線上會議效率不佳？7 大線上會議技巧，解決遠距協作煩惱
給會議主持人和參與人的 7 個遠端工作會議建議
文 / JANDI 內容編輯 羅然莉
根據英國媒體 CT BusinessTravel 整理的研究報告：每個月參加的會議，有 1/2 被認為是浪費時間的。
這個消息也不讓人意外，畢竟光是要讓會議準時開始，對許多公司而言根本比登天還難。（更別提要讓會議準時結束！）
除了不準時，有人霸佔話語權、不時離題、或邊開會邊做其他工作，也時常發生。更慘的是，或許其實一封 email 就能解決問題，根本不需要開會。
特別是在進行遠端、線上會議時，有些事項可能會直覺地認為需要開會討論。而少了面對面的監督，在遠端會議中，分心的情況也更加的嚴重！
然而，即便有這麼多的負面評價，會議還是有其重要性。在需要集思廣益時，他可以讓大家快速的說出想法、進行腦力激盪；在布達時，他可以透過彼此的神情，來確保成員確實理解事項的安排；在進行教學時，他可以節省以文字表達時，耗費的大量時間成本。
既然無可避免，那就讓我們一起來看看，有哪 7 個技巧可以協助你建立一個更有效率的會議！特別是近期因為疫情而產生的遠距工作模式，如何能掌握好線上會議的品質，達成開會的目的？
一、 確認目的：你真的需要一個會議嗎？
了解每次開會的核心目的，永遠是最重要的
當我們在進行遠距協作時，會因為少了辦公室的直接對話，而下意識地認為「或許我們該開個會」。但你真的需要一個「會議」來討論嗎？
是不是有其他選擇，比直接會議更有效率呢？開會的目的是什麼？是哪一類型的會議？平時的開會狀況，是不是常常篇題，這樣是否以文字方式取代會更好？都可以列入考量。
二、確認心態：準時開始、準時結束
不準時，是會議無效率的元兇之一
據調查指，美國平均每天最少要開3700萬個會，其中有45%的會議都是沒有準時開始的。心理學教授史蒂文·羅傑爾伯格﹙Steven Rogelberg﹚指出，如果會議延遲了10分鐘以上，參與會議者很可能會出現「負面社交情緒」的行為，因而感到煩躁、集中力降低並開始周圍人閒聊，進而影響會議效率、品質。（截取自媒體香港01)在辦公室開會時，你可以走過去拍拍對方的肩膀說，開會摟！但當場景換為遠距工作時，對方可能會因為過於專注工作，而遺忘時間。同樣的，更不會有下一位的使用者，走入會議室提醒會議時間已經結束。
這便是造成會議冗長的主要原因：會議前的等待、以及沒有限定時間的無限延長…
因此，在遠距會議開始前，應先達成以下共識：
- 身為參與者：請記得如果你會晚進到會議，先轉達給其他成員知道，以方便進行調整。特別是當你晚進入線上會議時，會在視訊軟體中發出一些不小的雜音，而影響會議品質（實在非常尷尬）。
晚到，你應該這麼說：不要只留下一句「我會晚到」，讓人不知所措。請給出明確晚到的原因、以及具體的時間，方便對方做進一步的會議安排。2. 身為主辦者：如果你會晚到，請事先將主持棒暫時交由你信任的同事，並告知其他成員；或是提早進行調整、並通知大家會議的更改的時間。
3. 身為超級專注者（工作起來就忘了時間的人）：請自行設定鬧鐘、或是行事曆、通訊軟體提醒。
實際經驗分享：以 JANDI 團隊而言，為了避免大家遺忘會議的安排（有些會議可能是一個月前就安排完成），我們的做法是直接將公司的會議行事曆串入平時的溝通軟體中。會議前便會自動跳出通知，提醒大家要開始摟！
三、會議前準備：確認溝通管道及工具
統一發問的工具，掌握會議細節
如果你同時在使用團隊協作軟體，像是 Slack、Teams、JANDI，可能會在線上會議遇到溝通管道分散的問題。有些人的詢問是打在協作軟體的群組中，有些人則打在視訊會議的溝通欄中，這樣會導致參與者需要不斷進行工具的跳轉，來掌握會議內容。
為了避免發生這樣的狀況，建議大家在開會前先統一本次會議詢問問題的管道。而在會議中，主持人也可以在每個小節停下來，檢視這些問題。
【 資訊分享：JANDI 抗疫協助辦法 】
JANDI 近期啟動「免費抗疫企業方案」(2020/4/30截止)，開放所有企業或團隊免費申請最高階企業版本，讓每個想嘗試遠距辦公卻又找不到合適遠距工具的企業，可以搶先備戰、超前部屬，建立專屬於企業團隊的通訊渠道，依照任務分流、管理群組，打造超效率的團隊溝通，點擊看申請辦法四、會議前準備：指定會議紀錄負責人
記錄會議，讓討論的結果有跡可循
