加班到天荒地老？專案時間管理的三個關鍵任務
時間是專案管理中最重要的資源！聚焦在關鍵事務上、細分專案任務、把私事加入排程，讓你今天開始少加點班
每天加班到晚上，你是否也是這樣呢？
昏黃的桌燈旁，除了偶爾聽到的嘆氣聲，還有更多的鍵盤敲擊聲。
「唉！這次專案又 delay 了，每次總不在預估時間上完成。」
「閔閔，不好意思，我的行事曆都滿了，又有好多突發狀況，這個專案…可以再等我一下嗎？」
每次專案結束後，總希望有個檢討機會，無奈時間不等人，馬上又去支援下一個專案，眼看一年又要過去了……你知道，這座城市裡，還有些人跟你一樣在辦公室加班。
時間，是企業和人生中最寶貴的資源
《專案管理聖經》的作者詹姆斯．路易斯，經常被奉為國際專案管理大師，他曾經形容專案包含「時間限制」、「預算控制」、「工作範疇與成果」。而時間更是在數位時代中最稀缺的資源，使得「快速迭代」、「精實創業」、「扁平組織」、「OKR」、「天下武功唯快不破」等等被廣泛討論。
如果時間這麼重要，怎能忽略專案排程呢？
「能在預定期限內，以預定品質完成專案的人，就是能夠勝任『專案經理』職務的人，有極高的價值。」 — 大前研一
怎麼管理專案時間？三個關鍵任務決定你的工作和人生
不僅是專案管理和工作，更是你的人生
針對數位時代且富速度感的今日，我有三個關鍵任務和你分享：
1. 找出瓶頸，並聚焦在最關鍵的事務上
2. 細分專案任務，讓數據說話帶動靈活組織
3. 同時考慮人生和工作的時間排程
1. 找出瓶頸，並聚焦在最關鍵的事務上
執行一個專案項目首先要問什麼呢？
答案不是預算、人力等等，而是永遠要問：
「為什麼要做這件事？」
如果手邊的資源無限，那麼你或許可以漫無目的投入資源；但現實並非如此啊，當你開始詢問自己投入目的？預期產出效益？不僅讓公司更聚焦 （減少許多非必要工作），更能讓公司成員更清楚共同目標在哪。
知名投資人：專注致力優先要務
Google 和 Amazon 的早期投資人 John Doerr，甚至在他著作《 Measure What Matters》（ 中文譯作：OKR 目標與關鍵成果法）中，開篇就毫不考慮將「專注致力優先要務」放在最前面。
成功的組織、團隊和個人永遠專注於真正帶來改變的一、兩個提案，完全不去擔心其他不時出現的次要可能。
而這正是高績效組織管理者的挑戰！當你必須直搗重點，又不能一直增加新目標時，真正的領導者需要做出困難的決定，並且揚棄過長的檢討週期，改用彈性的時間表來適應各種變化。
找不到應該專注的關鍵事務？
前面所述是建立在已知首要任務，或是逼迫自己去找出來的基礎上，但萬一真的毫無頭緒該如何是好？除了從目標著手外，可以試著找出專案中瓶頸。
在專案裡面，要釐清每個專案活動之間的關係和工作順序，是不是有些事情非先做不可？這些事情被稱為關鍵事件 （搭配關鍵目標時間），在整體專案中屬於不可或缺的一部分，甚至在工作排程中牽一髮而動全身。而最常見的例子包含需求確認或是如期交貨等等。
2. 細分專案任務，讓數據說話帶動靈活組織
快速迭代、精實創業等等新興的詞彙，主要是對於風險與不確定性高的數位時代和新創公司，比起做全套的策略規劃，不如邊做邊修正找到最佳路徑。但是，新潮詞彙不是說說而已，怎麼做才是關鍵！
待辦清單怎麼列？不是管理時間，而是管理注意力
懂得將「關鍵工作事項」挑選出來，並給自己「一段較長的時間」進行「具體而可初見效果」的工作，成為現今數位工作中的必修課程。
而待辦清單正是這個問題的答案，這也是待辦清單的目的。
在開始建立第一則待辦事項時，請千萬不要列出例如：完成年度計畫、執行社群經營，這種包含許多步驟、範圍很大的專案。待辦清單要列出的是短時間（最好是今天）就能完成的事項，可以參考 SMART 原則 ( Specific、 Measurable、 Attainable、 Relevant、 Timely)。
數據追蹤、定期檢討、快速改善
把專案細分了，跟時間有什麼關係呢？
答案是：細分專案任務之後，可以更加彈性排程時間，並讓數據說話帶動靈活組織。用最近專案管理很常聽到的「Scrum」和「OKR」，來討論兩者對於時間的相似觀點：
揮別瀑布式管理的從頭到尾完整規劃，迎接「小而具體」的工作項目執行，以「數據」追蹤、「短週期」檢討做到「快速」改善。
Scrum 將專案任務分成許多小工作項目，透過小團隊、短週期循環方式逐一完成工作。優勢在於快速回應外部變化，因為把專案切分小任務之後，時間安排更加充裕也可以隨時調整，打破你對於完美甘特圖的迷思。
更棒的是，開始強迫細分專案任務、給予時間壓力後，你會發現很多根本不需要去做的工作。
OKR 特色是數據導向，具體量化每個人的進度。透過定期評核找到需要注意的地方，避免朝向錯誤方向進行而自己都不知道。有了績效考核之後，便能促使組織持續進步、加速文化變革。
《 Measure What Matters》作者 John Doerr 的一句話，或許最能表達精神：
「OKR 不同於傳統、冷冰冰、『設定之後就忘掉』的商業目標，它們是活生生、會呼吸的有機體。它們的生命週期有三個階段：確立、期中追蹤、結束：洗掉之後重新來過。」 — John Doerr
3. 人生的時間管理，比工作的時間管理更重要
大多數人聽到時間管理，第一反應都是：你是在說工作上的時間管理吧！
但其實你的人生時間管理更重要，在時間排程上應該同時考慮工作和個人私事。忽略人生的時間管理，經常會發現工作狀態會被私事打擾，或者錯過人生中「重要但不緊急」的事情，比方說運動、好好吃飯、陪孩子長大。
另一方面，在職場中不斷充實進步必須倚賴學習。很多人常常會想說，平常工作已經很累了，怎麼還有時間多做學習？
建議你可以將「學習」、「人生中重要但不緊急」的事情，放置在與工作時間管理相當的地位，會發現工作可以聚焦，人生更是不斷進步且不錯失美好風景。
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