelos de trabalho e seus artefatos, papéis e cerimônias:

· Tempo de desenvolvimento: mede o tempo necessário para entregar um produto ou recurso específico e pode ser usado para avaliar a eficácia da metodologia de trabalho em termos de tempo e eficiência.

· Qualidade do produto: mede a qualidade do produto entregue pela equipe e a eficácia do trabalho em termos de qualidade e adequação às necessidades do cliente.

· Satisfação do cliente: mede a satisfação do cliente com o produto ou serviço entregue pela equipe e a eficácia do trabalho em termos de atendimento às expectativas do cliente.

· Retorno sobre o investimento (ROI): mede o retorno financeiro obtido com a entrega ou produto desenvolvido pela equipe e a eficácia do trabalho em termos de retorno financeiro para a empresa.

· Taxa de defeitos: mede a quantidade de defeitos ou erros encontrados no produto entregue pela equipe e a eficácia do trabalho em termos de redução de erros e defeitos.

Esses indicadores podem ser medidos usando ferramentas, pesquisas de satisfação do cliente, análise financeira, entre outras técnicas. É importante defini-los de forma clara e objetiva e monitorá-los regularmente para avaliar a eficácia dos modelos em relação aos resultados de negócio.

O que não é medido não pode ser melhorado

Para avaliar a eficiência e performance do modelo de trabalho em si, é necessário estabelecer critérios específicos e mensuráveis que possam ser monitorados e aprimorados ao longo do tempo.

Alguns exemplos de critérios que podem ser usados para avaliar a eficiência e performance do modelo incluem:

· Tempo de ciclo: mede o tempo necessário para que um item de trabalho, como uma tarefa ou uma história de usuário, seja concluído e ajuda a avaliar a eficiência do processo de trabalho e identificar gargalos ou áreas de melhoria.

· Taxa de conclusão de itens de trabalho: mede a porcentagem de itens de trabalho concluídos em um determinado período e avalia a eficiência do processo de trabalho e a identificar a capacidade da equipe de entregar o trabalho dentro do prazo.

· Retrabalho: mede a quantidade de trabalho que precisa ser refeito devido a erros ou problemas identificados durante o processo de trabalho. Avalia a qualidade do trabalho produzido e pode identificar oportunidades de melhoria em processos ou na comunicação.

· Satisfação da equipe: mede o nível de satisfação da equipe com o processo de trabalho e o modelo utilizado. Ajuda a identificar problemas de engajamento da equipe e áreas de melhoria no modelo de trabalho.

· Nível de colaboração: mede o nível de colaboração entre os membros da equipe e entre equipes e outras partes interessadas.

Esses critérios podem ser avaliados por meio de pesquisas de satisfação da equipe, revisões de retrospectiva, análise de dados quantitativos e outras técnicas de avaliação. É importante avaliar regularmente a eficiência e performance do modelo de trabalho para identificar oportunidades de melhoria e garantir que a equipe esteja trabalhando de forma eficaz e eficiente, e que os resultados de negócio estão sendo atingidos e as necessidades dos clientes sendo atendidas.

Conclusão

O modelo e seus artefatos, como papéis e cerimônias, podem gerar comportamentos inesperados e deve ser adaptado às necessidades específicas do contexto e da equipe. Neste ponto, a flexibilidade é importante para garantir eficiência e atender a estas necessidades em constante mudança. Portanto, é importante estar disposto a ajustar e evoluir o modelo de acordo com os feedbacks e constantes mudanças. O que funciona muito bem hoje pode ser um gargalo ou um bloqueador no futuro.

Além disso, é importante lembrar que um modelo eficiente não é uma solução única para todos os contextos e equipes. Cada contexto é único, e o modelo deve ser adaptado para atender às necessidades específicas de cada um.

Por fim, vale ressaltar que o sucesso do modelo depende da colaboração e comunicação efetiva dentro da equipe. É preciso garantir que todos os membros da equipe entendam seus papéis e responsabilidades, e que haja uma comunicação clara e aberta entre todos. Com uma equipe bem-organizada e uma comunicação eficaz, o modelo pode ser uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência e a produtividade no trabalho e contribuir com os resultados de negócio e com a satisfação do cliente.