會議記錄，除了讓無法參與會議的成員，可以重新回溯重點；同時是後續工作執行、考核等重要參考資料。
延伸閱讀：你應該做會議記錄的原因的 5 大原因所有的會議，都應安排會議紀錄的負責人。不一定需要逐字記錄，而是依照會議的特性進行紀錄，將討論後需要改善的地方、或是後續的執行步驟列出，讓參與成員未來有跡可循。
例如，一般例行性的會議，可能需要記錄各部門報告的重點、以及後續的待辦事項； 腦力激盪會議( brain-storming )，注重的是彼此的啟發、激盪，需要記錄激盪後認為可行的想法。
而線上會議的好處是，你可以直接錄下所有的開會細節，讓沒有參與的成員，直接進行觀看、了解真實會議情況。這時負責會議紀錄的成員，也可以記錄小節的播放時間，讓事後參與的成員，可以更快速的選擇與自己相關的會議片段，進行觀看。
延伸閱讀：會議記錄技巧、工具文章推薦（電腦玩物）
關於會議基本紀錄要點，以及工具推薦、會議記錄表單參考五、會議中：善用靜音的功能
降低會議中雜音，保持會議品質
因為每個人進行遠距工作的地點不同，我們很難避免外在的雜音，像是家中小孩的打鬧聲、咖啡廳的英文家教對話。這時，看似不起眼的靜音功能，就能在視訊會議中發揮很大的作用。當然你可以再搭配一些降噪的工具，像是 Krisp，來阻絕你的背景聲音。
事先提醒靜音功能：在會議進行前，建議主持人在開會邀請中，就先告知大家進入會議前請確認麥克風狀態，並在進入會議時，先開啟靜音。需要發言時，再將麥克風開啟。六、開會技巧：主持會議的溝通技巧
無法面對面溝通 — 你需要更有技巧的主持會議
在實體會議中，我們更容易去掌握會議的節奏、以及適時停下離題或是話太多的成員。然而，在線上會議中，會因遠距、軟體的限制，而難以控制場面。作為線上會議的主持人，你可以透過下列 4 個技巧，來提高會議的溝通品質：
- 留白：不要太快進到下一個主題！每個問題，都應該多停 1至 2 分鐘的時間，除了讓大家可以有時間思考，也降低線上會議軟體延遲傳遞的狀況。
- 開啟視訊的畫面：許多人在進行視訊會議時，傾向關閉鏡頭，但是單憑語音，很難透過面部表情，知道對方是否理解。因此，在會議時，不要害羞露出你最真實的樣子，讓會議可以更有效的進行！
- 進一步的詢問：就像文字，常常會面臨「說者無心，聽者有意」的狀況。只是透過表情，很難了解他人真實的想法。這時就 cue 吧！讓對方表達內心真實的想法、反饋。
- 準備好離場詞：不是每次都能靠一場會議就達成共識、或是找到解決方法。不要讓大家就這樣看著彼此乾瞪眼，善用一些離場詞：「這部分留到下次討論，請大家會後找資料、思考，我們再定時間進行決議」，讓會議可以進到下個段落、或是結束。
七、會議後：搜集意見回饋
透過真實反饋，了解會議滿意度，進行優化
剛開始進行遠端視訊會議，一定會有不適應，也會有不如意的結果。沒有人會希望在主持完一場會議後，被參與者視為浪費時間。因此，進行事後的調查、以及優化，可以協助你提升會議參與的滿意度。
這邊提供給你 4 個問題，釐清成員對於線上會議的想法：
- 線上會議工具效能：在進入線上會議時，容易嗎？還是有遇到什麼問題？你認為需要更換其他線上會議軟體嗎？
- 線上會議的必要性：如果下次有類似的開會議題，你會傾向使用線上會議的方式，還是透過協作軟體（Slack、Teams、JANDI)，進行文字討論？
- 線上會議的規則：你覺得靜音對會議品質有幫助嗎？開啟視訊（能看到彼此的表情），對你來說是有幫助的、還是會感到困擾呢？
- 線上會議的主持表現：使用線上會議是否會讓你不清楚何時是適當的發言時機？會議主持人的在時間的掌握度、統整度，表現如何？
疫情讓我們開始思索遠距工作的可能，或許有些公司早已習慣遠個工做的模式，有些還正在摸索、嘗試。
而遠端線上會議會遇到的問題百百種，可能是 wifi 訊號突然中斷、鄰居正在施工、或是貓咪直接趴在你的鍵盤上。即便是時常進行線上會議的團隊，也無法完全避免突發狀況。
如果你是剛開始嘗試遠距會議的團隊，歡迎試試上述 7 種方式，提升會議品質、不斷優化，找到最適合自己團隊的模式；如果你是經驗豐富的團隊，歡迎在底下留言，和我們分享更多的線上會議技巧，一起提升工作生產力！
（本篇文章編譯自 7 strategies for running effective remote meetings）
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