如何養成員工的習慣？將專案的結果切分出小的行動目標

把不切實際的任務分割成合理的小行動，只要每天都完成清楚的小項目，我們就能越來越接近最後的大目標了

專案執行系列文章：如何養成員工的習慣？

前言

幾週前，我們發表了一篇「專案時間管理三個關鍵任務」，提到我們該「如何管理專案時間」，來提升團隊工作效率：

加班到天荒地老？專案時間管理的三個關鍵任務

今天我們想針對，「細分專案任務，讓任務清晰具體可行動」，做更深入的探討？除了可以參考「SMART 原則」（Specific、 Measurable、 Attainable、 Relevant、 Timely）之外，還能怎麼做？

最後，在和各位分享一些「習慣養成」的小撇步。

把不切實際的任務分割成合理的小行動，只要每天都完成清楚的小項目，我們就能越來越接近最後的大目標了

建立有效的回報機制，養成員工自動回報的好習慣

上一篇文章中，我們提到專案管理的兩個大重點：

1. 建立「待辦清單」
   將關鍵工作事項挑選出來，並給自己一段較長的時間進行具體而可初見效果的工作。
2. 定期追蹤、檢討
   改善執行時遇到的狀況，並解決問題，小步快跑，快速迭代。

配合專案管理重點，有效的回報機制需要具備兩個要素：

1. 釐清專案執行流程，建立待辦清單。
2. 制定定期回報規則，養成回報習慣。

1. 釐清專案執行流程，建立待辦清單

將任務發給專案成員之前，應該先思考，如果自己是執行任務的人，應該會如何進行、有哪些流程、會出現什麼狀況？

我們可以以「專案時間軸」為脈絡，建立出「細分後的」待辦清單給專案成員。

以臉書（粉專）的貼文為例，發一篇貼文可能需要以下步驟：

1. 文章點子發想
2. 文章草稿撰寫（格式類型） 
3. 文章審核 
4. 文章定案 
5. 與設計師溝通呈現
6. 設計師作業
7. 臉書發文
8. 留言互動（社群經營） 
9. 審核成效

比起下達「你這週四要發文」這指令給專案成員，給予「發文的待辦清單」會讓成員更有頭緒。

「將大的結果，切成小而具體的行動事項」

除了能讓每一個到達目標過程中的每一個手續清晰可見，讓專案成員不會在執行的路上遺失了方向，更能讓專案負責人處理回報的資訊時，更能安心。

何謂靠譜？
凡是有交代、做事有著落、時時有回報

使用專案管理工具Trello，方便任務指派、追蹤。

注意事項

制定專案執行流程待辦清單，盡量越具體越好，甚至將每一個行動項目都寫上備註說明。例如：

• 點子發想可以參考哪些網站、文章？思考的方向是？
• 草稿撰寫時，如何延續先前的討論？內容的格式是提問？經驗分享？
• 文章定案時，要確認什麼資訊？
• 臉書發文時的較佳的排程時間是？
• ⋯⋯等等等等

這些備註說明，可以讓專案成員更清楚明白，每一行動步驟背後，需要注意的項目是什麼？

沒錯，這就像是個 SOP，至少能讓這個專案達到多少的基本分、先求標準配備，再求好與獨特。用 20% 的時間先完成 80% 的行動，再來才是求精求益。

2. 制定定期回報規則，養成回報習慣

建立固定期限的回報規則非常重要，這可以幫助專案成員定期監督自己的工作進度，而非等待主管的一問二催三潑婦。

那我們該如何制定好的回報機制呢？

好的回報包含兩個要素：「簡單」（低門檻）、「提醒」（習慣養成）

1. 簡單：降低行動門檻，加速成就感

與其讓大家自主去發想「要做些什麼」、「有什麼還要完成」，不如由我們先制定一套 SOP，讓大家有跡可循，也能放心是否有所遺漏，減少焦慮。

越簡單清楚，學習與溝通門檻就越低。

另外，當每一個行動項目越簡單，就能讓成就感更快速獲得，讓專案成員在微小成就的甜頭刺激下，不至於因為專案時程拖的太長，喪失了鬥志與動力。

古人說：「失敗為成功之母」，但那是挫折後安慰自己的話。

做事當下，應設法讓「成功為成功之母」，沒有人會希望趕快遭遇失敗，然後獲得經驗，下次再成功的。

// 曹操的望梅止渴故事，我們都誤會了。

關鍵不在於曹操有很好的眼力，看到了遠處的梅子林，而是他很會觀察人，知道所有士兵都有「嘗過梅子的滋味」（成功的微小甜頭），運用了這一點，讓喪失鬥志的士兵們，受到微小的成就刺激驅使，繼續向前。

▍延伸閱讀：專案執行與 Trello 介紹

專案執行與時程管理，用 Google Calendar 與 Trello 來追蹤任務

2. 提醒：養成習慣

既然是固定時間回報工作，習慣養成之前，就必須有提醒的功能。

定時提醒專案成員填寫回報表單覆盤是一個不斷學習、總結、反思、提煉和持續提高的過程（類似每日匯報），除了追蹤進度之外，也是個保持溝通的管道，讓問題能被梳理，讓意外及時修正，最重要的是「培養員工定時回報的習慣」。

這稱作「覆盤」，是一個不斷學習、總結、反思、提煉和持續提高的過程。

Trello 設有定時功能，時間近時，就會看到通知警示，就能提醒員工填寫回報表單。

另外，行動透明化

可以將回報內容公開，除了可以讓員工了解彼此的狀況，也可以間接促成員工良性競爭的比較機制，督促員工互相激勵（前提是彼此都很尊重彼此專業），更能讓每個人的行動透明化。

也可以用 Trello 的指派人員功能，會在卡片右下角出現頭像圖示。

▍另外，先前也有提到：Airtable 的每日例行會議執行方式：

如何改善冗長的每日例行會議？改良版的站立會議，讓開會有效又快速！

總結：大任務切分小行動，簡單與提醒

關於專案該如何切分成細小項目，還是要仰賴各專案負責人專案解構的經驗和能力，此方法是建立在「專案負責人對於專案執行的流程是清楚的」。

行動之前，先設立重要指標，讓專案過程透明、簡單、讓管理者與被管理者能直接溝通，減少溝通成本；再透過「簡單且定時」的提醒，逐漸養成習慣、培養專案成員們的默契。

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侯智薰，生產力工具人，雲端工作術顧問，研究更好的生產力方法。

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